News & Tipps für Gebäudereiniger und Betreuungsdienste

Ärgerlich, aber notwendig: säumige Zahler müssen an ihre Pflicht erinnert werden. Fortytools bietet hierzu jetzt ein automatisches dreistufiges Mahnwesen.

Unter „Einstellungen & Vorgaben“ gibt es nun den neuen Punkt „Mahnwesen“. Dort werden die Fristen und die Texte der Mahnschreiben gepflegt. Ist die erste Mahnfrist erreicht und die Rechnung wurde noch nicht als bezahlt markiert, erscheint sie im neuen Bereich „Mahnwesen“ unter „Rechnungen“.

In rot werden die Verzugstage angegeben. Ganz links stehen die Mahnschreiben zum Erstellen bereit. Einfach anklicken, ausdrucken oder per PDF versenden – und schon ist diese unangenehme Arbeit erledigt.

Unser wunderbares Steuerrecht ermöglicht den Abzug von Kosten für Arbeiten, die gewöhnlich durch Mitglieder des Haushalts erledigt werden. Hierzu gehören unter anderem z.B. auch Reinigungs- und Gartenpflegearbeiten. Voraussetzung ist jedoch, dass eine Rechnung vorliegt, in der diese „haushaltsnahen Dienstleistungen“ klar ausgewiesen sind. Mit Fortytools können Sie dies jetzt ganz bequem einrichten.

Hierzu können Sie nun unter „Einstellungen & Vorgaben“ im Bereich „Leistungsarten“die Steuerbegünstigung eintragen.


Auf der Rechnung wird dann unten eine Tabelle angefügt, in der diese Leistung nochmal gesondert aufgeführt wird.


Den Text der Tabelle können Sie selbst verändern unter „Einstellungen...

In Deutschland ist die Aufnahme einer gewerblichen Tätigkeit jedenfalls anzeige- und - abhängig von der Art des Gewerbes - ggf. sogar genehmigungspflichtig. Dies dient der staatlichen Überwachung und steuerlichen Erfassung gewerblich ausgeübter Tätigkeiten.

Was ist ein Gewerbe?

Unter einem Gewerbe ist per definitionem jede erlaubte, selbständige, auf Dauer angelegte Tätigkeit zu verstehen, die zum Zwecke der Gewinnerzielung ausgeübt wird (sog. „Gewerbsmäßigkeit“) und nicht „Urproduktion“, bloße Verwaltung eigenen Vermögens oder freier Beruf ist (sog. „Gewerbsfähigkeit“).

Dass illegale Tätigkeiten per se nicht ausgeübt werden dürfen, ist dabei zunächst selbsterklärend. Angestellte Tätigkeiten stellen keine Gewerbeausübung dar, das Gewerbe...

‍Wenn Sie Online-Banking machen und Rechnungen auch per Lastschrift bei Ihren Kunden abbuchen, geht das mit Fortytools jetzt schnell und bequem.

‍"Datenträgeraustauschverfahren" (DTAUS), so heißt das Datenformat zum Austausch von Informationen zum bargeldlosen Zahlungsverkehr. In diesem Format können Sie auch Ihrer Bank automatisch mitteilen, von welchen Konten Ihrer Kunden welche Summe eingezogen werden sollen. Das spart Zeit und geht ganz einfach:

Für die Kunden, bei denen Sie direkt einziehen dürfen, vermerken Sie zunächst bei den Kundendaten unter "Zahlungsbedingungen" die Zahlungsart "Lastschrift". Falls Die diese Zahlungsart noch nicht angelegt hatten, können Sie dies unter "Einstellungen & Vorgaben" tun...

Here at fortytools we are slowly getting ready to migrate our Ubuntu 12.04 LTS machines to the shiny new Ubuntu 14.04 LTS release. I know that you are supposed to wait until the first ‘dot release’, so 14.04.1 or something similar scheduled for late Q2-2014. However if you use the 'do-release-upgrade -d’ you will be able to update to the latest development version.

Upgrading to the latest Ubuntu will also give you the new Apache 2.4 (previously it was Apache 2.2). This turned out to cause some problems.

So, after the upgrade was through (which took roughly 1 hour), heading over to this blog showed me the blog without any assets (images, styles or anything served from assets.fortytools.com). Poking around the Apache configuration a bit, I quickly tur...

Nie mehr Geburtstage vergessen. Zu allen in Fortytools erfassten Personen können jetzt auch die Geburtsdaten hinterlegt werden. In der Übersicht, die immer beim Start von Fortytools angezeigt wird, werden dann die Geburtstage der nächsten 10 Tage angezeigt. So haben Sie die Daten immer im Blick und können Ihren Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern pünktlich gratulieren.

Für alle Fortytools-Dokumente, die an die Kunden versendet werden, können jetzt individuelle Vorlagen hinterlegt werden. So können Sie Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine noch flexibler Ihrem Design anpassen. Und: Es geht ganz einfach.

Bisher konnte eine PDF-Seite als Hintergrund für alle Dokumente hinterlegt werden. Jetzt können Sie für alle vier Dokumentarten jeweils verschiedene Vorlagen hochladen. Und das geht so:

Unter „Einstellungen & Vorgaben“ den Menüpunkt „Briefpapiere & Schriften“ wählen. Dort den Hintergrund als PDF-Datei hochladen und danach das Briefpapier der gewünschten Dokumentart zuordnen. Fertig.

Außerdem neu: es können jetzt unterschiedliche Vorlagen für die erste Seit...

Nach dem neuen CSV-Export für Rechnungen (mehr dazu) können jetzt auch Kundenlisten als CSV-Dateien ausgegeben werden. Besonders praktisch ist dies im Zusammenhang mit den Stichworten (Tags).

In der Ansicht „Kunden“ befindet sich hinter der Überschrift „Alle Kunden“ das Symbol zum CSV-Export (1). Das CSV- Format wird in Excel, aber auch allen anderen gängigen Tabellen-Kalkulations-Programmen geöffnet. Mit dieser Funktion können Sie also alle Arten von Listen erzeugen, zum Beispiel für Serienbriefe oder einfach zum Ausdrucken als aktuelle Telefonliste.

Ihnen stehen dabei verschiedene Möglichkeiten zur Filterung zur Verfügu...

Bisher werden Artikel über Lieferscheine abgerechnet. Jetzt gibt einen neuen Weg, der dies für viele Anwender vereinfacht: Direkt in der Rechnung.

Im Rechnungsformular ist ein neuer Button eingefügt worden.

Mit dieser neuen Funktion können die unter „Einstellungen & Vorgaben“ angelegten Artikel direkt auf Rechnungen übernommen werden. Somit werden sie nun auch ohne vorherige Erzeugung eines Lieferscheins direkt in Rechnung gestellt.

Ansonsten halten wir uns mit Ankündigungen ja strikt zurück, aber dieses Mal machen wir eine Ausnahme: Demnächst werden die Artikel auch in Angeboten und Aufträgen verfügbar sein und die Arbeit mit Fortytools wird wieder ein wenig einfacher.

Also: Bis bald :-).

 

Bisher bot Fortytools bereits den PDF-Export von Rechnungen aus den Monatsarchiven. Entweder alle zusammen in einer Datei, oder jede einzeln, gesammelt in einem ZIP-Archiv. Nun ist mit dem CSV-Export die Möglichkeit hinzugekommen, die Rechnungsdaten direkt als Excel-Datei auszugeben.

Hierzu wählen Sie in der Ansicht „Rechnungen > Archiv“ in der rechten Seitenspalte den neuen Menüpunkt „Als CSV-Datei“:

Wenn Sie die Datei öffnen, sehen Sie eine Auflistung der Rechnungen und können diese nun, wie in Excel üblich, beliebig sortieren und filtern:


Das Format CSV wird übrigens von jedem gängigen Tabellen-Kalkulations-Programm geöffnet. Mit dieser neuen Funktion können Sie jetzt also Umsatzstatistiken nach Ihren in...