Rechnungen per E-Mail versenden - so geht es richtig
Der Versand von Rechnungen per E-Mail ist eine ressourcensparende Alternative zur traditionellen Verschickung auf dem Briefweg. Hier erläutern wir was bei der Umstellung auf digitale Rechnungen alles zu beachten ist.
Durch die seit mehreren Jahren gelockerten Regelungen für den elektronischen Rechnungsaustausch werden digitale Rechnungen und Papierrechnungen gleichgestellt. Da die früher verpflichtende elektronische Signatur wegfällt, bedeutet dies für Klein- und Großbetriebe einen immensen Vorteil, da auf mehreren Leveln Kosten und Zeit gespart werden. Neben eindeutigen Faktoren wie Portokosten, Ausgaben für Drucker Accessoires wie Tinte, Toner und Papier oder auch Umschläge und Büromaterial zur Aufbewahrung, werden u.a. auch Lagerungskosten und Platz für Aktenordner eingespart, da digitale Rechnungen auch digitale Buchhaltung bedeutet. Außerdem ist das Ganze auch noch umweltschonend.
Zeit wird ebenfalls durch die direkte Zustellung der Rechnung an den Kunden bzw. den umgehenden Eingang einer an Sie gestellten Rechnung eingespart. Niemand muss zur Post, der Versand wird sofort registriert, das Risiko eines eventuellen Verlustes wird minimiert und alle Rechnungen können direkt an die Buchhaltung geleitet werden.
Digital = Original
Die Finanzämter erkennen die digitalen Rechnungen als Originale an, solange die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes eingehalten werden.
So muss die Rechnung u.a. für das menschliche Auge lesbar sein (sprich nicht nur aus Barcodes, Binären Formeln o.ä. bestehen), außerdem ist sie verpflichtend in einem Format auszustellen, welches, während der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist geöffnet, jedoch nicht verändert werden kann. Die meisten Experten empfehlen eine Speicherung im PDF, da dieses sowohl von Text- und Statistikverabeitungs Programmen wie Word oder Excel gespeichert werden kann. Es ist das das gängigste unveränderbare Format für diese Art von Rechnungen darstellt.
Als Standard gilt hier mittlerweile ZUGFeRD (Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), welches kostenlos ist und PDF sowie Statistikdaten im XML-Format kombiniert und die Verarbeitung sowie Archivierung erheblich erleichtert.
Achtung: Gedruckte Versionen von digitalen Rechnungen werden bei Betriebsprüfungen NICHT als Originale anerkannt. Die Rechnung gilt nur als Original, wenn sie in dem Format archiviert ist, in dem sie empfangen, bzw. versendet wurde!
Das muss auf der Rechnung stehen
Wie bereits von uns behandelt müssen nach der Umsatzsteuersenkung einige Regeln bei der Rechnungsstellung beachtet werden, hier wollen wir vor allem auf den geforderten Inhalt einer vom Finanzamt anerkannten Rechnung eingehen. Das Umsatzsteuergesetz sieht im §14 Abs. 4 folgende Angaben vor:
- Name und Anschrift des Ausstellers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
- das Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer zwecks Identifizierung
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung sowie Zahlungszeitpunkt
- im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen, die nicht im Entgelt berücksichtigt sind
- Steuersatz und auf Entgelt anfallender Steuerbetrag
Wir empfehlen außerdem die Einrichtung einer ausschließlich für Rechnungen genutzten E-Mail-Adresse, auf die von der Buchhaltung aus zugegriffen werden kann. Diese kann z.B. den Namen E-Rechnungen@fortytools.com tragen und erleichtert die Archivierung ungemein, da sie ausschließlich für Versand und Eingang von digitalen Rechnungen genutzt wird. Diese können dann bequem im Postfach organisiert werden (z.B. Aufträge, Geschäftsjahre, Kunden). Dies stellt eine zusätzliche Stütze für die schnelle Einsicht von Dokumenten dar. Die Buchhaltung kann auf diese Weise ein doppeltes Archiv ohne Mehraufwand führen.
Prüfen, verarbeiten, archivieren
Eingehende Rechnungen sollten so schnell wie möglich, bevor sie verarbeitet und archiviert werden, auf ihre Richtigkeit geprüft werden, da entweder reklamiert oder der nächste Schritt eingeleitet werden muss. Sollte eine Rechnung Fehler aufweisen, kann diese nur vom Aussteller korrigiert werden, alles andere wäre Urkundenfälschung. Geprüfte und ungeprüfte Rechnungen sollten der Übersicht halber separat geführt werden. So wird jederzeit deutlich, was noch kontrolliert werden muss. Dasselbe gilt für beanstandete und bezahlte Rechnungen. Diese sollen dann von der Buchhaltung entsprechend verarbeitet werden. Hat ihr Betrieb keine eigene Buchhaltungsabteilung, übernimmt dies der Steuerberater. Des Weiteren wird empfohlen, ein automatisiertes Backup System zwischenzuschalten, welches periodisch Kopien aller Rechnungen in eine Cloud lädt.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) gelten auch für digitale Rechnungen. Die speziellen Bestimmungen für Kleinunternehmen im Bezug auf den Umsatzsteuerausweis auf Rechnungen müssen bei der Berücksichtigung von GoB und GoBd nicht in Betracht gezogen werden. Wer beide Grundsatz Vorschriften berücksichtigt darf digitale Rechnung ausstellen.
Zustimmung per AGB
Wer nach diesem Artikel Interesse an der Umstellung auf elektronische Rechnungen hat, sollte die Zustimmung zu dieser Art der Rechnungen in seine AGB aufnehmen. Jeder Kunde, der von nun an die AGB akzeptiert, zeigt sich auch mit der Rechnung per E-Mail einverstanden. Die Zustimmung des Empfängers ist in jedem Fall gesetzlich vorgeschrieben. Ein anderer Weg ist die Bezahlung einer Rechnung, welche per E-Mail zugestellt wurde, diese gleicht dem Einverständnis zu dieser Form von Rechnung, welche von nun an permanent genutzt werden kann.
Der Umstieg lohnt sich in jedem Fall
