Leitfaden für die Nutzung von Dienstwagen

Bei der Überlassung eines Firmenwagens gibt es häufig Streitigkeiten, z.B. wenn der Arbeitnehmer einen selbst verschuldeten Unfall verursacht oder das Arbeitsverhältnis gekündigt und der Firmenwagen vom Arbeitgeber herausverlangt wird.

Private Nutzung des Firmenwagens

Zunächst muss der Arbeitgeber entscheiden, ob und inwieweit er dem Arbeitnehmer gestatten will, den Firmenwagen auch privat zu nutzen, da dies weitreichende Folgen haben kann. Ein grundsätzlicher Anspruch des Arbeitnehmers auf einen Firmenwagen, einen bestimmten Wagentyp und eine bestimmte Nutzung besteht zunächst nicht, es sei denn, es wurde im Arbeitsvertrag entsprechend geregelt. Es kann sich im Einzelfall aber z.B. durch betriebliche Übung oder aus betrieblichen Vereinbarungen ein Anspruch auf einen Firmenwagen bzw, einen bestimmten Nutzungsumfang ergeben.

Unfälle

Im Falle eines Unfalls stellt sich zunächst einmal die Frage, wer den Unfall verursacht hat. Ist der Unfallgegner allein verantwortlich, muss dieser grundsätzlich bzw. seine Versicherung auch den gesamten Unfallschaden übernehmen. Wenn der Arbeitnehmer alleiniger Unfallverursacher ist, muss danach unterschieden werden, ob sich der Unfall auf einer privaten oder einer dienstlichen Fahrt zugetragen hat.

Soweit sich der Unfall während einer Privatfahrt ereignet hat, haftet der Arbeitnehmer grundsätzlich voll, so dass der Arbeitgeber Schadensersatz verlangen kann.

Bei Dienstfahrten wird vom Arbeitnehmer hingegen nur für Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit im vollem Umfang gehaftet (z.B. wenn man betrunken einen Unfall verursacht). Bei leichter Fahrlässigkeit (z.B. Auffahrunfall wegen zu geringem Sicherheitsabstand) kommt zumindest eine anteilige Haftung des Arbeitnehmers in Betracht. Je größer das Verschulden ist, desto größer ist der Anteil am Schaden, den der Arbeitnehmer selbst zu tragen hat.

Allerdings muss der Arbeitnehmer bei einer Vollkaskoversicherung des Firmenwagens nur die Selbstbeteiligung übernehmen. Regelungen im Arbeitsvertrag, dass der Arbeitnehmer immer in Höhe der Selbstbeteiligung haftet sind aus Gründen der beschränkten Arbeitnehmerhaftung nicht zulässig.

Rückgabe des Firmenwagens

Sofern der Firmenwagen ausdrücklich nur für dienstliche Zwecke zur Verfügung gestellt wird, darf in der Regel der Firmenwagen im Rahmen des Direktionsrechts unter Berücksichtigung der geschuldeten Rücksichtnahme jederzeit entzogen werden.

Soweit im Arbeitsvertrag eine private Nutzung des Firmenwagens erlaubt ist, kann diese nicht einseitig widerrufen werden – wenn nicht der Arbeitsvertrag eine entsprechende Klausel (im Arbeitsvertrag zur Verdeutlichung dann möglichst drucktechnisch hervorgehoben) enthält. Fehlt diese Klausel, kann der Firmenwagen nur mithilfe einer Änderungsvereinbarung oder Änderungskündigung wieder aus der „Privatnutzung“ herausgenommen werden.

Bei Kündigung des Arbeitsverhältnisses kann der Firmenwagen spätestens bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückverlangt werden. Daran ändert auch grundsätzlich die Einreichung einer Kündigungsschutzklage des Arbeitnehmers nichts. Zu beachten ist auch, dass die Weigerung der Herausgabe des Firmenwagens – auch bei angegriffener Kündigung – den Arbeitgeber ggf. zur außerordentlichen Kündigung des Arbeitsverhältnisses berechtigen kann.

Problematisch sind die Fälle der Freistellung. Soweit der Arbeitnehmer im Rahmen einer Kündigung bzw. eines Aufhebungsvertrags von der Arbeit freigestellt wird, muss dem Arbeitnehmer während der Freistellungsphase grundsätzlich auch der Firmenwagen zur Privatnutzung überlassen werden, wenn die Privatnutzung laut Firmenwagenüberlassungsvereinbarung erlaubt ist.

Wenn der Arbeitnehmer noch Gehalt oder andere offene Forderungen zustehen, kann er aber unter Umständen aufgrund eines Zurückbehaltungsrechts zunächst den Firmenwagen behalten.

Grundsätzlich gilt bei Krankheit (in der Regel während der Entgeltfortzahlungspflicht von sechs Wochen), im Mutterschutz und während des Urlaubes (allerdings nicht im unbezahlten Urlaub, z.B. im Rahmen eines sog. „Sabbaticals“), dass der Firmenwagen vom Arbeitnehmer weiter genutzt werden darf. In der Elternzeit ist dies nicht der Fall, wenn der Arbeitnehmer nicht in Teilzeit weiterarbeitet. Dann kann der Firmenwagen vom Arbeitgeber herausverlangt werden. Außerdem kann der Arbeitgeber grundsätzlich immer dann den Firmenwagen herausverlangen, wenn er kein Gehalt mehr an den Arbeitnehmer zahlen muss. In einem solchen Fall kann er den Firmenwagen auch dann herausverlangen, wenn kein oder ein rechtsunwirksamer Widerrufsvorbehalt vereinbart worden ist.

Bei der Widerrufsklausel der Privatnutzung im Arbeitsvertrag ist darauf zu achten, dass der vereinbarte Widerruf der privaten Nutzung nur mit einem sachlichen Grund erfolgt ( „aus wirtschaftlichen Gründen” ist nicht ausreichend) und dies dem Arbeitnehmer auch zumutbar ist. Am besten sollten die sachlichen Gründe ausdrücklich aufgeführt werden (durch Bezugnahme auf ganz konkrete Ereignisse/Unterschreiten gewisser Kennziffern, z.B. Entzug der Fahrerlaubnis), da die Widerrufsklausel ansonsten unwirksam sein kann. Die Frage, ob im Widerrufsvorbehalt eine Ankündigungsfrist enthalten sein muss (möglichst mindestens vier Wochen), wird unterschiedlich von den Gerichten beurteilt, so dass es ratsam erscheint, auch eine Ankündigungsfrist in die Widerrufsklausel aufzunehmen.

Wenn der Firmenwagen unberechtigterweise entzogen wird, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer in Geld entschädigen, da der Firmenwagen ein Vergütungsbestandteil ist. Diese Pflicht erstreckt sich auf den Zeitraum, in dem der Firmenwagen nicht privat vom Arbeitnehmer genutzt werden konnte. Die Berechnung der Nutzungsausfallentschädigung richtet sich dabei grundsätzlich nach der steuerlichen Bewertung der privaten Nutzungsmöglichkeit mit monatlich 1 % des Listenpreises des Fahrzeugs im Zeitpunkt der Erstzulassung.

Soweit der Firmenwagen wegen eines Unfallschadens für längere Zeit nicht genutzt werden kann, muss vom Arbeitgeber ein Ersatzfahrzeug gestellt werden – anderenfalls besteht ein Anspruch des Arbeitnehmers auf finanziellen Ausgleich. Das gilt allerdings nicht für Inspektionen oder Kleinreparaturen.

Wichtige Punkte im Arbeitsvertrag oder der Firmenwagenvereinbarung, die nicht vergessen werden sollten:

• Sind private Auslandsfahrten erlaubt? Falls sie erlaubt sind, was ist mit Kraftstoffkosten etc. bei privaten Auslandsfahrten?
• Wer trägt die Kosten für Kraftstoff-/, Verbrauchsmittelkosten und Maut-/Parkgebühren bei privaten Fahrten?
• Ist die Nutzung durch Familienangehörige erlaubt?
• Verpflichtung zu Fahrtenbuchführung?
• Aufwendungen aus Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgeldern trägt der Arbeitnehmer?
• Sollen für Zwecke einer etwa bestehenden betrieblichen Altersversorgung der in der privaten Nutzungsmöglichkeit des Firmenwagens liegende geldwerte Vorteil unberücksichtigt bleiben?
• Welcher Fahrzeugtyp, welches Fabrikat soll vereinbart werden? Bestimmte Ausstattung etc.?
• Soll ein monatliches Limit der Kilometerleistung vereinbart werden (wichtig bei Leasingfahrzeugen)?
• Wer ist verpflichtet die üblichen Kontrollen von Ölstand, Kühlwasser etc. vorzunehmen und auf die Einhaltung der Serviceintervalle zu achten?

Alte Arbeitsverträge hinsichtlich der Firmenwagenüberlassung überprüfen!

Da sich in den letzten Jahren viel vor den Arbeitsgerichten im Hinblick auf Firmenwagenüberlassungsverträge oder Firmenwagenklauseln getan hat, ist es aus rechtlicher Sicht ratsam einmal in die Arbeitsvertragsmuster zu schauen, ob noch alle Klauseln der aktuellen Rechtslage entsprechen und diese abzugleichen bzw. auf den aktuellen Stand zu bringen, um Rechtsunsicherheiten zu vermeiden.

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