Informationen zur Datenverarbeitung

Stand: März 2024

1. Verantwortlicher

Die fortytools GmbH ist Teil der zvoove Group (zvoove Unternehmensgruppe). Verantwortlich für die Datenverarbeitung innerhalb der zvoove Unternehmensgruppe i.S.d. Art. 4 DSGVO ist die zvoove Group GmbH, von-Humboldt-Straße 2, 49835 Wietmarschen-Lohne.

2. Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten der zvoove Unternehmensgruppe erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:

zvoove Group GmbH
Datenschutzbeauftragter
von-Humboldt-Straße 2
49835 Wietmarschen-Lohne

E-Mail: privacy@zvoove.com

Sollten sich Fragen zum Thema Datenschutz ergeben oder Sie ein Antragsrecht aus Art 15-21 DSGVO wahrnehmen wollen, wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen direkt an die vorstehend angegebene Adresse oder per E-Mail an die E-Mail-Adresse: privacy@zvoove.com.

Daneben können Sie sich natürlich für datenschutzrechtliche Anfragen und Auskunftsbegehren auch an die jeweiligen Ansprechpartner und Datenschutzbeauftragten der einzelnen Unternehmen der zvoove Unternehmensgruppe wenden.

3. Gegenstand des Datenschutzes

Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Diese sind nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO Informationen, die sich auf identifizierte oder identifizierbare Personen beziehen. Hierunter fallen z.B.  Angaben wie Namen, Postanschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, ggf. aber auch Nutzungsdaten wie beispielsweise die IP-Adresse.  

4. Umfang und Zweck der Datenerhebung und -speicherung

Im Folgenden klären wir über den Umfang der Datenerhebung und -speicherung sowie -nutzung (im Folgenden „Datenverarbeitung“, verwendet im Sinne des Art. 4 Nr. 2 DSGVO) und über den Zweck der jeweiligen Datenverarbeitung im Rahmen der Webseite (Ziffer 5) sowie der Interessentenanfragen (Ziffer 6) auf.

5. Datenverarbeitung im Rahmen der Webseitennutzung

Die Nutzung dieser Webseite ist im Grundsatz ohne Angaben von personenbezogenen Daten möglich. Eine Ausnahme stellt die IP-Adresse dar. Diese benötigen wir zwingend kurzfristig.

5.1 IP-Adressen

Ohne Internet-Protokoll-Adressen, kurz „IP-Adressen“, würde – sehr vereinfacht ausgedrückt – das Internet nicht funktionieren. Eine IP-Adresse stellt nämlich in Computernetzen eine Adresse dar, damit darüber Webserver und/oder einzelne Endgeräte angesprochen und erreicht werden können. Ohne IP-Adresse können der Webserver und die Endgeräte nicht kommunizieren – und somit nichts anzeigen. Der Webserver, auf dem die Webseite gehostet wird, wird also mit einer Datenanfrage – von Ihnen, Sie wollen schließlich die Webseite nutzen – angepingt. Um die Daten zu liefern, muss der Webserver die IP-Adresse kennen. Folglich muss der Webserver in diesem Moment der Datenabfrage Ihre IP-Adresse verarbeiten. Dazu erhält der Webserver die Information, welche Webseite bzw. Datei abgerufen, welcher Browser und welches Betriebssystem dazu genutzt wurde. Normalerweise werden diese Daten vollständig in den sog. Webserver-Logfiles langfristig gespeichert. Die fortytools GmbH speichert Ihre IP-Adressen hingegen außer zum Zeitpunkt der geschilderten notwendigen Verarbeitung aus technischen Gründen lediglich für bis zu 24 Stunden, um Brute-Force-Attacken erkennen, Hackerangriffe identifizieren und abwehren sowie ggf. Straftaten verfolgen zu können. Danach werden die IP-Adressen in den Logfiles automatisch anonymisiert, indem das letzte Oktett auf 0 gesetzt wird.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da wir Ihre IP-Adresse benötigen, um Ihnen überhaupt die Webseite und die darin enthaltenen Informationen übermitteln zu können.

Wir speichern die IP-Adressen bis zu 24 Stunden seit ihrer Erhebung in den Logfiles des Webservers auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, durch das Speichern der IP-Adressen missbräuchliche Nutzungen, die die technische Sicherheit und Verfügbarkeit des Webservers beeinträchtigen (wie beispielsweise DDoS-Angriffe), entgegenzuwirken, z.B. durch Sperrlisten. Ein entgegenstehendes, überwiegendes Interesse der Nutzer daran, dass die IP-Adressen sofort gelöscht werden, ist nicht ersichtlich. Schließlich können wir die IP-Adresse selbst nicht zu konkreten Personen in Beziehung setzen. Hierzu bedürfte es eines Auskunftsanspruchs, einer Anordnung eines Gerichts und der Herausgabe der Daten der Provider. Wir verfügen über einen derartigen Auskunftsanspruch in der Regel nicht. Insoweit liegt nur ein geringfügiger Eingriff in das Persönlichkeitsrecht vor.

5.2 Cookies

Cookies sind kleine Textdateien, die von Webseiten auf dem Computer gespeichert werden,

• um die Seite überhaupt nutzbar zu machen, etwa indem Cookies den Stand eines Warenkorbes für eine Session speichern oder festzulegen, dass eben gerade keine Cookies gespeichert werden dürfen (sog. notwendige Cookies) oder
• um Präferenzen wie etwa die Sprachausgabe seitens des Nutzers langfristig festzulegen und Inhalte personalisieren zu können (sog. Präferenz-Cookies) oder
• um die Analyse der Benutzung der Webseite zu ermöglichen (sog. Statistik-Cookies) oder
• um Drittanbietern Informationen zu den Nutzern übergeben zu können (sog. Marketing-Cookies)

Nach Auffassung der Datenschutzkonferenz (DSK, dem Zusammenschluss der nationalen Aufsichtsbehörden) dürfen Cookies ohne eine Einwilligung nur gesetzt werden, wenn diese zwingend für den Betrieb der Seite notwendig sind. Hieran halten wir uns.

Wenn Sie das erste Mal unsere Webseite besuchen, sehen Sie ein Cookie-Banner eingeblendet. Über dieses Cookie-Banner können Sie individuell entscheiden (einwilligen), welche Kategorien von Cookies gesetzt werden dürfen.

Nachfolgend sehen Sie, welche Einwilligung Sie aktuell erteilt haben sowie welche Cookies durch uns bzw. unsere Drittanbieter in welcher Kategorie gesetzt werden:

Übrigens: Sie können jegliche Installationen von Cookies verhindern, indem die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung in der Browser-Software unterbunden wird (unter „Einstellungen“ bei den meisten Browsern zu finden); es ist allerdings darauf hinzuweisen, dass in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen vollumfänglich genutzt werden können.   

Ferner können auch bereits gesetzte Cookies gelöscht werden (ebenfalls unter „Einstellungen“ im Browser zu finden).

5.3 Universal Analytics (Google Analytics)

Auf unserer Webseite ist der Trackingdienst Universal Analytics (vormals: Google Analytics) eingebunden. Über die Einbindung und Funktionsweise dieses Dienstes klären wir im Folgenden auf:

Universal Analytics ist ein Webanalysedienst der Google Ltd Ireland, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (künftig: Google), mit dessen Hilfe die Interaktionen der Besucher mit der Online-Plattform analysiert und somit die Online-Plattform weiter verbessert werden kann. Hierzu wird von Google ein Cookie gesetzt (Was ein Cookie ist, erklären wir Ihnen unter Ziffer 5.2.). Dieser Cookie verarbeitet folgende Daten:

• Browser-Typ,
• Verwendetes Betriebssystem,
• IP-Adresse (in der Regel gekürzt),
• Uhrzeit der Serveranfrage

Die durch den Cookie erzeugten Informationen über die Benutzung dieser Webseite werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Allerdings haben wir die IP-Anonymisierung auf unserer Online-Plattform aktiviert. Aufgrund dessen wird die IP-Adresse innerhalb von Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) von Google vor der Übertragung in die USA gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. In unserem Auftrag wird Google die oben genannten Informationen benutzen, um die Nutzung der Webseite auszuwerten, um Reports über die Webseitenaktivität zusammenzustellen. Die im Rahmen von Universal Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Diese Datenverarbeitung kann aufgrund der hier gewählten Einstellungen unseres Erachtens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO basieren. Die fortytools GmbH verfügt über ein berechtigtes Interesse daran, das grundsätzliche Nutzungsverhalten auf der Webseite nachvollziehen zu können, um die Angebote auf der Webseite dem Nutzungsverhalten entsprechend optimieren und so das eigene unternehmerische Geschäft stärken zu können. Ein entgegenstehendes berechtigtes und überwiegendes Interesse der Nutzer daran, dass mittels der UA-Cookies der Browser-Typ, das verwendetes Betriebssystem, die IP-Adresse (gekürzt) sowie die Uhrzeit der Serveranfrage verarbeitet werden, ist nicht ersichtlich. Die fortytools GmbH kann die Daten selbst nicht zu den konkreten Personen in eine Beziehung setzen.

Dennoch holen wir hier die konkrete Einwilligung von Ihnen gemäß der Auffassung der DSK (vgl. Positionsbestimmung der Konferenz der unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder – Düsseldorf, 26. April 2018) ein. Denn Sie legen – wie oben erläutert – in dem Cookie-Banner fest, dass wir Cookies zu statistischen Zwecken setzen dürfen. Verneinen Sie dies, werden keine Cookies gesetzt. Damit basiert die Datenverarbeitung hier auf Art. 6 Abs. 1 lit. a iVm. Art. 7 DSGVO.

Die Google Ltd Ireland ist uns über einen Auftragsverarbeitungsvertrag im Sinne des Art. 28 DSGVO datenschutzrechtlich verpflichtet.

Darüber hinaus können Sie die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf die Nutzung der Webseite bezogenen Daten (inkl. der IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie unter dem folgenden Link verfügbare Browser-PlugIn herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

Wenn Sie unsere Webseite über ein Tablet oder ein Mobiltelefon nutzen und die Erfassung der Besuche auf dieser Webseite von Universal Analytics zukünftig verhindern möchten, dann klicken Sie bitte den folgenden Link:

Durch das Klicken des Links wird ein Opt-Out-Cookie im mobilen Browser hinterlegt. Wird dieser Cookie gelöscht, muss der Link erneut geklickt werden.

5.4 Intercom Live-Chat-Widget, Intercom Inc.

Damit Sie mit uns direkt in Kontakt treten können, stellen wir auf der Webseite das Live-Chat-Widget der Intercom Inc., 55 2nd Street, 4th Floor, San Francisco, California 94105, USA bereit. Für die Darstellung des Live-Chat-Widgets verarbeitet Intercom die hierzu technisch erforderlichen IP-Adressen und Verbindungsdaten.

5.4.1 Intercom Cookies

Um die Kommunikation über das Intercom Live-Chat-Widget erst zu ermöglichen, setzt Intercom ein Session-Cookie, welcher mittels einer Session-ID eine Kommunikation via Intercom überhaupt erst ermöglicht. (Weshalb ein Session-Cookie ein technisch notwendiger Cookie ist, erklären wir Ihnen unter Ziffer 5.2.)

Hinsichtlich der weiteren von Intercom platzierten Cookies holen wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. a iVm. Art. 7 DSGVO die konkrete Einwilligung von Ihnen ein. Sie legen in dem Cookie-Banner fest, dass Cookies zu Marketingzwecken gesetzt werden dürfen. Verneinen Sie dies, werden keine Cookies gesetzt.

5.4.2 Datenverarbeitung bei der Kontaktaufnahme via Live-Chat

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Rahmen dieser Kommunikation zur Verfügung stellen. Regelmäßig sind dies:

• IP-Adresse zur Zeit der Kommunikation
• Inhaltsdaten der Kommunikation
• ggf. Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

Diese Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.

Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da wir ohne die Verarbeitung der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten schließlich nicht auf Ihre Live-Chat-Anfrage zurückkommen könnten.

Die Intercom Inc. ist uns über einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO verpflichtet (ggf. unter Verwendung von EU-Standardvertragsklauseln).

5.5 Einbindung Youtube-Videos

Auf unserer Webseite werden Videos über den Dienst YouTube von Google Ltd Ireland eingebunden. Wir verwenden den sogenannten „erweiterten Datenschutzmodus“ von YouTube. Dabei wird erst bei Abspielen des Videos ein Cookie auf dem Rechner des Nutzers gespeichert. Nach Darstellung von YouTube werden jedoch keine personenbezogenen Cookie-Informationen für Wiedergaben von eingebetteten Videos mit erweitertem Datenschutz gespeichert. Weitere Informationen zur offiziellen Datenschutz-Politik von YouTube erhalten Sie hier:

https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/

Wenn Sie sichergehen möchten, dass Ihre Daten bei YouTube nicht gespeichert werden, klicken Sie bitte die eingebetteten Videos nicht an.

6. Datenverarbeitung bei Interessentenanfragen

Wenn Sie uns als Interessent per E-Mail, per Telefon oder auf einer Messe kontaktieren, dann verarbeiten wir ggf. die folgenden Daten von Ihnen:

• Vor- und Zuname und/oder
• Unternehmen sowie zuständige Ansprechpartner nebst Daten der geschäftsführenden Organe
• Postanschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Interessensgebiete
• Kontaktpunkte wie

• Messekontakte
• E-Mail-Kommunikation
• Gesprächsnotizen

Wir verarbeiten Interessentendaten zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, so zum Beispiel bei einer ersten Kontaktaufnahme per E-Mail. Schildern Sie als Interessent mit Ihrer Nachricht, Ihrem Anruf oder dem Gespräch jedoch weiteres Interesse an unseren Leistungen, so werden die Kontaktdaten und der Grund der Anfrage in das CRM-System übernommen. Diese Verarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 I f) DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Kontakt zu Interessenten zu halten und zu intensivieren. Dies ist nur möglich, wenn die Daten nicht unmittelbar gelöscht werden. Ein entgegenstehendes Interesse des Interessenten ist in diesem Fall nicht ersichtlich, da Sie uns die Daten selbst im Rahmen einer Interessensbekundung übergeben haben.

7. Zweckgebundene Datenverarbeitung, Empfänger, Weitergabe

Wir beachten den Grundsatz der zweckgebundenen Datenverarbeitung. Sämtliche vorgenannten Daten verarbeiten wir nur zu den bereits genannten Zwecken.

Empfänger von Daten sind

• Google Ltd Ireland (Universal Analytics, Youtube)
• Intercom Inc. (Live-Chat-Widget)
• HubSpot Inc. (Newsletter-Anmeldung, Marketing)
• zvoove Group (zvoove Group GmbH, zvoove Software Germany GmbH, zvoove Co GmbH, zvoove Consulting GmbH, zvoove Development GmbH & Co. KG)

jeweils im Rahmen des unter Ziffer 5 beschriebenen Verarbeitungsumfangs und -zwecks.

Daneben können auch unser Webserver-Hoster als auch unser Hosting-Provider für unseren E-Mail-Server Empfänger von Daten sein.

Sie können auf Nachfrage jederzeit eine Liste der konkreten Empfänger erhalten. Aus Gründen unserer eigenen IT- und Datensicherheit möchten wir jedoch die Empfänger von Daten nicht öffentlich an dieser Stelle namentlich benennen.

Sie können sich jedoch sicher sein, dass wir jeden Anbieter, der für uns Daten im Auftrag verarbeitet, über einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO verpflichtet haben und dass wir, wenn und soweit eine Übermittlung der Daten in einen sogenannten unsicheren Drittstaat wie die USA erfolgt, diese Übermittlung nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO in zulässiger Art und Weise erfolgt.  

Selbstverständlich erhalten nicht alle Empfänger alle Ihre Daten, sondern nur im Rahmen der Zwecke des jeweiligen Empfängers.

Eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an Dritte außerhalb des hier geschilderten Rahmens erfolgt ohne eine ausdrückliche Einwilligung nicht.

Auch die Übermittlung an auskunftsberechtigte staatliche Institutionen und Behörden erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Auskunftspflichten oder, wenn wir durch eine gerichtliche Entscheidung zur Auskunft verpflichtet sind.

8. Dauer der Verarbeitung, Löschung

8.1 Löschfristen im Rahmen der Webseitennutzung

Ihre IP-Adresse, die wir in den Webserver-Logfiles zum Verbindungsaufbau zwischenspeichern, wird innerhalb von 24 Stunden nach der Erhebung automatisch anonymisiert.

Die Daten, die wir im Rahmen des Nutzungsprofils von Universal Analytics (Google Analytics) erheben, werden automatisch nach 14 Monaten gelöscht. Durch Universal Analytics erhobene IP-Adressen werden unmittelbar nach ihrer Erhebung anonymisiert.

Die im Rahmen des Intercom Live-Chat-Widgets verarbeiteten Daten löschen wir unmittelbar nach Erledigung des Anliegens, sofern wir nicht nach § 257 HGB verpflichtet sind, die Daten weitere sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweiligen Daten erhoben wurden.

Äußern Sie im Rahmen von dem Live-Chat via Intercom Ihr Interesse an unseren Leistungen, löschen wir Ihre Daten innerhalb der Löschfristen für Interessentendaten nach Ziffer 8.2.

8.2 Löschfristen hinsichtlich Interessentendaten

Interessentendaten werden zwei Jahre nach dem letzten Kontaktpunkt gelöscht.

Ein Kontaktpunkt meint beispielsweise die Teilnahme an einem Webinar, die Interaktion mit einem Mitarbeiter auf einer Messe, via soziale Medien, per E-Mail oder telefonisch. Der lange Speicherzeitraum ist in den teilweise langen Planungs- und Budgetzyklen begründet.

Sind Aufbewahrungsfristen nach § 257 HGB zu erfüllen, werden die Daten bis zu 6 Jahre aufbewahrt und anschließend gelöscht. In dem Fall werden die Daten in der Verwendung nach Ablauf der zwei Jahre gemäß Art. 18 DSGVO auf die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht beschränkt und nach Ablauf der o.g. Fristen gelöscht.

Ist eine Löschung einzelner Daten und Datensätze nur mit einem unverhältnismäßigen Aufwand, bezogen auf die Extraktion und Separierung, im Hinblick auf unterschiedlichen Löschfristen möglich, so werden diese Daten einheitlich nach Erledigung des Anliegens beschränkt und nach Ablauf von 6 Jahren nach den letzten Kontaktpunkt gelöscht.

Die Frist beginnt mit Schluss des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Datum erhoben wurde.

9. Betroffenenrechte

Als Betroffener haben Sie – unabhängig von vorstehenden Ausführungen – folgende Rechte uns gegenüber:

Sie haben das Recht, Auskunft bezüglich der von Ihnen bei uns verarbeiteten Daten zu verlangen.

Sie können jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit die Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO vorliegen, und eine etwaige daneben erteilte Einwilligung zur Verarbeitung der Daten jederzeit widerrufen. Wenn die Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen bzw. der Verwendung der Daten widersprochen wird, berührt dies die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bzw. des Widerspruchs nicht.

Weiter können Sie jederzeit die von uns verarbeiteten Daten berichtigen, beschränken oder löschen lassen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass es gesetzliche Verpflichtungen – wie Aufbewahrungspflichten – geben kann, Daten weiter zu speichern. In diesem Fall können die Daten nur beschränkt werden. Dies meint, dass die Daten ausschließlich zu dem Zweck des Nachkommens der gesetzlichen Pflichten verarbeitet und sonst nicht genutzt werden.

Darüber hinaus steht Ihnen auch das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO sowie das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde im Sinne von Art. 77 DSGVO zu.

Wenden Sie sich zur Ausübung und bei Fragestellungen jederzeit unter datenschutz@fortytools.com an uns.

10. Ergänzende Informationen zur Datenverarbeitung im Hinblick auf unsere Facebook-Seite

Für die Datenverarbeitungen auf unserer Facebook-Seite, insbesondere für die Nutzung der Facebook-Insights, sind wir und Facebook gemeinsam verantwortlich. Die Zusammenarbeit mit der Facebook Inc. in datenschutzrechtlicher Hinsicht erfolgt auf der Grundlage eines abgeschlossenen Vertrags über die gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO. (Den Vertrag können Sie hier einsehen.)

Demnach ist Facebook für die rechtskonforme Verarbeitung der Daten nach der DSGVO und damit für die Informationspflichten bezüglich der Datenverarbeitung und als primäre Anlaufstelle hinsichtlich Ihrer Betroffenenrechte verantwortlich. Die Informationen zur Datenverarbeitung von Facebook können Sie hier abrufen.

Die im Rahmen der Facebook-Insights für uns nicht personenbeziehbaren Daten verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, die Nutzung unserer Facebook-Seite statistisch auszuwerten, um die Inhalte weiterzuentwickeln und zu optimieren.

Datenschutzrechtlich Verantwortlich ist die fortytools GmbH.