Digitalisierung in der Gebäudereinigung

Die Branche im Umbruch - eine Software für alle Geschäftsbereiche

Neue Technologien verändern die Zukunft. Cloud-basierte Softwarelösungen halten Einzug und werden die gesamte Reinigungsbranche nachhaltig prägen. Künstliche Intelligenz (KI), moderne Sensorik im Internet der Dinge (IoT) und vollständig automatisierte Routineprozessen gelingt die Digitalisierung innerhalb weniger Jahre, was bis vor kurzem noch undenkbar erschien: Ein Innovationsschub sorgt für neue Impulse.

In der Reinigungsbranche erkennt man den Bedarf und investiert seit den vergangenen fünf Jahren kräftig. Bis zu 250 Millionen Euro pumpt der Markt in moderne Konzepte wie spezifische Software, Vermittlungsportale oder technische Errungenschaften. Das birgt für zahlreiche kleine und mittelgroße Unternehmen enorme Chancen. Wer sich online präsentiert und auf digitale Automationsabläufe setzt, pusht seinen Betrieb und wird nicht ins Hintertreffen geraten. Ein wesentlicher Vorteil im Wettstreit um Aufträge und Kunden.

Die Reinigungsbranche sollte auf konstant hohe Standards setzen, dem technologischen Fortschritt aufgeschlossen sein, aber gleichzeitig nicht die bewährte Qualitätssicherung vernachlässigen. Wie Unternehmen aus dem Bereich der Gebäudereinigung und Digitalisierung zusammenpassen, zeigt die moderne Softwarelösung von Fortytools. Das Ergebnis: mehr Transparenz, besseres Zeitmanagement, Kostenersparnis und logische Folgeprozesse.

Was ist wo und in welcher Reihenfolge zu tun?

Als Verantwortlicher eines Unternehmens haben Sie permanent ein wachsames Auge auf alle Vorgänge. So sehr Sie sich auch vornehmen, jeden Aspekt in der Unternehmens- und Mitarbeiterführung zu respektieren, irgendwas ist immer – und das regelmäßig. Das Positive an diversen Digitalisierungsmaßnahmen ist ihre lautlose Hilfestellung zum Vorteil der menschlichen Arbeitskraft.

So kann auch völlig unqualifiziertes Personal sämtliche Arbeitsschritte erledigen, solange es von digitaler Seite Hilfestellungen erhält. Nicht nur die Software von Fortytools verwandelt jede Manpower in eine fachgerechte Expertise, sondern rät im Rahmen von zeitlich wiederkehrenden Aufträgen, Wartungen oder Verschmutzungsgraden die Reinigung effektiv umzusetzen. Passgenaue Hinweise zu allen Akten, anstehende Aufgaben und sinkende Fehleranfälligkeit sind die Folge.

Das System arbeitet mit komplexen Daten und komprimiert viele einzelne Unternehmensbereiche zu einer Gesamtlösung mit übersichtlichem Dashboard. Ein Argument mit viel Potenzial, bedenkt man, dass Lagerhaltung, Kundenmanagement, Facility Management und Buchhaltung mit nur wenigen Klicks zu organisieren sind.

Die Cloud für KMUs

Doch dieses Tool ist erst der Anfang. Wie wäre es mit einer vollständigen Anbindung an intelligente Sensoren? Das System bedient sich smarter Reinigungsgeräte, die vom Wischmopp bis zum Staubsauger jeden einzelnen Arbeitsvorgang registrieren und melden, sobald ein Bereich aus Versehen nicht gereinigt wurde. Hinzu kommt eine Nachricht mittels Push-up, die Sie darüber informiert, dass Bürsten, Handschuhe und Wischtücher bei jetzigem Verbrauchsstatus in genau drei Tagen eine Nachbestellung erforderlich machen, um den laufenden Betrieb nicht zu beeinträchtigen. Zudem erfolgt eine automatische Meldung, ob das Reinigungsgerät – beispielsweise der Staubsauger – zur betreffenden Zeit korrekt eingeschaltet ist und bei der Oberflächenberührung mit dem erforderlichen Mindestanpressdruck arbeitet, der für eine effektive Reinigung notwendig ist.

Hinzu kommen smarte Sensoren an Außenfassaden – sie melden nach heftigen Regenfällen und Stürmen einen höheren Verschmutzungsgrad, der einen früheren Reinigungsintervall wahrscheinlich machen wird.

Klingt nach Science-Fiction? Nun, nicht ganz. Denn alle diese Szenarien können bereits mit dem nötigen technischen Know-how umgesetzt werden und existieren schon. Sie revolutionieren ganze Industrien und schaffen eine bislang ungeahnte Transparenz, mit der Vorgänge wunderbar dokumentiert werden können.

Eine Vision wird Realität

Ziel ist ein skalierbares System, das selbstständig und hochautomatisiert bisherige Einzellösungen wie ERP, CRM als auch Groupware zusammenfasst. Dieser Schritt garantiert eine bessere Übersicht – nicht viele verschiedene Bedienungselemente, sondern eine Software mit perfekter Usability. Als essenzielle Schnittstelle für sämtliche Unternehmensabläufe begleitet sie alle Support-, Betreuungs-, Begleit- und Qualitätssicherungsprozesse in der Organisation und Ausführung von Reinigungsdienstleistungen. Planung & Service funktionieren auf höchstem Niveau unter Berücksichtigung nachhaltiger Arbeitsweisen. Das System agiert, erledigt, organisiert, steuert und überwacht jede Aufgabe vollautomatisch. In besserer Qualität und kürzerer Zeit, als dies zuvor möglich war.

Viele der nachfolgend genannten Aufgaben sind bei traditioneller Arbeitsweise nur mit erheblichem Personalaufwand zu bewältigen und verursachen zusätzliche Nebenkosten.

Alle Funktionen direkt aus der Cloud:

• E-Mails
• Kalender / Einsatzplanung / Zeiterfassung
• Aufgaben / Objektverwaltung
• Kontakte / Kundenverwaltung
• Angebote schreiben
• Projekte organisieren
• Aufträge planen
• Arbeitszeiten / Lohnabrechnung
• Rechnungen / Mahnwesen
• Lieferanten / Lieferscheine
• Lagerhaltung
• Mitarbeiterverwaltung

Vernetzte Gebäude – vernetzte Dienstleister

Aktuell kommen bei der Vergabe von Aufträgen vermehrt Dienstleister zum Einsatz, die auf ihr eigenes Personal zurückgreifen. Das führt in vielen Bereichen zu unnötigen Kosten, die letzten Endes der Kunde tragen muss. Ein hoher Kontroll- und Organisationsaufwand ist notwendig, um die erforderliche Reinigungsqualität sicherzustellen. Dennoch quält sich die Branche vielerorts durch ein nicht kalkulierbares Zeitmanagement. Zu groß, zu umfangreich, zu spontan sind die Aufträge – manche Kunden würden sogar liebend gerne auf externe Dienstleister verzichten.

Meist führt aber ein hoher Betreuungs-, Kontroll-, Organisations- und Verwaltungsaufwand dazu, dieses Vorhaben wieder auf Eis zu legen. In der Praxis gilt: Je besser die Vernetzung, desto geringer und skalierbarer der Reinigungsbedarf. Das reduziert die Abhängigkeit und schafft innerhalb der Branche eine völlig neue Chance zur aktiven Restrukturierung bislang zeitraubender Prozesse.

Reinigungsbranche: Potenziale erkennen und umsetzen

Warum fürchten viele zukünftige Neuerungen? Ungewohnt für echte Macher, für Unternehmer mit Herzblut und für Typen mit dem Alpha-Gen, die sonst in fünf Minuten eine bunte Mischung aus verschiedenen Lösungsansätzen haben wollen. Der Trend zum digitalisierten Service gewinnt an Boden und führt uns Schritt für Schritt vor, welch enormes Potenzial in den Segmenten der Gebäudereinigung zu finden sind.

Egal, was Sie am heutigen Tag zu tun haben, gute Digitalisierungsmaßnahmen unterstützen Sie dabei! Während in der Fortytools-Software alle Funktionen des organisatorischen Bereiches über die Cloud zusammenarbeiten (ERP, CRM, Groupware), profitieren Mitarbeiter vor Ort in Zukunft von smarten Reinigungsgeräten, sensiblen Sensoren und Komplettlösungen.

Systemseitig ist jede sinnvolle Funktion bereits integriert, Prozessabläufe implementiert. Die Software übernimmt Verantwortung und erstellt übersichtliche Aufgabenlisten, Kundendaten stehen per Mausklick zur Verfügung und über die Kundenhistorie informieren sich Mitarbeiter ganz schnell, was besprochen wurde. Welche Angebote sind draußen, gibt es noch offene Punkte, die geklärt werden müssen? Und nicht zuletzt – ist die Rechnung korrekt gestellt, zugestellt und bezahlt?

In Zukunft setzen Unternehmer aus der Reinigungsbranche auf digitale Hilfe – ohne Kompromisse. Wer frühzeitig umstellt, ist dem Wettbewerb einen entscheidenden Schritt voraus.

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