Online-Rechnungen im ZUGFeRD-Format ausstellen

Ab Ende November wird die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen EU-weit verpflichtend. Pünktlich dazu haben wir in unserem Rechnungstool die Option des ZUGFeRD-Datenformats hinzugefügt. Hier erfahren Sie, wieso dies nötig ist, worum es sich handelt und warum Sie mit Fortytools dafür gerüstet sind.

Wie wir bereits in unserem Blog beschrieben, nimmt der Versand digitaler Rechnungen einen immer größeren Platz in allen Geschäftsbereichen und Branchen ein (falls Sie sich noch nicht informiert haben finden Sie hier die Vorteile und alles Wissenswerte). Nun wird die Umstellung für all jene verpflichtend, deren Arbeitsfeld öffentliche Aufträge einschließt, denn ab dem 27.11.2020 wird es deutschland- und europaweit zwingend alle Rechnungen für diese Aufträge in elektronischer Form zu stellen und zu versenden. Dies entspricht der EU-Richtlinie, welche nun im deutschen Recht umgesetzt wird.

Einzige Ausnahmen bilden hier nach wie vor öffentliche Direktvergaben bis zu 1.000,00 €, Rechnungen, welche der Geheimhaltungspflicht unterliegen sowie diplomatische Angelegenheiten. Alles weitere muss von nun an auf elektronischem Wege in Rechnung gestellt werden.

In Deutschland wird gemeinhin das ZUGFeRD-Format (Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) verwendet, um elektronische Rechnungen auszustellen. Es entspricht dem staatlichen XRechnung-Format. ZUGFeRD kombiniert PDF sowie Statistikdaten im XML-Format und erleichtert die Verarbeitung sowie Archivierung erheblich. Auch Fortytools bietet jetzt die Option die Rechnungen im Tool in diesem Format zu versenden.

Das Spezielle daran ist, dass die Rechnung dank ZUGFeRD von Menschen und Maschinen gelesen werden kann. Rein optisch entspricht die ausgestellte Rechnung einer herkömmlichen digitalen im PDF. Die enthaltene Information im XML-Format, welche identisch zu der einsehbaren PDF ist, kann wiederum von Buchhaltungssoftware eingelesen werden. Das macht eine Übertragung per OCR-Software, oder sogar manuell, überflüssig und stellt eine enorme Zeit- und Arbeitsaufwandsersparnis dar. ZUGFeRD erleichtert auf diese Weise die Kommunikation zwischen Betrieben und öffentlichen Auftraggebern, da sich nicht noch extra auf ein Rechnungsformat geeinigt werden muss.

Wie bereits von uns behandelt sieht das Umsatzsteuergesetz im §14 Abs. 4 folgende Angaben vor:

Name und Anschrift des Ausstellers und des Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
das Ausstellungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer zwecks Identifizierung
Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung sowie Zahlungszeitpunkt
im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen, die nicht im Entgelt berücksichtigt sind
Steuersatz und auf Entgelt anfallender Steuerbetrag

zusätzlich dazu muss eine elektronische Rechnung nun noch Leitweg-Identifikationsnummer, Zahlungsbedingung, E-Mail-Adresse des leistenden Unternehmers und dessen Bankverbindungsdaten enthalten.

Wie bereits beschrieben, empfehlen wir außerdem die Einrichtung einer ausschließlich für Rechnungen genutzten E-Mail-Adresse, auf die von der Buchhaltung aus zugegriffen werden kann. Diese kann z.B. den Namen E-Rechnungen@fortytools.com tragen und erleichtert die Archivierung ungemein, da sie ausschließlich für Versand und Eingang von digitalen Rechnungen genutzt wird. Diese können dann bequem im Postfach organisiert werden (z.B. Aufträge, Geschäftsjahre, Kunden). Dies stellt eine zusätzliche Stütze für die schnelle Einsicht von Dokumenten dar. Die Buchhaltung kann auf diese Weise ein doppeltes Archiv ohne Mehraufwand führen.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) gelten auch für digitale Rechnungen. Die speziellen Bestimmungen für Kleinunternehmen im Bezug auf den Umsatzsteuerausweis auf Rechnungen müssen bei der Berücksichtigung von GoB und GoBd nicht in Betracht gezogen werden. Wer beide Grundsatz Vorschriften berücksichtigt darf digitale Rechnung ausstellen.

Da ungefähr die Hälfte aller Unternehmen in Deutschland in Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern stehen, ist eine Einführung fast unumgänglich. Mit Fortytools sind Sie hier, dank ZUGFeRD-Option, bei der Rechnungsstellung auf der Sicheren Seite. Testen Sie uns jetzt kostenlos.