Lohnabrechnung für Gebäudereiniger schnell und einfach vorbereiten
Auch am Reinigungsgewerbe geht die Entwicklung, die sich derzeit durch alle Branchen zieht, nicht vorbei: Immer mehr Unternehmen machen ihre Lohnabrechnung mit Hilfe von Online-Lösungen wieder selber – und sparen somit sowohl Zeit als auch Kosten. Am wenigsten Aufwand hat dabei, wer eine Lohnsoftware mit einer Schnittstelle für den Datenaustausch nutzt. Denn so können beispielsweise erfasste Zeiten von Reinigungskräften direkt an die Lohnsoftware übertragen und in den entsprechenden Lohn umgerechnet werden.
Dank der einfachen Handhabung der Online-Lohnprogramme sparen Reinigungsunternehmen, die die Gehaltsabrechnungen damit selber erledigen, in der Regel schon viel Aufwand – auch wenn natürlich ein paar Faustregeln beachtet werden müssen, um die eingesparte Zeit nicht an anderer Stelle wieder zu verlieren. Doch egal, wie viel Arbeit einem eine gute Lohnsoftware abnehmen kann – nach wie vor muss sich ein Mitarbeiter darum kümmern, die entsprechenden Lohndaten in das System einzugeben.
Gehälter, Löhne, Nachtzuschläge.. was es zu berücksichtigen gilt
In der Regel gilt es für diesen Mitarbeiter, viele Dinge zu beachten: So wird manchen Mitarbeitern ein monatlich festes Gehalt gezahlt, während andere einen Lohn erhalten, der aufgrund der tatsächlich geleisteten Stunden berechnet wird. Und wieder andere beziehen ein Grundgehalt, auf das der Lohn für die gearbeiteten Stunden quasi noch „oben drauf“ kommt.
Zudem unterscheiden sich meist nicht nur die festen monatlichen Gehälter der verschiedenen Mitarbeiter, sondern oft auch noch die Stundenlöhne. Außerdem kommt dazu, dass beispielsweise bei Einsätzen zwischen 22.00 Uhr und 6.00 Uhr Nachtzuschläge anfallen, für die dann wiederum andere Steuern und Sozialversicherungsbeiträge abzuführen sind.
Datenübertragung muss keine Fehlerquelle sein
All dies gilt es erst einmal in der eigenen Software für Einsatzplanung und Zeiterfassung zu vermerken: Stundenlöhne müssen hinterlegt, Einsätze geplant und Zeiten erfasst werden. Ist all dies korrekt erfolgt, müssen die Daten im nächsten Schritt an die Lohnsoftware übertragen werden. Da der Datenexport aus einer Anwendung und der anschließende Import in eine andere aber leider eine häufige Fehlerquelle darstellt, sollte hier nach Möglichkeit mit einer Schnittstelle gearbeitet werden.
Diese verknüpft beide Programme miteinander und ermöglicht so den schnellen und fehlerfreien Datenaustausch. So können Reinigungsunternehmen, die zum Beispiel viele Mitarbeiter auf Stunden-Basis beschäftigen, schnell und einfach deren erfasste Zeiten an die Lohnsoftware übertragen – zu den jeweiligen Konditionen, bei Bedarf mit Nachtzuschlägen etc. Somit ist die Erstellung der Gehaltsabrechnungen bereits bestens vorbereitet.
Fazit: Schnittstellen machen das Leben leichter
Reinigungsunternehmen, die eine Lohnsoftware zur Erstellung ihrer Gehaltsabrechnungen nutzen (wollen), sollten also möglichst darauf achten, dass diese eine Schnittstelle zum im Betrieb genutzten Programm anbietet. Ohne Gefahr von Übertragungsfehlern können die Lohn-relevanten Daten dann nämlich schnell und einfach an die Lohnsoftware übermittelt werden, und die Gehaltsabrechnungen sind tatsächlich im Handumdrehen erstellt.
Eine Online-Lösung für Lohnabrechnung bietet unser Partner Sage Entgelt & Personal. In Kürze wird die Schnittstelle zwischen Fortytools und Sage fertig gestellt sein, sodass dann zum Beispiel erfasste Zeiten aus Fortytools zu Sage übertragen und die entsprechenden Gehaltsab-rechnungen im Nu erstellt werden können. Wir halten Sie hierzu natürlich auf dem Laufenden.
