Rund um die Fahrtkosten von Dienstleistern wie Gebäudereinigungen oder Betreuungsdiensten und die Abrechnung dieser Kosten gibt es Wichtiges zu beachten. Was man für die Fahrtkostenabrechnung wissen muss, erfahren Sie hier.

Was sind Fahrtkosten?

Ein Termin für handwerkliche Arbeiten oder auch beispielsweise Pflegediensten bei einem Kunden bringt immer Ausgaben mit sich, je weiter die Entfernung zwischen Betrieb und dem Ort der Durchführung ist, desto höher. Diese Fahrtkosten setzen sich aus dem verbrauchten Treibstoff, den Anschaffungskosten des Fahrzeugs sowie den konstanten (Versicherung) und periodischen (Wartungen, TÜV und Reparaturen) Fahrzeugkosten zusammen. Außerdem ist die Fahrtzeit faktisch die zu bezahlende Arbeitszeit der Mitarbeitenden. Auch Gebäudereinigungen oder Betreuungsdienste haben, genau wie bei Material- und Arbeitskosten, ein Anrecht auf die Erstattung der Fahrtkosten.

Früher war es üblich, dass die Unternehmen die Fahrtkosten zu den allgemeinen Ausgaben hinzurechneten, doch muss heute laut § 312a BGB mit dem Vertragsabschluss über die Berechnung der Fahrtkosten und deren Summe informiert werden. Wer dies versäumt, hat seit 2014 kein Anrecht mehr auf eine Erstattung. Der Kunde oder die Kundin muss also so früh wie möglich informiert werden. Doch wie berechnet man die Fahrtkosten im Vorwege?

Wie berechnet man Fahrtkosten?

Es gibt verschieden Möglichkeiten die Kosten aufzustellen, am häufigsten wird per Kilometerpauschale oder eben genau abgerechnet (was deutlich mehr Zeit in Anspruch nimmt, aber eben auch exakter ist). Bei der Kilometerpauschale kann ein fester Prozentsatz der Fahrtkosten pro Kilometer berechnet werden. Dies ist auch hilfreich, um den Kund:innen eine Übersicht zu verschaffen, wenn ein Auftrag mehrere Fahrten erfordert und deren Anzahl nicht genau angegeben werden kann (wobei hier auch häufig eine Terminpauschale zum Zuge kommt). Die etwaige Unsicherheit bei der Anzahl der nötigen Termine sollte bei Vertragsabschluss kommuniziert werden, um die Zahlung der Fahrtkosten rechtlich zu sichern. Auch bei kurzfristig angesetzten Terminen sollten Kunden immerhin telefonisch über diese aufgeklärt werden und die Aufklärung bei Ankunft schriftlich bestätigt werden.

Eine grobe Einschätzung der Fahrtkosten und welche Kosten für ein Auto tatsächlich anfallen liefert der ADAC-Autokostenrechner. Damit kann ein Überblick über die individuellen Fahrzeugkosten pro Kilometer berechnet werden. Übrigens darf bei aufeinander folgenden Terminen bei verschiedenen Kunden immer nur ein Teil der gefahrenen Kilometer berechnet werden. Es empfiehlt sich hier im Vorfeld pro Kunden eine Fahrt zwischen Firma und Auftragsort zu kalkulieren.

Kilometerpauschalen und Lohnkosten

Bei der Fahrtkosten-Aufstellung per Kilometerpauschale kann auch gut mit Staffelungen gearbeitet werden. Dann wird nicht jeder gefahrene Kilometer berechnet, sondern die Kosten für bestimmte Abstände (z.B. in 5 Kilometer Abschnitten oder 5, 20, 60 km Staffeln) aufgestellt. Je nach Präferenz können die Kosten dann unterschiedlich ausfallen. Das gilt auch für die Lohnkosten. Wie erwähnt, müssen die im KFZ sitzenden Mitarbeitenden auch für diese Zeit bezahlt werden. Viele Gebäudereiniger oder Pflegedienste lassen sich diese nicht vollständig vom Kunden bezahlen, sondern haben spezielle Fahrtzeit-Stundenlöhne, bei denen ein Prozentsatz vom „normalen“ Lohn abgezogen wird.

Zur Berechnung können Sie z.B. diese kostenlose Vorlage für ein Anfahrtskosten-Rechner nutzen. Sollten Sie aufgrund eigener Versäumnisse eine extra Fahrt tätigen müssen, darf diese nicht auf Kosten des Kunden passieren. Es ist also ratsam, sich das Problem genau vom Kunden beschreiben zu lassen (falls kein Inspektionstermin abgemacht wird) und vor der Abfahrt den Werkzeugkasten zu checken. Gute Fahrt!

Seit kurzem können auch mit Fortytools die Fahrtkosten automatisch abgerechnet werden. Probieren Sie es einfach selbst aus und testen Sie Fortytools einen Monat konstenlos und unverbindlich. Wie die Abrechnung der Fahrtzeiten genau funktioniert können Sie in unserem Help Center nachlesen oder schauen Sie sich einfach unser Tutorial Video zu den Vertriebskonditionen an.