Das neue Jahr steht vor der Tür und für Unternehmen und Steuerbüros stehen so manche Aufgaben zum Jahreswechsel an. Bei vielen zum Beispiel auch die Vergabe neuer Rechnungsnummern. In gängiger Software für Dienstleister, wie auch bei Fortytools, lassen sich Rechnungsnummern über die sogenannten Nummernkreise bestimmen. Lesen Sie im Folgenden, wann es Sinn macht, Rechnungsnummern systematisch zu vergeben, mit der Jahreszahl, oder einfach bei Nummer 1 anzufangen und von da an fortlaufend durchzunummerieren und worauf Sie bei der Vergabe achten müssen.

Prinzip der Einmaligkeit von fortlaufenden Rechnungsnummern

Wer Rechnungsnummern an Jahreszahlen knüpft, muss nun beim Jahreswechsel entsprechende Einstellungen vornehmen. Sprich: Man stellt im System ein, dass die erste Rechnung, die im neuen Jahr geschrieben wird, auch wirklich mit der Jahreszahl des neuen Jahres beginnt.

Doch was gibt es eigentlich für Vorgaben, was Rechnungsnummern angeht?

Zum einen gehören Rechnungsnummern zu den Pflichtangaben auf Rechnungen, d. h. auf jeder Rechnung muss eine Rechnungsnummer zu finden sein. Zum anderen darf diese nur einmal vergeben werden – hierbei handelt es sich um das sogenannte „Prinzip der Einmaligkeit“. Alle weiteren Vorgaben bzgl. des Nummernsystems von Rechnungen finden sich gesammelt in §14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes.

Nachvollziehbare Rechnungsnummern

Eine weitere wichtige Vorgabe ist die, dass Rechnungsnummern einem nachvollziehbaren System entsprechen müssen. Das heißt soviel wie: Jemand Externes, z. B. das Finanzamt, muss die Buchhaltung eines Unternehmens mit Hilfe der Rechnungsnummern nachvollziehen können. Dies ist u. a. wichtig, damit das Finanzamt bei einer potenziellen Prüfung sehen kann, wie viele Rechnungen in einem Unternehmen im Laufe eines Jahres geschrieben wurden.

Mit welcher Rechnungsnummer soll ich beginnen?

Oberstes Credo bei der Vergabe der Rechnungsnummern sollte also die Nachvollziehbarkeit sein. Viele Unternehmen entscheiden sich deshalb dafür, einfach bei Rechnungsnummer 1 zu beginnen und ab da fortlaufend durchzunummerieren.

Der einzige „Haken“ an dieser Sache: Ein Existenzgründer oder eine Gründerin, die sich gerade selbständig gemacht hat und ihre allerersten Rechnungen schreibt, möchte mit der Rechnungsnummer 1 evtl. nicht unbedingt als „Newcomerin“ erkannt werden. In diesem Fall spricht rein gar nichts dagegen, einfach mit einer höheren Rechnungsnummer zu beginnen und so zu tun, als hätte man schon 250 Rechnungen geschrieben.

Wieder andere Unternehmen möchten zumindest, dass die Rechnungsnummer mit dem jeweiligen Kalenderjahr anfängt, sprich 2022-0001, 2022-0002 usw. Gegen solch eine Nummerierung spricht auch von Seiten des Gesetzgebers nichts. Laut §14 UStG ist es bei der Erstellung der Rechnungsnummer zulässig, „eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden“. Eine Nummerierung wie 20230001 für die 1. Rechnung 2023 ist also laut §14 UStG völlig in Ordnung. Bei einem Jahreswechsel bleibt die Nachvollziehbarkeit dabei erhalten und man darf beispielsweise von 2022-345 auf 2023-001 springen.

Nummernkreise für das neue Jahr in Fortytool anpassen

Wie Sie in Fortytools die Nummernkreise für Rechnungen, Angebote oder Lieferscheine individuell einstellen, können Sie Schritt für Schritt in unserer Online-Hilfe im Absatz Nummernkreise nachlesen: Nummernkreise