Changelog

Für Gebäudereiniger entfällt der aufwendige Prozess, Arbeitsscheine manuell Auftrag für Auftrag zu erstellen. Über den neuen Menüpunkt „Arbeitsscheine erstellen" in der Disposition gelangen Nutzer in eine neue Ansicht, in der sie nach Zeitraum, Leistungsart und Einsatzort filtern können. Auf Basis der gesetzten Filter werden alle relevanten Arbeitsscheine berechnet und in einer Liste angezeigt – die gewünschten Einträge lassen sich einfach auswählen und gesammelt in einem Schritt anlegen. Die erstellten Arbeitsscheine erhalten den Status „Offen" und eine eigene Arbeitsscheinnummer. Die bekannte Logik zur Erstellung als Einzeltermine oder zusammengefasste Arbeitsscheine bleibt dabei vollständig erhalten.

Bisher war es nur möglich, laufende Timer direkt in der Mobile App zu beenden – wer im ERP arbeitete, musste dafür zunächst in die App wechseln. Das ändert sich jetzt: Auf der Seite „Soll / Ist – Vergleich" steht ein „Stopp"-Button zur Verfügung, der automatisch eingeblendet wird, sobald ein Timer aktiv ist. Ein Klick beendet den laufenden Timer – unabhängig davon, ob er ursprünglich in der App oder im ERP gestartet wurde. Die Synchronisation zwischen App und System bleibt dabei vollständig erhalten. Der Button ist rollenbeschränkt und wird nur für Nutzer angezeigt, die berechtigt sind, die jeweilige Zeiterfassung zu bearbeiten.

Laufende Zeiterfassungen sind in der Mobile App ab sofort auch außerhalb der App sichtbar: Im Sperrbildschirm sowie in der Benachrichtigungsleiste wird eine Echtzeit-Uhr angezeigt, solange eine Zeiterfassung aktiv ist. So ist jederzeit auf einen Blick erkennbar, dass ein Timer läuft – ohne die App öffnen zu müssen. Das beseitigt das bisherige Risiko, aktive Timer zu übersehen oder zu vergessen, und macht das lästige Öffnen der App zur Statuskontrolle überflüssig.

In der neuen Planungsoberfläche können wiederkehrende Termine – ob wöchentlich oder monatlich – nun auf bestimmte Monate des Jahres eingeschränkt werden. Damit lassen sich saisonale oder periodische Einsätze, die nicht das ganze Jahr über stattfinden, deutlich gezielter planen. Die Funktion war aus der alten Planung bekannt und steht nun vollständig auch in der neuen Planungsansicht zur Verfügung – ohne die umständliche manuelle Planung, die bisher nötig war, um wiederkehrende Termine zeitlich zu begrenzen.

Der neue Mitarbeiter-Tag-Filter in der Liste „Erfasste Zeiten“ ermöglicht es, Zeiterfassungen gezielt nach Mitarbeiter-Tags zu durchsuchen – analog zum bekannten Tag-Filter in der Dienstplanung. Über den Link „Tag-Filter einblenden“ lässt sich der Filterbereich öffnen, um ein oder mehrere Tags auszuwählen und die angezeigten Einträge entsprechend einzugrenzen. Bereits gesetzte Filter bleiben dabei aktiv, selbst wenn andere Kriterien angepasst werden. Der Filter vereinfacht die Auswertung von Zeiterfassungen für bestimmte Mitarbeitergruppen und spart Zeit, da manuelle Suchen in großen Datenmengen entfallen. Besonders praktisch: Bei Filterung auf einen einzelnen Mitarbeiter wird der Tag-Filter automatisch ausgeblendet, um die Übersichtlichkeit zu wahren.

Ab sofort werden in den Suchvorschlägen der globalen Suche keine inaktiven Kunden, Objekte oder Mitarbeiter mehr angezeigt. Das löst ein häufiges Problem im Arbeitsalltag: Unübersichtliche Vorschlagslisten mit nicht mehr relevanten Einträgen führten zu Verwechslungen und erschwerten die Navigation erheblich. Die Vorschläge zeigen nun nur noch aktuell aktive Datensätze – schnell und zuverlässig. Wer einen inaktiven Eintrag sucht, findet ihn weiterhin über die vollständige Suchergebnisliste, also nach Drücken von Enter oder über den Such-Button. Dort sind inaktive Einträge klar mit einem gelben Badge gekennzeichnet, damit sie jederzeit eindeutig erkennbar bleiben.

Mit der neuen Schlüsselverwaltung in fortytools können Reinigungsunternehmen und Pflegedienste alle Kundenschlüssel zentral, übersichtlich und digital verwalten. Das Feature löst die Herausforderungen unklarer Verantwortlichkeiten bei der Schlüsselübergabe zwischen Mitarbeitern und schafft Transparenz darüber, welcher Schlüssel zu welchem Kunden oder Objekt gehört. Durch die Dokumentation von Schlüsselnummer, Status (z. B. ausgegeben, zurückgegeben oder inaktiv) und aktueller Verantwortlichkeit wird die Nachverfolgung bei Schlüsselverlust oder Mitarbeiterwechsel deutlich vereinfacht. Damit entfällt die zeitaufwendige und fehleranfällige Verwaltung über Excel-Listen, Papier oder individuelle Notizen – alles ist nun sicher und nachvollziehbar in fortytools abgebildet.

Ab sofort können Disponenten in der Planungsoberfläche gezielt ein oder mehrere Mitarbeiter auswählen oder abwählen. Die Ansicht zeigt daraufhin nur noch die Planungen der ausgewählten Personen an. Diese Funktion ermöglicht es, die Planungsansicht flexibel auf einzelne Mitarbeiter oder Teams einzuschränken. So erhalten Disponenten schnell einen Überblick über bestimmte Personen oder kleinere Gruppen, ohne sich durch alle bestehenden Planungen navigieren zu müssen. Das spart Zeit und erhöht die Übersichtlichkeit – besonders bei einer großen Anzahl gleichzeitig eingeplanter Mitarbeiter.

Die KI-Bürokraft für Handwerksbetriebe, die alle Ihre Anrufe automatisch annimmt, echte Konversationen führt, zusammenfasst und weitere Aufgaben übernimmt. Verknüpfen Sie Petra mit fortytools und erhalten bei jedem Anruf eine Aufgabe mit allen Anrufdetails auf der Startseite.

Die Verwaltung von Resturlaub wurde um eine konfigurierbare Verfallsregel ergänzt. Auf Mandantenebene kann festgelegt werden, ob Resturlaub automatisch zum 31.03. des Folgejahres verfällt oder bestehen bleibt. Ist die Verfallsregel aktiviert, erfolgt der Urlaubsverfall automatisiert und transparent im System. Zusätzlich kann die Einstellung auf Mitarbeiterebene individuell aktiviert oder überschrieben werden, sodass zentrale Vorgaben und persönliche Ausnahmen flexibel abgebildet werden können.

Für die Betreuungsdienstleistung steht mit meine medikiste eine neue Integration zur Verfügung, über die Pflegehilfsmittel direkt aus fortytools heraus bestellt werden können. Nach Aktivierung der App erscheint im Kundenstamm ein „Bestellen“-Button, über den relevante Kundendaten automatisch an meine medikiste übermittelt werden. Der Antrag kann anschließend online abgeschlossen werden. Dadurch wird der bisher aufwendige Antragsprozess deutlich vereinfacht, Pflegepersonen und Pflegedienste sparen Zeit und die monatliche Versorgung kann automatisiert abgewickelt werden.

Der bereits eingeführte Warnhinweis auf Kundenebene steht nun zusätzlich auch auf Objektebene zur Verfügung. Hinweise können damit gezielt direkt am jeweiligen Objekt hinterlegt und angezeigt werden, um frühzeitig auf besondere Anforderungen oder wichtige Informationen aufmerksam zu machen. Die Funktion entspricht dem bekannten Verhalten auf Kundenebene und erhöht die Transparenz bei der Arbeit mit einzelnen Objekten.

Bei Eingangsrechnungen kann nun ein Leistungsdatum erfasst werden, das beim Export zu DATEV Rechnungswesen berücksichtigt wird. Wird kein separates Leistungsdatum angegeben, verwendet das System automatisch das Rechnungsdatum als Fallback. Dadurch werden DATEV-Exporte vollständiger und entsprechen besser buchhalterischen Anforderungen, ohne zusätzlichen Pflegeaufwand zu verursachen.

Notizen können ab sofort mehrere Dateien enthalten. Beim Bearbeiten einer bestehenden Notiz werden alle angehängten Dateien übersichtlich in einer Liste dargestellt und können dort einzeln heruntergeladen oder entfernt werden. In der Notizenübersicht weist ein Datei-Icon auf vorhandene Anhänge hin. Bei einer einzelnen Datei erfolgt der Download direkt per Klick, bei mehreren Dateien steht ein Dropdown-Menü zur Auswahl und zum gezielten Herunterladen zur Verfügung. Dadurch wird die Dokumentation innerhalb von Notizen strukturierter und die Verwaltung von Anhängen deutlich erleichtert.

In der Gebäudereinigung steht bei der Zuweisung von Arbeitsscheinen nun ein zusätzlicher Filter nach Mitarbeitergruppen zur Verfügung. Wird eine Gruppe ausgewählt, werden bei „Mitarbeiter wählen“ nur noch die zugehörigen Mitarbeiterinnen angezeigt, anstatt aller im System vorhandenen Beschäftigten. Dadurch wird die Auswahl insbesondere bei größeren Teams übersichtlicher und das Risiko von Fehlzuweisungen, etwa aufgrund unpassender Qualifikationen, reduziert.

Die Artikelübersicht wurde um einen Filter nach Kategorien erweitert. Es können nun eine oder mehrere Kategorien ausgewählt werden, um die Artikelliste gezielt einzugrenzen. Die Anzeige aktualisiert sich automatisch entsprechend der gewählten Filter und verhält sich konsistent in allen relevanten Ansichten. Dadurch wird die Verwaltung umfangreicher Artikellisten übersichtlicher und die Suche nach bestimmten Artikeln deutlich effizienter.

In der Disposition unter Arbeitsscheine steht bei der Mitarbeiterauswahl nun ein zusätzlicher Filter nach Einsatzgruppen zur Verfügung. Wird eine Einsatzgruppe ausgewählt, werden nur noch die zugehörigen Mitarbeiter*innen angezeigt, anstatt aller im System vorhandenen Beschäftigten. Dadurch wird die Auswahl bei großen Teams deutlich übersichtlicher, der Zeitaufwand in der Einsatzplanung reduziert und das Risiko von Fehlzuweisungen verringert.

Bei der Beantragung von Urlaub werden Feiertage innerhalb des gewählten Zeitraums nun automatisch berücksichtigt und nicht mehr als Urlaubstage gezählt. Dadurch wird der tatsächliche Urlaubsverbrauch korrekt berechnet, manuelle Korrekturen entfallen und die Darstellung offener sowie genommener Urlaubstage bleibt transparent und nachvollziehbar.

Schulferien können nun automatisch als Ausnahmen für Kunden und/oder Objekte hinterlegt werden. Wird die Funktion aktiviert, werden die jeweiligen Schulferien automatisch berücksichtigt, sofern keine bestehenden Ausnahmen entgegenstehen. Die Einstellung kann auf Kundenebene gesetzt werden und gilt dann für alle zugehörigen Objekte, lässt sich jedoch pro Objekt individuell überschreiben. Dadurch entfällt die manuelle Pflege schulfreier Zeiten, Planungsfehler werden reduziert und unzulässige Zeiterfassungen vermieden.

Für Qualitätsbeauftragte wurde der Ticketbereich in der Mobile App um einen Filter nach Fälligkeitsdatum erweitert. Tickets lassen sich nun gezielt nach dem Zeitraum „Fällig am“ eingrenzen, entweder über eine freie Datumsauswahl oder über vordefinierte Zeiträume wie heute, morgen, die nächsten sieben oder dreißig Tage. Aktive Filter werden visuell hervorgehoben und können jederzeit zurückgesetzt werden, wodurch zeitkritische Aufgaben besser priorisiert und offene Tickets zuverlässiger im Blick behalten werden können.

Der Bild-Upload in der Mobile App wurde erweitert und läuft nun zuverlässig im Hintergrund. Bilder können ab sofort auch ohne aktive Internetverbindung erfasst werden und werden automatisch hochgeladen, sobald wieder eine Verbindung besteht – unabhängig davon, ob die App geöffnet ist. Dadurch werden Arbeitsabläufe nicht mehr durch schlechte Netzabdeckung oder unterbrochene Uploads gestört.

In der Mobile App können Qualitätsbeauftragte nun auch bei Audits mit der Bewertung „gut“ Tickets anlegen und Bilder hochladen. Die entsprechenden Optionen stehen unabhängig von der Audit-Bewertung jederzeit zur Verfügung und werden auch im Backend vollständig unterstützt. Dadurch lassen sich positive Audits besser dokumentieren und ergänzende Informationen ohne Workarounds direkt im System festhalten.

Die Datensatzerweiterungen in den Mandanteneinstellungen wurden um die Lieferantenstammdaten ergänzt. Damit können nun auch für Lieferanten zusätzliche, individuelle Felder angelegt und gepflegt werden, analog zu den bestehenden Erweiterungen für Kunden, Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen. Unterstützt werden die Feldtypen Text, Zahl, Datum und Schaltfläche. So lassen sich lieferantenspezifische Zusatzinformationen strukturiert im System erfassen, ohne auf externe Notizen oder Workarounds zurückgreifen zu müssen.

Im Umplanungstool steht nun zusätzlich eine Umplanungshistorie zur Verfügung, die über einen Pfeil neben dem Button „Umplanen“ aufgerufen werden kann. Dort sind alle Umplanungsaktionen transparent nachvollziehbar, inklusive der ausführenden Person, des Zeitpunkts der Änderung und der konkret betroffenen Einsätze. Dadurch wird insbesondere bei Bulk-Umplanungen klar ersichtlich, was geändert wurde und von wem, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Dispositionsprozess deutlich erhöht.

Mitarbeiter können ihren Urlaub nun direkt in fortytools beantragen, entweder über den Menüpunkt „Urlaub“ im oberen Menü oder über Einstellungen → Nutzer → Urlaub. Die Anträge werden zentral im Dashboard sowie unter Mitarbeiter → Urlaub angezeigt und können dort von berechtigten Rollen genehmigt werden. Besitzer können Urlaubsanträge aller Mitarbeiter freigeben, Manager die Anträge aller Mitarbeiter mit Ausnahme von Managern und Besitzern, während Teamleiter und Objektleiter die Urlaubsanträge der ihnen zugeordneten Mitarbeiter genehmigen können. Dadurch entfällt die externe Antragstellung, offene Anfragen sind transparent einsehbar und der Genehmigungsprozess ist klar geregelt.