Professionelle Rechnungen schreiben für Gebäudereiniger & Dienstleister

Reinigungsleistungen werden in den meisten Fällen nach einem der folgenden Muster abgerechnet:

• Berechnung einer Monatspauschale für Reinigungsleistungen
• Abrechnung einer Pauschale für eine Reinigungsleistung
• Stundenbasierte Abrechnung der Reinigungsleistung, gegebenenfalls ergänzt durch eine zusätzliche Anfahrtspauschale

Mit Fortytools können Sie alle 3 Varianten mit wenig Aufwand durchführen. Die erzeugten Rechnungen werden in der Kundenakte abgelegt und können bei Bedarf schnell wieder gefunden werden. Und selbstverständlich gibt es auch eine Export-Möglichkeit für den Steuerberater im Steuerberaterportal.

Sie können die 3 Abrechnungsarten für Reinigungsleistungen miteinander kombinieren. So kommen Sie mit möglichst wenig Aufwand zur Ihrem Ziel: Professionelle Rechnungen, die vom Kunden schnell gezahlt werden können.

Professionelle Rechnungen in Ihrem Design

Jedes Unternehmen hat sein eigenes Erscheinungsbild. Sie können Ihre Ausgangsrechnungen sehr einfach nach Ihren Wünschen individuell gestalten. Dafür legen Sie ein Briefpapier in Ihrem Design an. Das geht entweder, indem Sie Ihr Logo hochladen, oder aber eine komplett gestaltete pdf-Datei als Hintergrund hinterlegen. Anschließend können Sie das Briefpapier den Rechnungen zuordnen. Bei einzelnen Kunden können Sie darüber hinaus ein abweichendes Briefpapier einstellen.

Regelmäßige Leistungen wie Unterhaltsreinigung, Treppenhausreinigung oder Büroreinigung abrechnen

Regelmäßig ausgeführte und abgerechnete Leistungen können Sie in Fortytools ganz einfach mit Aufträgen verwalten. Häufig werden Unterhaltsreinigung, Treppenhausreinigung oder Büroreinigung über eine monatliche Pauschale abgerechnet. Die Berechnung erfolgt, indem der wöchentliche Aufwand mit Faktor 4,35 multipliziert wird. Seltener ausgeführte Leistungen werden anteilig addiert.

Am Monatsende können Sie einen Rechnungslauf starten. Das System erstellt dann für alle abzurechnenden Leistungen die entsprechenden Rechnungen. Ob und wie die Rechnungen für mehrere Objekte zusammengeführt werden, können Sie selber festlegen. Über einen einfachen Filter können sie Ihre Aufträge aufteilen und so verschiedene Objekte an unterschiedlichen Tagen abrechnen.

Der Abrechnungszyklus ermöglicht Ihnen auch andere Abrechnungsintervalle als monatlich. Beispielsweise können Leistungen auch quartalsweise oder jährlich abgerechnet werden. Auch die Einstellung von Leistungen wie Winterdienst, die nur in bestimmten Monaten des Jahres abzurechnen sind, ist einfach möglich.

Abrechnung von Einsatzpauschalen und minutengenaue Abrechnung

Sie können bei der Planung von Einsätzen festlegen, nach welchen Vertriebskonditionen die Abrechnung erfolgt. Möglich ist eine zeitbasierte oder eine pauschale Abrechnung. Nach der Erfassung der Arbeitszeit und damit der Bestätigung des Einsatzes, werden die für den Einsatzort gültigen Sätze ermittelt und die Umsätze für die Rechnungsstellung vorgemerkt.

Die Erstellung der Rechnung erfolgt dann über wenige Klicks aus der Übersichtsseite heraus. Sie können wählen, ob für jeden Einsatz eine eigene Rechnungsposition erstellt werden soll oder, ob alle Positionen mit dem gleichen Text aufaddiert und zusammengefasst werden.

Rechnungen für Sonderleistungen aus einem Angebot erzeugen

Für Sonderleistungen können Sie auch Positionen direkt aus einem Angebot übernehmen. Die angebotenen Leistungen werden als Rechnungspositionen erfasst und können von Ihnen dann noch korrigiert und ergänzt werden.

Versand Ihrer Rechnungen per E-Mail oder Brief

Damit Ihre Kunden möglichst schnell bezahlen, ist es wichtig, die Rechnungen möglichst schnell zuzustellen. Immer mehr Kunden freuen sich oder verlangen sogar, die Rechnungen per E-Mail zu bekommen. Diese Versandart unterstützt Fortytools natürlich. Sie können für jeden Kunden festlegen, wie die Rechnungen versendet werden sollen. Einige Kunden erhalten die pdf-Dateien per E-Mail, andere können noch per Brief beliefert werden.

Mit Hilfe der Pixelletter-App von unserem Partner Pixelletter können Sie Ihre Rechnungen per Brief versenden, ohne dass Sie sich selber um das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden kümmern müssen. Das übernimmt Pixelletter gegen eine geringe Pauschale je Brief für Sie. Auch hier gilt natürlich: Sie können je Kunde oder Rechnung selber bestimmen, welcher Versandweg genutzt wird.

Tutorials zur Abrechnung

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Rechnungen können auf verschiedenen Wegen erstellt werden (manuell oder automatisch über Aufträge, Dauerrechnungen oder Zeiterfassung) Sehen Sie sich hier unsere Tutorials zur manuellen Rechnungserstellung und der Abrechnung erfasster Zeiten über Vertriebskonditionen an.

Nutzen Sie auch unseren kostenlose und unverbindlichen Test, um Fortytools selber kennenzulernen.