XRechnungen und öffentliche Aufträge – Alle wichtigen Infos für das Gebäudereinigerhandwerk

Arbeiten für öffentliche Auftraggeber sind häufig kompliziert, da an den Staat gebundene Einrichtungen einer anderen Logik und anderen Regeln folgen als Private Firmen. Auch beim Thema Rechnungen ist das alles nicht ganz einfach. Seit November 2020 müssen alle Lieferanten von Arbeits- und Dienstleistungen über 1.000 Euro, also auch Gebäudereinigungsfirmen, ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auf elektronischem Wege einzureichen. Hierfür wird das XRechnungs-Format verwendet. Was es damit auf sich hat erfahren Sie hier.

Schon seit 2019 gilt die Pflicht zur Annahme elektronischer Rechnungen auf Bundesebene, mittlerweile ist dies auch auf Landes- und Kommunalebene der Fall. Dies führt aufgrund des Föderalismus zu Problemen, da für Bund und Länder andere Regeln gelten. Dazu jedoch später mehr. Wichtig ist es zu wissen, dass seit Ende 2020 eine Pflicht für elektronische Rechnungen für alle öffentlichen Auftragnehmer gilt. Hierbei wird das XRechnungs-Format verlangt. Sollte eine Rechnung das maschinell lesbare Format nicht respektieren, dann wird die Zahlung abgelehnt. Wenn Ihre Firma also für die Betreuung von öffentlichem Gebäude, wie z.B. die Reinigung von Schulen oder Ortsämtern, beauftragt wird, müssen Sie eine XRechnung ausstellen. Als Subunternehmer sind Sie allerdings nicht dazu verpflichtet.

Was ist eine XRechnung?

Doch worum handelt es sich hierbei überhaupt? Was fordert der Gesetzgeber da von uns? Zuerst sei gesagt, dass sich dieses Thema einfacher gestaltet, als es auf den ersten Blick erscheint. XRechnungen basieren auf dem XML-Format und sind, ähnlich jenen im ZUGFeRD-Format, maschinell lesbare Rechnungen, mit bloßem Auge wirken diese eher unleserlich und sind auch dementsprechend schwer (bis unmöglich) per Hand zu erstellen. Durch ihr strukturiertes Datenformat kann die XRechnung direkt elektronisch vom öffentlichen Auftraggeber weiterverarbeitet werden. Alle Rechnungen dieser Art müssen, nach einer Registrierung, über den Zentrales Rechnungseingang des Bundes (ZRE) eingereicht werden. Hier finden Sie u.a. auch ein Webformular zur Erstellung von XRechnungen.

Achtung: der ZRE ist nur für an den Bund gestellte Rechnungen nutzbar. Sollten Sie den Auftrag eines Bundeslandes oder einer Kommune abrechnen wollen, müssen Sie sich dementsprechend über deren Portale informieren. Hilfe finden Sie hier.

Welche Informationen muss die XRechnung beinhalten?

Der Bund fordert folgende Inhalte, welche in jedem Fall auf der XRechnung stehen müssen:

Leitweg-ID
Bankverbindung
Zahlungsbedingungen
Eine E-Mail- oder De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Lieferantennummer (sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde)
Bestellnummer (sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde)

Die Leitweg-ID für Bundesaufträge und die Nutzung des ZRE erhalten Sie ebendort. Weitere Informationen zur Bundes Leitweg-ID erhalten Sie per E-Mail bei erechnung@zrb.bund.de. Bei Aufträgen von Ländern und Kommunen informieren Sie sich bei diesen über die Leitweg-ID.

Außerdem sollten die auch sonst für Rechnungen geforderten Informationen, für Ihre Buchhaltung, aufgeführt werden:

Name und Anschrift des Ausstellers und des Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
das Ausstellungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer zwecks Identifizierung
Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung sowie Zahlungszeitpunkt
im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen, die nicht im Entgelt berücksichtigt sind
Steuersatz und auf Entgelt anfallender Steuerbetrag

Aufbewahrung und Aufbewahrungsfristen von XRechnungen

Wie bei allen digitalen Rechnungen gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) auch bei XRechnungen. Diese sehen vor, dass elektronische Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufgehoben werden müssen. Außerdem müssen diese, steuer- und geschäftsrelevant, zugriffssicher im Originalformat von der Buchhaltung archiviert werden. Das bedeutet, dass diese, zwecks Aufbewahrung, nicht einfach ausgedruckt werden können. Was bei Rechnungen im XML-Format sowieso relativ sinnlos ist.

Die GoBD, genau wie das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung, sehen vor, dass steuerlich relevante digitale Dokumente unveränderbar sein müssen. Das heißt, dass diese nicht im Nachhinein bearbeitet werden können. Speicherungen in gängigen Formaten wie Word oder Excel sind daher nicht zulässig. Allerdings muss auch beim eigentlich manipulationssicheren PDF Format aufgepasst werden, da bei normalen Konvertierungen Originaldaten verloren gehen können.

Weitere Informationen zu den GoBD finden Sie in unseren Blogbeiträgen „E-Mails GoBD-konform speichern“ und „Dokumentationspflicht für Rechnungen nach den GoBD“.

Womit erstelle ich XRechnungen?

Um eine XRechnung aufzusetzen, empfiehlt es sich, eine Rechnungssoftware mit entsprechender Funktion zu verwenden. Softwarelösungen mit XML Option sorgen für schnelle Erstellung und Fehlervermeidung. Falls Sie bereits eine Software besitzen, sollte diese mit großer Wahrscheinlichkeit über eine XRechnungsfunktion verfügen, wenden Sie sich sonst am besten an den Anbieter. Sonst empfiehlt sich, vor allem bei Firmen die regelmäßig öffentliche Aufträge erhalten, die Anschaffung einer solchen Softwarelösung. Hierbei gibt es teils sogar Lösungen, welche auch die Übermittlung der XRechnungen automatisieren.

Die Alternativen sind das u.a. Eingangs Formular des ZRE (und ähnliche Formulare der Länderstellen) oder entsprechende XRechnungs Generatoren, welche online zu finden sind. Diese Eingabeoptionen sollten aber nur in Betracht gezogen werden, wenn relativ wenig bedarf an der Erstellung von XRechnungen besteht.

Unterschiede zwischen Bund und Ländern

Wie bereits erwähnt besteht ein Unterschied zwischen Bund, Ländern und auch Kommunen, was Portale und akzeptierte Rechnungsformate angeht. Dies scheint sich mittelfristig auch nicht zu vereinheitlichen. Daher gilt es sich immer über die Konditionen zu informieren. Das ist auch der Fall bei den jeweiligen Rechnungsportalen.

Auch Kommunen können vom, auf Landesebene akzeptierten, Standard abweichen. Sollte Bundesland X also alle EU-Formate akzeptieren, heißt das leider nicht, dass auch eine, sich in dem Bundesland befindliche, Kommune Neustadt Rechnungen in jenen Formaten bedingungslos akzeptiert. XRechnungen müssen per Gesetz eigentlich von allen staatlichen Ebenen angenommen werden, die Umsetzung ist aber nicht überall abgeschlossen. Der Verband elektronische Rechnung zentralisiert die neuesten Informationen auf seiner Homepage.

Wie sieht es mit ZUGFeRD aus?

Diese Unterschiede zwischen der Bundes- und Länderebene führt auch zu Problemen bei der Suche nach der Antwort zur Frage, ob das ZUGFeRD-Format eine Alternative zu XRechnungen darstellt. ZUGFeRD Rechnungen sind Aufgrund ihrer dualen Ausführung noch kompletter als XRechnungen, die XML Version wird von einer „klassischen“, von Menschen lesbaren, Rechnungsversion begleitet, welche alle Vorgaben der GoBD erfüllt.

Wie bereits in unserem Blogartikel „Online-Rechnungen im ZUGFeRD-Format ausstellen“ kombiniert ZUGFeRD PDF sowie Statistikdaten im XML-Format und erleichtert die Verarbeitung sowie Archivierung erheblich. Auch Fortytools bietet die Option die Rechnungen im Tool in diesem Format zu versenden.

Das Spezielle daran ist, dass die Rechnung dank ZUGFeRD von Menschen und Maschinen gelesen werden kann. Rein optisch entspricht die ausgestellte Rechnung einer herkömmlichen digitalen im PDF. Die enthaltene Information im XML-Format, welche identisch zu der einsehbaren PDF ist, kann wiederum von Buchhaltungssoftware eingelesen werden. Das macht eine Übertragung per OCR-Software, oder sogar manuell, überflüssig und stellt eine enorme Zeit- und Arbeitsaufwandsersparnis dar. In der Theorie erleichtert ZUGFeRD die Kommunikation zwischen Betrieben und öffentlichen Auftraggebern, da sich nicht noch extra auf ein Rechnungsformat geeinigt werden muss.

Die Annahme von ZUGFeRD-Rechnungen bei allen öffentlichen Auftraggebern ist leider, wie bereits erwähnt, nach wie vor nicht geklärt und hängt von einer Vereinheitlichung der Kriterien von Bund und Ländern ab. Der Bund akzeptiert ZUGFeRD mittlerweile, bei vielen Ländern ist dies nicht der Fall Bis dahin gilt es sich immer einzeln über die Bedingungen zu informieren.

Bei weiteren Fragen empfehlen wir die entsprechenden Portale von Bund und Ländern aufzusuchen.

Mehr zum Thema Rechnungen finden Sie, neben vielen andere Themen, in unserem Fortytools-Blog, u.a.:

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