Durch das Bundesurlaubsgesetz ist geregelt, dass Arbeitnehmer:innen in Deutschland Anspruch auf mindestens 24 Werktage Erholungsurlaub bei einer Fünftagewoche haben. Wenn gegen Ende des Jahres noch nicht alle Tage genommen wurden, kommt bei vielen Angestellten oder Arbeitgebenden die Frage auf: Wie viel Resturlaub gibt es noch und bis wann muss dieser genommen werden? Welche Regeln und Ausnahmen es im Zusammenhang mit dem Urlaub gibt und worauf Sie als Arbeitgeber:in achten müssen, erfahren Sie hier.

Urlaubsübertragung ins nächste Jahr

Das Bundesurlaubsgesetz ist hierbei eindeutig: “Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden. Auf Verlangen des Arbeitnehmers ist ein nach § 5 Abs. 1 Buchstabe a entstehender Teilurlaub jedoch auf das nächste Kalenderjahr zu übertragen.” 

Dringende persönliche Gründe können zum Beispiel Arbeitsunfähigkeit oder Erkrankung Angehöriger sein, die gepflegt werden müssen. Betriebliche Gründe können zum Beispiel technische Probleme im Betriebsablauf oder termin- und saisongebundene Aufträge sein.

Ein Antrag ist für die Übertragung nicht nötig (haufe).

Urlaubsverfall und Verjährung

Bisher war die Regelung so, dass der übertragene Resturlaub aus dem Vorjahr zum 31. März verfällt oder spätestens nach 3 Jahren. Dies hat nur noch bedingt Gültigkeit. Urlaub darf nur noch unter strengen Voraussetzungen verfallen.

Der Europäische Gerichtshof entschied im September 2022, dass Arbeitgeber:innen verpflichtet sind, die Mitwirkungspflichten nachzuweisen. Dabei sollten außerdem unbedingt weitere Ausnahmen, wie Elternzeiten und Mutterschutz beachtet werden.

Mitwirkungspflicht durch Arbeitgeber:innen

Die Regelungen des Europäischen Gerichtshofs haben Einfluss auf das deutsche Urlaubsgesetz: Arbeitgebende müssen Angestellte “klar und rechtzeitig” dazu auffordern, den Urlaub zu verbrauchen und darauf hinweisen, dass dieser sonst verfallen kann.

Um auf Nummer Sicher zu gehen, sollten Sie Ihren Mitarbeitenden z.B. zu Jahresbeginn über die ihnen zustehenden Urlaubstage informieren und über die möglichen Folgen nicht beantragter bzw. wahrgenommener Urlaubstage aufklären. In der zweiten Jahreshälfte sollte noch einmal auf die Endlichkeit der Urlaubstage hingewiesen werden, gesetzestreu auch wieder in schriftlicher Form, um im Zweifelsfall einen Nachweis der eingehaltenen Hinweispflicht liefern zu können.

Wichtig ist es, sich darüber im Klaren zu sein, dass jeder, ins nächste Kalenderjahr übertragene Urlaubstag eine Rückstellung in Ihrer Bilanz bedeutet. Dies ist für den Fall, dass Mitarbeitenden mit Resturlaub gekündigt wird, nötig. Das hat zur Folge, dass der zu versteuernde Gewinn niedriger ausfällt. Die Höhe der zu erfassenden Rückstellungen hängt vom Urlaubsentgelt ab, Sie können hierbei entweder einen Durchschnittswert für alle Beschäftigten errechnen, oder den Rückstellungswert für jede:n Mitarbeiter:in einzeln erstellen.

Sonderfälle Urlaubsgesetz

Sonderfälle wie Krankheit, Schwangerschaften, Kündigungen oder das Ableben von Mitarbeitenden haben im Falle des Resturlaubs per Gesetz einen Sonderstatus.

Auch bei Langzeiterkrankten darf der Urlaub nicht einfach verfallen. Auch hier muss auf die Mitwirkungspflicht geachtet werden: Wurde nicht auf den möglichen Verfall der Urlaubstage hingewiesen, darf der Urlaub aus dem Jahr, in dem noch gearbeitet wurde, nicht verfallen.

Bei Schwangerschaft werden die ausstehenden Urlaubstage wiederum auf den Zeitraum nach der genommenen Elternzeit übertragen. Eine Schwangerschaft ist somit kein Grund, Resturlaub nicht zu gewähren. Denn auch wenn „das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit oder es im Anschluss an die Elternzeit nicht fortgesetzt“ wird, muss der Arbeitgeber den angefallenen Resturlaub genehmigen (§17, Abs. 2, Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz). 

Recht auf Auszahlung und nachträgliche Einforderung

Kündigungen im Zusammenhang mit Resturlaub sind eine besondere Angelegenheit, denn hierbei kann es, bei gegebenen Umständen, zu einer Auszahlung der nicht genommenen Erholungszeit kommen. Wenn ein ordentlich gekündigter Mitarbeiter (mehr dazu in unserem Blogbeitrag „Ordentliche Kündigung von Angestellten“) länger als 6 Monate im Betrieb war, hat er automatisch Anspruch auf den vollen Jahresurlaub. Wenn er aufgrund der Kündigung nicht mehr alle Urlaubstage wahrnehmen kann, müssen diese vergütet werden. Hierbei ist der Zeitpunkt der Kündigung wichtig. Vor dem 1. Juli liegt der Anspruch bei einem Zwölftel des Jahresurlaubs pro vollem, im Betrieb verbrachten, Monat. Wenn also zum 31. März gekündigt, dann sind es drei Zwölftel des Jahresurlaubs.

Auch bei fristlosen Kündigungen kann es Anspruch auf Auszahlungen geben. Der Arbeitnehmer wird in diesen Fällen entweder in den bezahlten Urlaub geschickt oder aber direkt finanziell für den Resturlaub entschädigt. In beiden Fällen sind sie dazu verpflichtet, den im laufenden Kalenderjahr genommenen Urlaub des gekündigten Angestellten zu bescheinigen.

Ansonsten gibt es kein Recht auf entgeltlichen Ausgleich für den Resturlaub. Neben den Kündigungen ist das Ableben der einzige Fall, in dem eine finanzielle Entschädigung ausgezahlt werden muss. Hierbei haben die Erben ein Anrecht auf die Auszahlung des angefallenen Resturlaubs.

In jedem Fall ist man als Arbeitgeber:in immer dazu verpflichtet, die Mitarbeitenden zur Nutzung der Urlaubstage im laufenden Jahr aufzufordern und auf den sonst möglichen Verfall des Resturlaubs hinzuweisen.

Abwesenheitskalender und Serienbriefe mit Fortytools

Fortytools hilft Ihnen dabei immer mit der Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeitenden auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Im Abwesenheitskalender können die Urlaubstage nachvollzogen werden und zum Beispiel über Serienbriefe können Sie der Mitwirkungspflicht nachkommen und die Mitarbeitenden über den möglichen Verfall des Urlaubs aufklären.