Die Buchführung ist einer der wichtigsten Bereiche eines Unternehmens, sie erfordert spezielle Aufmerksamkeit und Fachwissen, hier begangene Fehler können existenzbedrohend sein und sogar zu Strafverfolgung führen. In diesem Artikel gehen wir auf die Grundregeln einer vom Fiskus akzeptierten Buchführung sowie die Besonderheiten ihrer elektronischen Form ein.

Die Buchführung ist das Rückgrat eines jeden Unternehmens, die hier erfassten Zahlen stellen auf vielfältige Weise die essenziellen Informationen der geschäftlichen Leistung und Leistungsfähigkeit dar. Wenn ein Unternehmen ins Visier der Finanzbehörden gerät, sind es die Zahlen der Buchhaltung, welche für das wirtschaftliche Überleben, etwaige Nachzahlungen von Steuerschuld oder sogar Strafverfolgung entscheidend sind. Selbst der amerikanische Gangsterboss Al Capone stolperte über die fehlerhafte Buchführung seines Vermögens und landete im Gefängnis. 

Warum sind die GoB unumgänglich?

In Deutschland gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) als Richtlinien für ordentliche Bilanzen. Hierbei handelt es sich nicht um ein Gesetz, sondern um die Bräuche des deutschen Handels. Allerdings legt § 238 Abs. 1 des HGB  fest, dass die Buchführung für Kaufleute und Handelsbetriebe verpflichtend ist und in jedem Fall, für Dritte verständlich, einsehbar sein muss. Die GoB dienen hierbei als Leitfaden, um die Übersichtlich- und Ersichtlichkeit der unternehmerischen Buchführung zu garantieren.

Dies gilt selbstverständlich auch für die elektronische Buchführung in digitaler Form, bei dieser kommen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu tragen. Unter anderem wird hierbei geregelt, in welcher Form E-Mails archiviert werden müssen, sowie digitale Rechnungen buchhalterisch zu behandeln sind.

Die Buchhaltung muss also GoB gemäß gewissen Prinzipien folgen, diese lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Übersichtlichkeit und Korrektheit
• Alle Transaktionen müssen vollständig, fortlaufend und zeitgerecht in der Buchführung erfasst werden
• Vermögenswerte und Schulden sind strikt zu trennen und nie zu verrechnen. Dieses Verbot gilt auch für Aufwendungen und Erträge
• Alle Einträge müssen einsehbar sein
• Belegpflicht für Buchungen und Ordnungsgemäße Aufbewahrung von sämtlichen Geschäftsunterlagen

Das macht die GoB unumgänglich für jedes Unternehmen, sei es in der Gebäudereinigung oder in der Alltagspflege, die Buchhaltung hat bestimmte Regeln zu befolgen. Zur doppelten Buchhaltung verpflichtete Unternehmen, sprich als KG, OHG, AG, GmbH, GmbH & Co. KG geführte Handelsgesellschaften, Firmen mit mehr als 600.000 Euro Umsatz oder 60.000+ Gewinn, sind gesetzlich zur Einhaltung der GoB verpflichtet.

Kleinunternehmer, Freiberufler und Selbständige sind davon ausgenommen, allerdings gelten die GoB auch hier als Leitlinien für die Buchhaltung.

Kategorien der GoB

Die Grundsätze können der Einfachheit halber in verschiedene Kategorien unterteilt werden, hierbei kann auch ob der Häufigkeit ihrer Anwendung unterschieden werden. Denn einige der GoB sind essenziell und bei jeder buchhalterischen Aktion zu respektieren, andere kommen nur bei bestimmten Handlungen zu tragen:

Basisgrundsätze

Diese Art der GoB dient dazu, sämtliche vorhandenen Geschäftsdaten in vertrauenswürdiger Weise zu erfassen. Weshalb hierbei auf Klarheit, Systematik und Gewissenhaftigkeit geachtet werden muss. 

Hierzu zählen also:

• Klarheit
• Richtigkeit
• Vollständigkeit
• Übersichtlichkeit
• Vertrauenswürdigkeit
• Wahrung der Aufbewahrungsfrist

Grundsätze mit eingeschränktem Gebrauch

Diese Art der Grundsätze findet keine allgemeine Anwendung, sondern kommt bei spezifischen Arbeitsschritten der Buchhaltung zu tragen. Sie sind also nicht ständig und bei allen buchhalterischen Aktivitäten anzuwenden.

Unter anderem seien hierbei folgende Prinzipien genannt:

• Gewinne nur in der Jahresbilanz aufführen, wenn die entsprechenden Zahlungen bereits bei Ihnen eingegangen sind
• Verluste sind hingegen in jedem Fall anzugeben, auch wenn diese erst bevorstehen, aber schon berechenbar sind
• Die Jahresbilanzen Ihrer Buchhaltung müssen fortdauernd sein, sprich die Nummern des aktuellen Geschäftsjahres in Beziehung zu denen des vorherigen stehen

Was passiert bei Verstoß gegen die GoB(D)?

Verstöße gegen Gob und GoBD können zu verschiedenen Strafen führen, von Bußgeldern hin zu Freiheitsstrafen führen, vor allem beim Verdacht der Steuerhinterziehung und Insolvenzverschleppung kennt der Fiskus wenig Kulanz bei Fehlern in der Buchhaltung.

Wenn eine Rechnung verloren geht oder auch nur in der falschen Ablage landet, dann fehlt Ihnen z.B. ein wichtiger Beleg für Ausgaben, und diese werden eventuell nicht einmal in die Buchhaltung aufgenommen, bzw. aufgeführt, ohne vor dem Fiskus belegt werden zu können. Das kann zu Hinzuschätzungen oder abgewiesenen Rückzahlungen führen und kostet Sie in jedem Fall Geld. 

Abgewiesene Steuervorteile oder Steuerschätzungen durch das Finanzamt können existenzbedrohend für Ihr Unternehmen werden. Es gilt also alles aufs Penibelste zu erfassen und auf keinen Fall zu tricksen. Im Zweifelsfall gibt es legale Wege, um das Beste aus der Steuerzahlung herauszuholen.

Weiteres zu Fehlern in der Buchhaltung und wie Sie diese vermeiden erfahren Sie hier in unserem Blog.