SaaS für Gebäudereiniger. Warum es sich lohnt, eine Online-Lösung zu testen
Jede Gebäudereinigung benötigt eine professionelle Software, um Angebote und Rechnungen zu schreiben, Kundendaten zu verwalten, Einsätze zu planen und Zeiten von Mitarbeitern zu erfassen. Nach Möglichkeit sollte dieses Programm auf den speziellen Bedarf der Reinigungsbranche zugeschnitten, bedienerfreundlich und dabei nicht allzu teuer sein.
Immer mehr Unternehmen nutzen daher sogenannte Software-as-a-Service-Lösungen, kurz „SaaS“. Bei diesen Online-Programmen zahlt man einen monatlichen Betrag, und kann dafür eine Software online nutzen. Für kleinere und mittelständische Unternehmen ist ein großer Vorteil, dass sich die Gebühren dabei meist nach der tatsächlichen Nutzung (z. B. nach der Anzahl der Benutzer) richten. Gegenüber einer festinstallierten Desktop-Lösung bieten sich jedoch noch zahlreiche weitere Vorteile.
Desktop-Installationen: Hohe Investitionskosten, abhängig vom IT-Admin und unflexibel
Diese Vorteile werden insbesondere im Vergleich zur traditionellen Client-Server-Installation deutlich. Hierbei wird eine Software käuflich erworben und auf dem eigenen System installiert. Die Installation erfolgt meist durch einen Administrator des Anbieters, wodurch zusätzlich zum Kaufpreis noch weitere Kosten entstehen. Doch nicht nur die hohen Kosten schrecken immer mehr Unternehmen davon ab, den Weg der „klassischen“ Desktop-Installation zu gehen.
So gibt es oft Schwierigkeiten, was die Betriebssysteme angeht - weil die Programme nur mit Windows kompatibel sind oder weil die Software nach Aktualisierungen der Betriebssysteme nicht mehr richtig funktioniert. Ein weiterer Nachteil ist, dass von unterwegs keine Datenabfragen möglich sind: Da die Arbeit mit diesen fest installierten Anwendungen fast immer vor Ort im Büro erfolgen muss, sind flexibles und mobiles Arbeiten sowie Teamarbeit über mehrere Standorte nur schwer möglich.
SaaS-Lösungen: einfach anmelden und loslegen - egal, wo man gerade ist
All diese Probleme kann man durch die Nutzung einer Online-Lösung vermeiden: Dadurch, dass man das Programm weder erwerben noch fachgerecht installieren lassen muss, spart man sich schon mal die Investitions- und laufenden Kosten (z. B. für Wartung oder Updates). Außerdem benötigt das Ganze keine langwierigen Vorbereitungen: Da die Anwendungen fertig und auf die Branche - in diesem Falle also auf die Gebäudereiniger-Branche - zugeschnitten sind, braucht man lediglich einen Internetzugang, um sich zu registrieren und sofort loszulegen.
Ein weiterer Vorteil - besonders relevant für die Reinigungsbranche: die komplett ortsunabhängige Nutzung. So ist es nicht länger notwendig, die Software auf den Rechnern aller Außendienstmitarbeiter oder Kollegen, die manchmal im Home Office arbeiten, zu installieren. Auch vom Smartphone kann jeder Mitarbeiter mit einer Internetverbindung jederzeit auf die Anwendung zugreifen. Perfekt also, um zum Beispiel online Arbeitszeiten zu erfassen oder kurzfristig aktualisierte Einsatzpläne einzusehen.
Updates, Datensicherheit & Co. - alles in der Verantwortung des Anbieters
Insgesamt muss sich, wer eine Online-Software nutzt, schlichtweg mit weniger IT-Fragen auseinander setzen. Denn der Deal ist: darum kümmert sich der Anbieter. Er spielt regelmäßig Updates ein, befasst sich mit dem Thema Datensicherheit und erstellt Backups. Als Nutzer sollte man sich natürlich dennoch einmal vergewissern, dass diesen Themen genug Aufmerksamkeit geschenkt wird: Liegt eine SSL-Verschlüsselung vor? Werden regelmäßige Backups erstellt? Liegen die Daten auf Servern in Deutschland? Anschließend muss man sich mit diesen Fragen jedoch nicht mehr befassen, sondern kann dies beruhigt den zuständigen Experten überlassen.
Insgesamt sprechen viele Gründe dafür, im Unternehmen eine moderne, benutzerfreundliche Online-Lösung statt einer Desktop-Installation zu nutzen. Doch schon stellt sich die nächste Frage: Wie findet man unter den vielen Anbietern die passende Online-Software? Die zu den Abläufen in der eigenen Firma passt und auch vom Design und von der Benutzerführung her gefällt?
Probieren geht über studieren
An ein wenig Internet-Recherche führt hier kein Weg vorbei. Was den Suchenden aber in die Hände spielt: Fast immer ist es möglich, SaaS-Lösungen kostenlos zu testen, bevor man sich entscheidet, ein Programm kostenpflichtig zu nutzen. Meist hat man 14 oder sogar 30 Tage Zeit, zu testen – lange genug also, um ausgiebig zu probieren und dann zu entscheiden, ob das Programm den Firmenbedarf abdeckt und auch von der Handhabung her das Richtige ist.
Überlegen Sie schon länger, für Ihre Reinigungsfirma zu einer moderneren, flexibleren Software zu wechseln? Dann schnuppern Sie doch einfach mal bei Fortytools rein und testen Sie unsere Gebäudereiniger-Software kostenlos und unverbindlich. Und wenn Sie möchten, bekommen Sie noch eine kostenlose Online-Demo von uns, in der wir Ihnen die wichtigsten Funktionen von Fortytools erklären und all Ihre Fragen beantworten. Wir freuen uns auf Sie!
