Dokumentationspflicht für Rechnungen nach den GoBD

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die richtige Archivierung. Hierunter fallen Inhalte wie Rechnungen, Lieferscheine, Material- und Lagerlisten, Lohnabrechnungen etc. Dies gilt sowohl für digitalisierte Papierdokumente als auch für digitale Dokumente. Hier erfahren Sie, worauf Sie bei der Archivierung von Rechnung achten müssen, damit Ihr Betreuungsdienst, Gebäudereinigungsunternehmen oder Handwerksbetrieb bei Prüfungen keine Schwierigkeiten mit dem Finanzamt bekommt.

Die seit 2015 in Kraft gesetzten GoBD sollten bei der digitalen Speicherung von Rechnungen genaustens beachtet werden. Diese müssen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden, wobei hierbei das Ende des Kalenderjahres und nicht das Ausstellungsdatum relevant ist. Dies gilt für sämtliche Unternehmen mit Gewinnerzielungsabsicht, ein Unterschied zwischen Groß- und Kleinbetrieben (mit bis zu 10 Mitarbeitern) wird in diesem Fall nicht gemacht. Die Einhaltungspflicht der GoBD ist also ausnahmslos.

Die, bereits von uns behandelten, Bedingungen gelten sowohl für gescannte Papierrechnungen als auch für auf den diversen digitalen Wegen erhaltenen Rechnungen. Der Gesetzgeber macht keinen Unterschied, zwischen Papier und Digital. Einzig die Aufbewahrungsweise kann variieren, wobei viele Unternehmen Papierrechnungen mittlerweile digitalisieren. Dies ist in den meisten Fällen erlaubt, spart Platz und schützt die in jedem Moment zwingend nachweisbaren Rechnungen vor Nässe- und Brandschäden. Außerdem ist die Systematische Archivierung dank Stichwort suche einfacher. Vor dem digitalen Exitus schützt diese Methode selbstverständlich nicht, hierfür müssen andere Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden. 

Papierrechnungen

Eingegangene Papierrechnungen können nach dem traditionellen Archivierungsverfahren in ihrer physischen Form in ihrem Archiv aufbewahrt werden. Wie erwähnt können diese aber auch eingescannt oder auf anderem Wege digitalisiert und in ihrem elektronischen Archiv gespeichert werden. Dies erleichtert die Archivierung und die von den GoBD geforderte unmittelbare buchhalterische Erfassung aller Ein- und Ausgangsrechnungen. Die digitalen Rechnungen werden auf diesem Wege sofort an ihr Buchhaltungssystem übermittelt und erfasst. Die digitalisierte Papierrechnung muss bildgleich zum Original sein, was heißt, dass sämtliche auf dem ursprünglichen Papierbeleg enthaltene Informationen auch in der digitalen Version einsehbar sind. Somit sind Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit gewährleistet. 

Die digitalisierten Papierrechnungen müssen somit auch GoBD-konform sein. Hierdurch bietet sich die Möglichkeit, diese nach dem Einscannen zu vernichten (informieren Sie sich allerdings vorher ausführlich darüber, welche Dokumente trotzdem aufbewahrt werden müssen). Es ist also tunlichst drauf zu achten, dass die GoBD nicht verletzt werden. Sollte das digitale Dokument fehlerhaft und das papierene Original vernichtet sein, kann dies zu Problemen bei Prüfungen kommen, da die Beweiskraft in diesem Fall nicht gegeben ist.

Die Digitalisierung von Papierrechnungen setzt eine Verfahrensdokumentation voraus, bei der über den Digitalisierungs Prozess informiert wird, da dieser in jedem Fall nachvollziehbar sein muss. Die Verfahrensdokumentation muss außerdem darüber informieren, dass die GoBD eingehalten werden. Daher muss sie für Prüfer verständlich und nachvollziehbar aufgelistet werden, um die erwähnte Beweiskraft zu gewährleisten.  

Digitale Rechnungen

Wie bereits im dazugehörigen Artikel erwähnt, sehen die GoBD, genau wie das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung, vor, dass steuerlich relevante digitale Dokumente unveränderbar sein müssen. 

Das heißt, dass diese nicht im Nachhinein bearbeitet werden können. Speicherungen in gängigen Formaten wie Word oder Excel sind daher nicht zulässig. Allerdings muss auch beim PDF Format aufgepasst werden, da bei normalen Konvertierungen Originaldaten der E-Mails, wie Informationen zu den Mail-Adressen der involvierten Parteien, verloren gehen können.

Auch Screenshots sind nicht zulässig, da diese nicht dem Originalzustand der erhaltenen E-Mail entsprechen und vor allem die vorgeschriebene Volltextsuchfunktion verhindern. Da alle Bearbeitungen protokolliert werden müssen, reicht es nicht sämtliche E-Mail-Korrespondenz eines Jahres auf eine DVD-R zu „brennen“ oder auf einer schreibgeschützten Festplatte als Sammlung zu speichern. Achten Sie also auch beim Versand auf Rechnungsformate, die den GoBD entsprechen, um sich selbst und den Kunden Mehraufwand in der Buchhaltung zu ersparen.

Die GoBD schreiben vor, dass der zuständige Beamte bei einer eventuellen Prüfung durchs Finanzamt schnell die gesuchte Information abrufen können muss. Daher müssen die Voraussetzungen für eine Volltextsuche in jedem Fall gegeben sein.

In diesem Zusammenhang wird auch ein Verwaltungssystem für die steuerrelevanten E-Mails gefordert, um dem Prüfer das Verständnis der Archivablage zu erleichtern. Dieses muss wiederum auch unveränderbar sein, weshalb eine Exceltabelle für die Verwaltung der Dokumente nicht GoBD-konform ist. Der Steuerprüfer muss sofort auf die gewünschte Information zugreifen können, weshalb die Indexierung nicht zu kompliziert sein darf. Aus diesem Grund müssen sämtliche in Ihrem Verwaltungssystem vorhandenen Daten auch maschinell auswertbar sein. Kürzel, Bezeichnungen, Kodierungen sowie Namen von Geschäftspartnern müssen hierbei klar ersichtlich und verständlich sein.

Das Verwaltungssystem mit sogenannter serverseitiger Archivierung, verhindert auch einen eventuellen Verlust aller Daten, durch Festplattendefekte o.ä., da auf Cloud basierte Speicherung zurückgegriffen wird. Ein mehr als wichtiger Faktor, da das Gesetz verlangt, dass steuerlich relevante Dokumente bis zu 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen (Handels- oder Geschäftsbriefe werden mit einer Frist von 6 Jahren geführt).

Wie komprimieren und speichern?

Da viele Dokumente allerdings sowohl direkt in der E-Mail oder als Anhang im Word oder Excel Format, als auch als PDF, versandt werden, kommt es notwendigerweise zu Veränderungen der Originale bei der Speicherung im Dokumentenverwaltungssystem. Hierbei ist genau zu beachten, dass die Komprimierung der Dokumente folgende Aspekte berücksichtigt, um Transparenz zu wahren:

• Die Veränderungen am Format müssen komplett dokumentiert sein.
• Es dürfen keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.
• Der Personenkreis mit Zugang muss eingeschränkt und jeder Zugriff einsehbar bzw. abrufbar sein.
• Keine unter die GoBD fallende Information darf durch die Konvertierung verloren gehen, diese Verlustfreiheit muss wiederum auch dokumentiert werden.

Es wird empfohlen, die eingehenden und ausgehenden, steuerrelevanten E-Mails und/oder deren Inhalte direkt nach Eingang bzw. Ausgang in das Archivierungssystem einzupflegen (ob automatisch oder manuell ist hierbei nebensächlich). Einmal an das vom System verwendete Format angepasst dürfen diese nicht mehr bearbeitet werden. Mails, bei denen nur der Anhang, jedoch nicht der Inhalt, aufbewahrungspflichtig ist müssen nicht archiviert werden, hier reicht es die Datei mit der relevanten Information GoBD-konform zu speichern.

Automatisch oder manuell

Für die Archivierung gibt es zwei Möglichkeiten. Bei der serverseitigen Archivierung können Sie ein Dokumentenverwaltungssystem so konfigurieren, dass durch automatische Filtereinstellungen sämtliche digitale Korrespondenz GoBD-konform gespeichert wird. Auch Zugriffe und nachträgliche Änderungen werden hier protokolliert. Hierbei sparen Sie zwar Zeit, allerdings wird die Ansammlung von E-Mails deutlich höher und dadurch auf gewisse Weise auch unübersichtlicher, da die Trennung zwischen steuerrelevant und irrelevant häufig nicht stattfindet.

Die zweite Option ist die sogenannte clientseitige Archivierung. Hierbei entscheidet die zuständige Person selbst, welche E-Mails und Inhalte archiviert werden sollen und/oder ordnet bestimmte Eigenschaften zu, welche mit den eingehenden E-Mails abgeglichen werden. Damit können diese in das vorgesehene Archiv verschoben werden. Auswahl und Archivierung von relevanter Korrespondenz sind auf diesem Wege deutlich flexibler und gezielter als bei der automatisierten Variante. Außerdem wird nicht direkt jede eingehende Mail in das System übertragen. Hier spielt der menschliche Faktor eine Rolle. Unachtsamkeit kann dazu führen, dass relevante Dokumente übersehen und deshalb nicht archiviert werden.

In beiden Fällen kann durch interne Regeln der Personenkreis mit Zugriff auf die Dokumente beschränkt werden.

Die mit Fortytools erstellten Rechnungen sind GoBD-konform, solange die hier beschriebenen internen Regeln und Prozesse beachtet werden.

Achtung: der Gesetzgeber untersagt die Auslesung, Speicherung und Löschung von privaten E-Mails der Mitarbeiter, was vor allem bei automatisierten Prozessen zu Problemen mit dem Recht auf Datenschutz führen kann. Es wird daher dringendst empfohlen entweder die Mischung von Privatem und Geschäftlichem auf den Firmen-Accounts zu untersagen oder aber auf clientbasierte Archivierung zurückzugreifen.