Inventur – die Richtige Strategie gegen den Stress

Die Inventur gilt als eine der stressigsten Angelegenheiten des Geschäftsjahrs. Wenn der Zeitpunkt für ihre Durchführung näher rückt wünschen sich viele, dass es bei diesem Mal nicht so anstrengend wird wie sonst. Der Gesetzgeber verlangt eine Inventur von allen Unternehmen, welche eine doppelte Buchführung halten müssen, dazu gehören Kommanditgesellschaften, Kapitalgesellschaften, eingetragene Kaufleute und Offene Handelsgesellschaften.

Eine gute Planung, sowie eine organisierte Durchführung können Wunder bei der Stressreduzierung wirken und gleichzeitig vor rechtlichen Konsequenzen schützen. In diesem Beitrag werden wir uns mit einigen Aspekten sowie Vor- und Nachteilen der verschiedenen Inventurformen beschäftigen. 

Jeder kennt die Situation: das (Geschäfts)Jahr neigt sich dem Ende und anstatt festlicher Stimmung hat man die nahende Inventur im Hinterkopf. Denn diese ist anstrengend. Sämtliche Vorräte müssen erfasst und ihr Wert festgestellt werden. Außerdem werden Schulden und Vermögen auf den Tag verzeichnet, sprich, es muss einmal gründlich durchgezählt werden. Dies erfordert Zeit, Konzentration und, in den meisten Fällen, die Teilnahme aller Betriebsmitglieder, wodurch der laufende Betrieb häufig unterbrochen werden muss. Doch es gibt Mittel und Wege, den Stressfaktor der Inventur zu drosseln und die Festtage eventuell doch genießen zu können.

Wieso wir auf die Weihnachtszeit eingehen? Die Inventuren der meisten Betriebe fallen auf das Jahresende, bzw. dessen Anfang, da der Schluss des Geschäftsjahres meistens mit dem des Kalenderjahres übereinstimmt. Der Einzelhandel nutzt hier häufig die ersten Tage des Januars, da zu diesem Zeitpunkt die Bestände traditionell am niedrigsten sind. Auch das Handwerk kennt das Auslaufen oder die Abnahme von Aufträgen zur Jahresfrist, weshalb in diesem Zeitraum häufig Kapazitäten für eine gründlich Inventur vorhanden sind.

Doch selbst wenn der Jahreswechsel „ausgebucht“ ist, gibt es Alternativen für die Durchführung der Jahresinventur. Der Gesetzgeber erlaubt die sogenannte Verlegte Inventur, damit Betriebe nicht zu arbeitsintensiven Zeiten zum Stopp der Tätigkeiten gezwungen werden. Dieser zeitliche Spielraum sieht vor, dass die Inventur in den letzten 3 Monaten vor bzw. den 2 Monaten nach dem Stichtag durgeführt werden kann. Hier sei allerdings zu beachten, dass die Verlegte Inventur mehr Aufwand nach sich zieht, da je nach Zeitpunkt die Vorratswerte fortgeschrieben oder zurückgerechnet werden müssen.

Eine weitere Alternative zur Stichtagsinventur stellt die Permanente Inventur dar. Hierbei werden die Vorräte per Warenwirtschaftssystem über den Zeitraum des Geschäftsjahres teilerfasst. Des Weiteren werden die elektronisch festgestellten Ergebnisse der vorhandenen Bestände mit den Bestandslisten der hypothetischen „Soll-Bestände“ abgeglichen. Der Vorteil besteht hierbei darin, dass die Mini-Inventuren je nach Bedarf durchgeführt werden und der laufende Betrieb dadurch weniger gestört wird, was vor allem für größere Unternehmen einen enormen Nutzen hat. Es könnten auch sogenannte Stichproben-Inventuren ausgeführt werden. Hier werden Teile der Vorräte erfasst und anhand von früheren Listen und Erfahrungswerten der Gesamtbestand errechnet. Auch wird mithilfe des Warenwirtschaftssystems die Differenz zwischen theoretischen und realen Beständen errechnet.  Allerdings muss auch bei der Zulassung zur Permanenten Inventur sowie der Stichprobenvorgehensweise alle 3 Jahre eine „normale“ Inventur durchgeführt werden.

Es sollte auch bei jeder Klarheit darüber herrschen, dass Inventuren nicht nur anstrengend sind, sondern auch einen praktischen Vorteil für jeden Betrieb haben. Die Inventur der Bücher zeigt auf, wie die finanzielle Lage aussieht, wieviel finanzielle Mittel für eventuelle Konsolidierungen oder Expansionen bereitstehen und hilft dabei Probleme mit dem Fiskus zu vermeiden. Die Inventurlisten und sämtliche anderen Erfassungen sollten für mindestens zehn Jahre aufgehoben werden (Stichwort steuerliche Aufbewahrungsfrist) und im Zweifelsfall beim Finanzamt vorgelegt werden können.

Die physische Erfassung aller vorhandenen Waren wiederum sorg für Klarheit über den Zustand der eigenen Vorräte und hilft eventuelle Fehlmengen ausfindig zu machen und möglichen "Lecks" zu erfassen. Diese können einerseits durch Verderb oder Verflüchtigung der Waren aber auch durch Fehler (menschliche und elektronische) im Buchungssystem oder Diebstahl auftreten. Um letzterem entgegen zu wirken sollten auch bei der Durchführung der Inventur einige Faktoren beachtet werden.

Der Inventurprozess selbst muss, wie bereits gesagt, gut geplant sein, hierbei ist es wichtig, einige Faktoren zu beachten. So sollte, wenn möglich, betriebsfremdes Inventur-Personal beschäftigt werden, häufig wird hier auf Studenten und Minijobber zurückgegriffen, welche bei der Erfassung helfen. Der komplette Prozess kann auch an eine auf Inventur spezialisierte Firma abgegeben werden, hier sollte man eine Kosten-Nutzen-Rechnung aufstellen. Die Spezialisten lohnen sich bei großen Betrieben allerdings in den meisten Fällen.

Die im Prozess involvierten eigenen Mitarbeiter sollten Inventurarbeiten außerhalb ihres Fachbereichs durchführen, um die Neutralität der Zählungen zu gewährleisten und "Lecks“ als solche erkennen zu können. Der extrem Fall Diebstahl im Betrieb kann nur von nicht involviertem Personal aufgedeckt werden. Die Inventurteams sollten am besten aus 3 Personen bestehen, ein Mitglied zählt die vorhandenen Waren, ein Mitglied erfasst die Bestände (per Inventurliste und/oder Barcodescanner), das dritte Mitglied kontrolliert die korrekte Durchführung und hilft den beiden anderen bei ihren Aufgaben und der ordnungsgemäßen Rücksortierung der Vorräte. Außerdem sollten mehrere Inventurleiter aufgestellt werden, welche sich zwischen den 3er Teams bewegen und als Qualitätskontrolle fungieren. Das Ergebnis einer erfolgreichen Inventur ist das sogenannte Inventar, welches die finanziellen und sachlichen Bestände eines Unternehmens, wie Anlagen, Schulden, Patente und auch Grundstücke und Gerätschaften, genaustens darstellt.

Zur Aufstellung des Inventars kommt man über die Einhaltung der vier „W“:

• Wer
• Wie
• Wann
• Wo

Die präzise Planung und Zuteilung der vier „W“ reduziert die Stressfaktoren der Inventur ungemein und garantiert die höchstmögliche Reibungslosigkeit der Abläufe. Natürlich kann es immer zu unverhofften Situationen führen, die richtig Strategie dämmt der Vorkommen allerdings merklich ein. 

Das Inventar ist aufgestellt? Glückwunsch, Sie haben nun ein bis drei Jahre Pause und können sich eventuell doch auf Weihnachten freuen.