Rechnungsnummern – darauf muss in der Alltagshilfe geachtet werden
In jeder wirtschaftlichen Tätigkeit schreibt und erhält man Rechnungen, auch in der Alltagshilfe ist man deren Ein- und Ausgang gewöhnt. Jede Rechnung ist mit einer einmalig vergebenen Rechnungsnummer versehen, welche gesetzlich vorgeschrieben ist. Hier erfahren Sie, was es bei der Vergabe von Rechnungsnummern alles zu beachten gibt.
Zu den, bereits in unserem Artikel „Rechnungen per E-Mail versenden - so geht es richtig“ behandelten, Konditionen für Rechnungen gehören auch die Rechnungsnummern.
Zuallererst sollte man sich darüber im Klaren sein, was der Gesetzgeber für Vorgaben an Rechnungsnummern stellt. Diese sind gar nicht so streng wie man es eventuell erwarten würde. § 14 Abs. 4 UStG sieht „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“ vor, womit die Rahmenbedingungen für die Vergabe gestellt sind.
Zahlen und Buchstaben
Der Gesetzestext schließt Buchstaben nicht aus, weshalb es üblich ist, diese in Rechnungsnummern einzuarbeiten, um jene weiter zu spezifizieren. Dies bietet sich an, um die Rechnungen leichter unterscheiden und gleichzeitig sogenannte Rechnungsnummernkreise aufstellen zu können. Die Kreise sind nützlich um verschiedene Kunden, Filialen, Auftragstypen oder auch rechnungsstellende Mitarbeiter zu unterscheiden. Der Aufbau ist dabei Ihnen überlassen, es muss nur darauf geachtet werden, nicht zu viele Bindestriche, Buchstaben und Zahlen in eine Rechnungsnummer einzufügen.
Am übersichtlichsten sind kurze, klar zu identifizierende Kombinationen, am besten mit Datum und einer diesem zuordenbaren Nummer, z.B. 2021-12-20-04. Zusätzlich könnten dann noch Buchstabenkombinationen eingefügt werden, welche den Aussteller, den Kunden, den jeweiligen Geschäftsbereich oder eine Filiale offensichtlich macht. Aus 2021-12-20-04, kann so etwa bei einer von der Hamburger Filiale ausgestellten Rechnung HH-2021-12-20-04 werden.
Lückenlosigkeit
Rechnungsnummern müssen übrigens nicht lückenlos sein, also nicht zwingend bei 1 beginnen. Dies hilft allerdings bei der Übersicht über die Nummern. Auch die, in vielen Neu- und Kleinbetrieben vorhandenen, Zweifel, dass die vermeintlichen Offensichtlichkeit der (geringen) Anzahl der erhaltenen Aufträge, bei Kunden ein Gefühl der mangelnden Erfahrung erzeugen könnte, sollten nicht dazu führen, dass Rechnungsnummern bei 100 beginnen.
Mit unserem Beispiel behebt man dieses Problem ganz einfach, da nur die am Ausstellungstag erstellten Rechnungen vom Kunden einsehbar sind. Es ist auf diese Weise völlig egal, ob Sie an dem Tag, in der Woche oder dem Monat nur eine Rechnung ausgestellt haben, der (neugierige) Kunde wird dies nicht von der im Beispiel genannten Rechnungsnummer ableiten können.
Konsequenzen fehlerhafter Rechnungsnummern
Kurze Rechnungsnummern helfen vor Fehlern und erleichtern deren Ausstellung. Fehler können, wie in allen Bereichen des Lebens, leider immer vorkommen, diese zu reduzieren, und am besten zu vermeiden, sollte Teil der Arbeitsroutine sein. Bei Rechnungsnummern können angehäufte Fehler allerdings auch rechtliche Konsequenzen haben. Denn das Finanzamt kann fehlerhafte Rechnungen als Belege steuerlicher Relevanz beanstanden und ablehnen. Ihrer Buchhaltung fehlen dann Belege zu registrierten Buchungen.
Fehlende, doppelte oder fehlerhafte Rechnungsnummern können auf diese Weise zu Nachzahlungen des Vorsteuerabzugs führen, was schnell teuer werden kann – auch für den Kunden. Im schlimmsten Fall kommt es zu einer Betriebsprüfung und Schätzungen durch das Finanzamt, welches Aufgrund fehlender Belege ihre komplette Buchhaltung in Frage stellen kann. Falls Sie mehr über mögliche Kontrollen durch den Fiskus erfahren wollen klicken Sie hier: „Kassennachschau – wenn das Finanzamt zu Besuch ist“.
Sollte ein Kunde Aufgrund von Nachlässigkeit Ihrerseits zu Nachzahlungen gezwungen werden, sieht er sich schnell nach Alternativen zu ihrem Betrieb um. Rechnungen mit fehlenden fortlaufenden Rechnungsnummern müssen außerdem vom Kunden erst bei Eintreffen der korrigierten Rechnung bezahlt werden. Ob die Unterschrift unter einer Rechnung nötig ist erläutern wir hier („Rechnungen unterschreiben - muss das sein?“).
Ausnahmen
Von der Nummernpflicht ausgenommen sind Rechnungen zu Dauerleistungen, welche andere Identifikationsnummern voraussetzen. Außerdem Rechnungen zu Beträgen bis zu 250 Euro und Gutschriften (mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel „Das Gutschriftverfahren – wofür ist es eigentlich gut?“), welche immer vom Empfänger ausgestellt werden.
Falsche Nummern korrigieren
Fehlerhafte Rechnungsnummern sollten, aufgrund der beschriebenen Konsequenzen, immer unverzüglich korrigiert werden, vor allem wenn eine Nummer doppelt verwendet wurde. Bei der Korrektur macht es einen Unterschied, ob die entsprechende Rechnung bereits in der Buchhaltung gebucht wurde oder nicht.
Eine gebuchte Rechnung mit fehlerhafter Nummer muss bei Identifizierung in der Buchhaltung storniert werden. Außerdem muss eine neue Rechnung, mit neuer Rechnungsnummer, ausgestellt werden, welche wiederum gebucht werden muss. Diese ist als Rechnungskorrektur auszuweisen und muss der korrigierten Rechnung einwandfrei zuordenbar sein, weshalb die ursprünglich angegebenen Rechnungsdaten, welche ja korrekt waren, auf der neuen Rechnung aufgeführt werden müssen.
Eine nicht gebuchte Rechnung mit falscher oder fehlerhafter Rechnungsnummer macht weniger Umstände, da keine buchhalterische Stornierung erforderlich ist. Es reicht eine Rechnungskorrektur mit neuer Nummer und der Erwähnung der zu ersetzenden Ursprungsrechnung.
Es empfiehlt sich selbstverständlich auch, alle eingehenden Rechnungen auf fortlaufende Nummern zu kontrollieren, da, wie erwähnt, Nachzahlungen der Vorsteuer anfallen könnten.
Wie man Online-Rechnungen im ZUGFeRD-Format ausstellt erfahren Sie auch in unserem Blog, professionelle Rechnungen können Sie ganz einfach mit Fortytools schreiben.
