Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Hat man eine Rechnung gestellt und die Zahlung bleibt aus, stellt sich die Frage, was zu tun ist. Ab wann ist die Zahlung fällig? Wann ist der Schuldner in Verzug? Wann muss man mahnen? Welche Folgen hat das? Das Ausbleiben einer Zahlung kann verschiedene Gründe haben. Wir erklären kurz, was zu tun ist, wird eine ordnungsgemäß gestellte Rechnung nicht gezahlt.

Wann ist eine Zahlung fällig?

Fälligkeit bezeichnet den Zeitpunkt, ab dem der Gläubiger eine Leistung fordern kann und sie vom Schuldner spätestens zu erbringen ist. In Rechnungen steht beispielsweise die Formulierung „zahlbar binnen zehn Tagen nach Erhalt der Rechnung/Ware”. Ist kein Zeitpunkt bestimmt oder den Umständen zu entnehmen, kann der Gläubiger die Leistung auch sofort verlangen. Meist ergibt sich allerdings aus den Umständen des Einzelfalls, wann eine Leistung fällig ist, falls es keine diesbezügliche Vereinbarung (Zahlungsbedingungen oder ähnliches) oder entsprechende Formulierung („sofort fällig“) gibt.

Wann befindet sich ein Vertragspartner mit einer Zahlung in Verzug?
Fälligkeit und Zahlungsverzug sind erst einmal grundsätzlich zu unterscheiden. In Verzug kann der Schuldner nur nach Fälligkeit der Zahlung sein, er tritt aber nicht unbedingt automatisch ein, wenn der Fälligkeitszeitpunkt überschritten ist. Für den Verzugseintritt gibt es verschiedene Szenarien.

Soweit der Fälligkeitszeitpunkt in der Rechnung konkret bestimmt (z.B. „[…] zu zahlen bis 15.03.2012.“) oder rechnerisch bestimmbar ist (z.B. durch die Formulierung „[…] zahlbar binnen zehn Tagen nach Erhalt der Rechnung.“ ) tritt der Verzug am Tag nach Ablauf der Fälligkeit ein. Ist das nicht der Fall, tritt der Verzug erst 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein – maßgeblich ist das später eintretende Ereignis. Ist der Vertragspartner Verbraucher und kein Unternehmer, so ist das auch nur dann der Fall, wenn der Verbraucher ausdrücklich auf diesen Umstand hingewiesen worden ist (z.B. in der Rechnung).

Für den Gläubiger besteht die Möglichkeit den Verzugseintritt durch eine wirksame Mahnung herbeizuführen. Wird daraufhin nicht gezahlt, so tritt der Verzugsfall ein, und zwar nach Ablauf der im Mahnbrief festgesetzten Frist. Das ist übrigens schon bei der ersten Mahnung so. Weitere Mahnungen dienen dazu, den Schuldner an seine Zahlungspflicht zu erinnern und ihm Zeit zu geben seiner Verpflichtung nachzukommen, was im Geschäftsverkehr üblich und aus Gründen der Kundenfreundlichkeit und Kulanz routinemäßig praktiziert wird. Anders sieht es aus, wenn der Schuldner sich in Zahlungsschwierigkeiten befindet und die Insolvenz droht. Dann liegt es am Gläubiger die fälligen Forderungen möglichst schnell geltend zu machen.

Bleibt der Schuldner mit der Zahlung säumig aus einem Grund, den er nicht zu vertreten hat (höhere Gewalt, Verspätung der Zahlung durch Verschulden der Bank oder ähnliches), so gerät er nicht in Verzug – sofern er das belegen kann.

Der Schuldner gerät unmittelbar in Verzug, wenn er die Leistung trotz Fälligkeit ernsthaft und endgültig verweigert, indem er etwa schriftlich mitteilt, dass er nicht bereit ist die Rechnung überhaupt zu bezahlen. Allerdings gibt es auch hier Ausnahmen: Ist die Forderung beispielsweise verjährt, ist das eine wirksame Einrede – und es handelt sich um keinen Zahlungsverzug, wenn diese Rechnung nicht beglichen wird.

Welche Folgen hat der Zahlungsverzug?
Wenn Verzug eingetreten ist, kann der Gläubiger vom säumigen Schuldner ab dem Tag des Verzugseintritts (also oftmals ab der ersten Mahnung) als Verzugsschaden für die ausgebliebene Zahlung Verzugszinsen auf die Geldzahlung verlangen.

Zudem kann gegebenenfalls ein weiterer entstehender Verzugsschaden, der durch die ausbleibende Zahlung verursacht wird, dem Gläubiger in Rechnung gestellt werden (z.B. Anwaltskosten, die im Zuge der Geltendmachung angefallen sind).

Was ist zu tun? Wann muss ich mahnen?
Grundvoraussetzung ist zunächst, dass dem Schuldner eine ordnungsgemäße Rechnung zugegangen ist. Wenn die Zahlung trotz Fälligkeit nicht erfolgt ist, muss zur Geltendmachung von Verzugszinsen oder eines anderen Verzugsschadens eine Zahlungserinnerung oder Mahnung (nicht zwingend mit der Bezeichnung „Mahnung“) erfolgen. Ist Verzug eingetreten, können auch finanzielle Schäden des Gläubigers (z.B. also Verzugszinsen) geltend
gemacht werden. Mehrfache Mahnungen sind nicht zwingend, aber oft in praktischer Hinsicht und mit Blick auf die jeweilige Geschäftsbeziehung sinnvoll. Schließlich ist im geschäftlichen Miteinander nicht unbedingt gewünscht, unmittelbar Verzugsschäden geltend zu machen. Ist der Schuldner in Verzug, hat er die Kosten der weiteren Mahnung auch zu tragen. Die Rechtsprechung sagt allerdings klar: Diese Kosten sollen auch wirklich bloß die tatsächlich entstandenen finanziellen Nachteile ausgleichen.

Dass die Zahlungsaufforderdung dem Schuldner zugekommen ist, muss eventuell vor Gericht bewiesen werden, darum sollte solch ein Brief per Einschreiben versandt werden, oder der Adressat bestätigt schriftlich den Empfang. Bleiben Mahnungen und Zahlungsaufforderungen erfolglos, bleibt nur noch der Gang zum Rechtsanwalt oder zum Inkassobüro – sind die mit ihrer Arbeit erfolgreich, kommen auch deren Kosten auf den Schuldner zu.