Aufbewahrungsfristen – Ab wann darf geschreddert werden

Man kennt es nur allzu gut, jedes Geschäft, ob nun abgeschlossen oder vorbereitet, bringt Papiere mit sich, welche archiviert werden müssen, um im Zweifelsfall vorgelegt zu werden. Doch wie lange ist man als Unternehmer zur Aufbewahrung verpflichtet? Ab welchem Zeitpunkt kann der Schredder seinen Dienst beginnen? Hier werden wir die zentralen Punkte der Aufbewahrungsfrist vorstellen, um Ihnen Klarheit über die Archivierung zu verschaffen.

Zu allererst sei gesagt, dass die Aufbewahrungspflicht und die damit verbundenen Fristen selbstverständlich einen Sinn haben, einerseits den Eigennutzen, auf Geschäftsdokumente aus einem bestimmten Zeitraum zugreifen, andererseits um bei Rechtsstreits oder Prüfungen die entsprechenden Dokumente vorlegen zu können. 

Sowohl das Handelsrecht (§§ 238 und 257 HGB) als auch das Steuerrecht (§ 147 AO), welche größtenteils übereinstimmen, sehen diese Pflichten für kaufmännische Dokumente von eingetragenen Kaufmännern (GmbH, KG, AG, OHG etc.) vor, nur bei Selbständigen und Kleinunternehmen weichen die Fristen ab. Hierbei wird zwischen zwei Standardfristen unterschieden:

- Sechs Jahre

- Zehn Jahre 

Die sechsjährige Frist gilt u.a. für Handelsbriefe (empfangene und versendete) und steuerrelevante Unterlagen, wie z.B. Mahnungen, Versicherungsunterlagen, Verträge sowie erhaltene und realisierte Angebote.

Die Zehn-Jahres-Frist hingegen gilt für sämtliche in der Buchhaltung relevanten Dokumente, wie die Eröffnungsbilanzen, Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Inventare, Steuererklärungen, Rechnungen und Buchungsbelege, Kontoauszüge etc.

Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht können u.a. zu Schätzungen durch das Finanzamt, welche zu höherer Besteuerung, aber auch zu Bußgeldern wegen Steuerhinterziehung und sogar Haftstrafen führen können. Daher ist es ratsam alle Unterlagen mindestens bis zum Ablauf der Frist und im Zweifel besten allerdings noch etwas länger aufzubewahren. Hierbei ist es unerheblich, ob die archivierten Dokumente in schriftlicher oder digitaler Form vorliegen. Rechnungen sollten vorsorglich eingescannt oder fotokopiert werden, um sie gegebenenfalls mit den Originalen (welche leider zur Vergilbung neigen) zu archivieren. Die Lesbarkeit der Dokumente ist hierbei, im Sinne der Buchführungspflichten, eine gesetzliche Verpflichtung.  

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Abschluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Ein Dokument darf somit erst nach Ende der Jahresfrist in den Schredder bzw. Papierkorb wandern, nicht nach Ablauf des Ausstellungs- (z.B. eine Restaurantrechnung, welche im Mai erstellt wurde) bzw. des Eintragungsdatums. Auch Versand- und Empfangszeitpunkte sollten nicht für die Errechnung des Ablaufs der Frist verwendet werden. Achtung: es handelt sich in jedem Fall um das Kalenderjahr, nicht das Geschäftsjahr, welches von Ersterem abweichen kann! Errechnen sie das Ablaufdatum also immer ab Beginn des nächsten Kalenderjahres. Eine 2010 Ausgestellte Rechnung verwirkt ihre Vorlagepflicht erst im Jahr 2021. 

In bestimmten Fällen gilt die Aufbewahrungsfrist über den gesetzlichen Standard hinaus, diese Sonderfälle sind z.B. laufende oder abgeschlossene Außenprüfungen des Finanzamts (im zweiten Fall nur wenn Sie Einspruch einlegen) oder Delikten welche steuerstraffähig sind. Auch bei eigenen Steueranträgen sollten die Dokumente bis zu deren Abschluss aufgehoben werden.