E-Mails GoBD-konform speichern

Die Verdrängung des Briefes durch E-Mails als Hauptmedium für den Korrespondenzverkehr lässt auch deren korrekte Aufbewahrung zu einem wichtigen Thema für jeden Handwerksbetrieb werden. Denn genau wie bei Papierpost, ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, steuerlich relevante E-Mails bis zu 10 Jahre lang aufzubewahren.

Hierbei gibt es eine ganze Menge zu beachten, denn die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die richtige Archivierung genaustens. Hierunter fallen Inhalte wie Rechnungen, Lieferscheine, Material- und Lagerlisten, Lohnabrechnungen etc. 

Nach den GoBD ist E-Mail nicht gleich E-Mail. Nur wenn bestimmte Regeln eingehalten werden, erkennt die Steuerbehörde geschäftliche E-Mails als relevant an. Das ist vor allem dann wichtig ist, wenn es um mögliche Steuerabzüge geht und ein Anrecht darauf durch Dokumente belegt werden muss. Die Pflicht, die GoBD einzuhalten, gilt, unabhängig von der Betriebsgröße, für alle Unternehmer.

Welche Eigenschaften müssen die archivierten E-Mails haben?

Insbesondere steuer- und geschäftsrelevanten E-Mails bzw. deren Inhalte müssen zugriffssicher im Originalformat von der Buchhaltung archiviert werden. Das bedeutet, dass diese, zwecks Aufbewahrung, nicht einfach ausgedruckt werden können. Hierbei handelt es sich um, eingegangene und digital versandte Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe sowie andere für die Steuerbehörden relevante Dokumente.

Die GoBD, genau wie das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung, sehen vor, dass steuerlich relevante digitale Dokumente unveränderbar sein müssen. Das heißt, dass diese nicht im Nachhinein bearbeitet werden können. Speicherungen in gängigen Formaten wie Word oder Excel sind daher nicht zulässig. Allerdings muss auch beim eigentlich manipulationssicheren PDF Format aufgepasst werden, da bei normalen Konvertierungen Originaldaten der E-Mails, wie Informationen zu den Mail-Adressen der involvierten Parteien, verloren gehen können.

Auch Screenshots sind nicht zulässig, da diese nicht dem Originalzustand der erhaltenen E-Mail entsprechen und vor allem die vorgeschriebene Volltextsuchfunktion verhindern. Da alle Bearbeitungen protokolliert werden müssen, reicht es nicht sämtliche E-Mail-Korrespondenz eines Jahres auf eine DVD-R zu „brennen“ oder auf einer schreibgeschützten Festplatte als Sammlung zu speichern. Achten Sie also auch beim Versand auf Rechnungsformate, die den GoBD entsprechen, um sich selbst und den Kunden Mehraufwand in der Buchhaltung zu ersparen.

Die GoBD schreiben vor, dass der zuständige Beamte bei einer eventuellen Prüfung durchs Finanzamt schnell die gesuchte Information abrufen können muss. Daher müssen die Voraussetzungen für eine Volltextsuche in jedem Fall gegeben sein.

In diesem Zusammenhang wird auch ein Verwaltungssystem für die steuerrelevanten E-Mails gefordert, um dem Prüfer das Verständnis der Archivablage zu erleichtern. Dieses muss wiederum auch unveränderbar sein, weshalb eine Exceltabelle für die Verwaltung der Dokumente nicht GoBD-konform ist. Der Steuerprüfer muss sofort auf die gewünschte Information zugreifen können, weshalb die Indexierung nicht zu kompliziert sein darf. Aus diesem Grund müssen sämtliche in Ihrem Verwaltungssystem vorhandenen Daten auch maschinell auswertbar sein. Kürzel, Bezeichnungen, Kodierungen sowie Namen von Geschäftspartnern müssen hierbei klar ersichtlich und verständlich sein.

Das Verwaltungssystem mit sogenannter serverseitiger Archivierung, verhindert auch einen eventuellen Verlust aller Daten, durch Festplattendefekte o.ä., da auf Cloud basierte Speicherung zurückgegriffen wird. Ein mehr als wichtiger Faktor, da das Gesetz verlangt, dass steuerlich relevante Dokumente bis zu 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen (Handels- oder Geschäftsbriefe werden mit einer Frist von 6 Jahren geführt).

Wie komprimieren und speichern?

Da viele Dokumente allerdings sowohl direkt in der E-Mail oder als Anhang im Word oder Excel Format, als auch als PDF, versandt werden, kommt es notwendigerweise zu Veränderungen der Originale bei der Speicherung im Dokumentenverwaltungssystem. Hierbei ist genau zu beachten, dass die Komprimierung der Dokumente folgende Aspekte berücksichtigt, um Transparenz zu wahren:

• Die Veränderungen am Format müssen komplett dokumentiert sein.
• Es dürfen keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.
• Der Personenkreis mit Zugang muss eingeschränkt und jeder Zugriff einsehbar bzw. abrufbar sein.
• Keine unter die GoBD fallende Information darf durch die Konvertierung verloren gehen, diese Verlustfreiheit muss wiederum auch dokumentiert werden.

Es wird empfohlen, die eingehenden und ausgehenden, steuerrelevanten E-Mails und/oder deren Inhalte direkt nach Eingang bzw. Ausgang in das Archivierungssystem einzupflegen (ob automatisch oder manuell ist hierbei nebensächlich). Einmal an das vom System verwendete Format angepasst dürfen diese nicht mehr bearbeitet werden. Mails, bei denen nur der Anhang, jedoch nicht der Inhalt, aufbewahrungspflichtig ist müssen nicht archiviert werden, hier reicht es die Datei mit der relevanten Information GoBD-konform zu speichern.

Automatisch oder manuell

Für die Archivierung gibt es zwei Möglichkeiten. Bei der serverseitigen Archivierung können Sie ein Dokumentenverwaltungssystem so konfigurieren, dass durch automatische Filtereinstellungen sämtliche digitale Korrespondenz GoBD-konform gespeichert wird. Auch Zugriffe und nachträgliche Änderungen werden hier protokolliert. Hierbei sparen Sie zwar Zeit, allerdings wird die Ansammlung von E-Mails deutlich höher und dadurch auf gewisse Weise auch unübersichtlicher, da die Trennung zwischen steuerrelevant und irrelevant häufig nicht stattfindet.

Die zweite Option ist die sogenannte clientseitige Archivierung. Hierbei entscheidet die zuständige Person selbst, welche E-Mails und Inhalte archiviert werden sollen und/oder ordnet bestimmte Eigenschaften zu, welche mit den eingehenden E-Mails abgeglichen werden. Damit können diese in das vorgesehene Archiv verschoben werden. Auswahl und Archivierung von relevanter Korrespondenz sind auf diesem Wege deutlich flexibler und gezielter als bei der automatisierten Variante. Außerdem wird nicht direkt jede eingehende Mail in das System übertragen. Hier spielt der menschliche Faktor eine Rolle. Unachtsamkeit kann dazu führen, dass relevante Dokumente übersehen und deshalb nicht archiviert werden. 

In beiden Fällen kann durch interne Regeln der Personenkreis mit Zugriff auf die Dokumente beschränkt werden. 

Die mit Fortytools erstellten Rechnungen sind GoBD-konform, solange die hier beschriebenen internen Regeln und Prozesse beachtet werden.

Achtung: der Gesetzgeber untersagt die Auslesung, Speicherung und Löschung von privaten E-Mails der Mitarbeiter, was vor allem bei automatisierten Prozessen zu Problemen mit dem Recht auf Datenschutz führen kann. Es wird daher dringendst empfohlen entweder die Mischung von Privatem und Geschäftlichem auf den Firmen-Accounts zu untersagen oder aber auf clientbasierte Archivierung zurückzugreifen. 

GoBD auch für elektronische Kassenbücher

Die GoBD gelten auch für elektronische Kassenbücher. Zur müssen diese konform gespeichert sein. Weshalb Sie bei einem Ladengeschäft darauf achten müssen, dass Ihr Kassensystem dazu in der Lage ist und gegebenenfalls auf ein Neueres umstellen.

Alle weiteren Informationen sowie Aktualisierungen der GoBD finden sie hier und hier.