fortytools by zvoove im Kundeneinsatz: Die Erfolgsgeschichte „Nana - Alltagshilfe und Betreuung GmbH“

Interview mit Marvin Burman von der Nana - Alltagshilfe und Betreuung GmbH

Zur Person

Name: Marvin Burman
Position: Geschäftsführer
Firma: Nana - Alltagshilfe und Betreuung GmbH

Zur Firma ‍

Anzahl interne Mitarbeitende: 10
Externe Mitarbeitende: 50
Gründungsjahr: 2017
Standorte: 8
Umsatz der Gruppe: -
Zielmarkt: Menschen mit Pflegegrad, Risikoschwangerschaften und starken Erkrankungen
USP: Starkes Vertrauensverhältnis durch fest zugeteilte Mitarbeitende; Prozessoptimierung, um mehr Zeit für Kunden zu haben

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Interview

fortytools: "Hallo Herr Burman, Sie setzen seit Mitte 2023 auf fortytools by zvoove. Was waren Ihre allgemeinen Anforderungen an eine Software-Lösung?"

Herr Burman: "Primär wollten wir unsere Verwaltungsmitarbeitenden durch automatisierte Prozesse entlasten – gerade beim Thema Leistungsnachweise. Wir unterscheiden uns als Betreuungsdienst zwar von klassischen Pflegediensten, indem wir fest zugeteilte, externe Mitarbeitende für unsere Kunden haben, müssen aber dennoch nach getaner Arbeit Leistungsnachweise einholen."

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fortytools: "Können Sie den Prozess genauer beschreiben, den Sie mit der Software nun digitalisiert haben?"

Herr Burman: "Klar! Konkret bedeutet der Leistungsnachweis, dass jeder Arbeitseinsatz vom Mitarbeitenden dokumentiert und vom Kunden unterschrieben werden muss, damit wir den Nachweis im Anschluss an die Krankenkassen weitergeben können. Früher mussten wir das immer händisch und auf Papier machen, was total kompliziert war. Das ausgefüllte Dokument wurde ins Büro gebracht und dort überprüft, um schließlich in der Abrechnungsstelle zur Rechnung umgewandelt zu werden. Zusammengefasst war das ein umständlicher und zeitintensiver Prozess, der sich direkt aufs Tagesgeschäft und die Effizienz unserer internen Mitarbeitenden ausgewirkt hat."

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fortytools: "Wie sieht der gleiche Prozess nun mit fortytools by zvoove aus?

Herr Burman: "Jetzt können wir die angesprochenen Leistungsnachweise unkompliziert und schnell digital einholen. Der externe Mitarbeitende füllt das Dokument aus und schickt es per fortytools-App direkt an unsere Abrechnungsstelle, die sich dann im gleichen Moment an die Rechnung macht.

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fortytools: "Können Sie die Effizienzsteigerung irgendwie beziffern?

Herr Burman: "Da unsere Mitarbeitenden die Leistungsnachweise nicht mehr verwalten müssen, sparen wir monatlich circa 4.000 Euro ein. Und natürlich geht der ganze Prozess nun auch viel schneller: über alle Schritte hinweg würde ich sagen, sparen wir mit fortytools by zvoove ungefähr 30 Prozent Zeit zusätzlich ein.

„Da unsere Mitarbeitenden die Leistungsnachweise nicht mehr verwalten müssen, sparen wir monatlich circa 4.000 Euro ein.“

„Über alle Schritte hinweg würde ich sagen, sparen wir mit fortytools by zvoove ungefähr 30 Prozent Zeit zusätzlich ein.“

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fortytools: "Gibt es neben der Effizienzsteigerung noch andere Gründe, die für die Software sprechen?

Herr Burman: "Wir haben zahlreiche Anbieter verglichen und dabei festgestellt, dass die meisten Konkurrenten von fortytools by zvoove eher auf klassische Pflegedienste optimiert sind. Wir brauchen jedoch beispielsweise keine Einsatzplanung für unsere Mitarbeitenden. Bei anderen Anbietern ist das oftmals ein Pflicht-Feature, was uns in ein Korsett gezwängt hätte, das wir eben nicht wollen. Ein weiterer Grund für fortytools by zvoove ist, dass die Software auch im Browser läuft und keine Anwendung extra dafür installiert werden muss. Das vereinfacht die Einführung in Unternehmen und bei neuen Mitarbeitenden deutlich. Zu guter Letzt sind wir nun auch in Sachen Digitalisierung wesentlich besser aufgestellt, da alles online in der Software abläuft.

„Ein weiterer Grund für fortytools by zvoove ist, dass die Software auch im Browser läuft und keine Anwendung extra dafür installiert werden muss. Das vereinfacht die Einführung in Unternehmen und bei neuen Mitarbeitenden deutlich.“

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fortytools: "Sie sprechen die Digitalisierung an – welche weiteren Prozesse bilden Sie durch fortytools by zvoove noch digital ab?

Herr Burman: "Die Software kommt auch in der Zeiterfassung zum Einsatz, die seitdem komplett digital abläuft. Über die App können unsere externen Mitarbeitenden ihre Stunden direkt erfassen, ihre Aufgaben einsehen sowie Notizen zum Bedarf des Kunden machen. Wie auch bei den Leistungsnachweisen landen die Daten direkt in der Software – in Sekundenschnelle. Diese Automatisierung bringt uns sehr viel Entlastung.

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fortytools: "Es klingt so, als wäre der Schritt hin zu fortytools by zvoove genau der richtige gewesen. Sind Sie neben der Software auch mit dem Service so zufrieden?

Herr Burman: "Zunächst einmal würde ich fortytools by zvoove glatte 10 von 10 Punkten geben. Aber auch der Kontakt mit den Ansprechpartnern ist immer sehr schnell und persönlich, was mir viel bedeutet. Des Weiteren merkt man als fortytools-Kunde, dass auf Update-Wünsche eingegangen wird und die Entwickler immer daran arbeiten, die Software noch besser zu machen.

„Zunächst einmal würde ich fortytools by zvoove glatte 10 von 10 Punkten geben. Aber auch der Kontakt mit den Ansprechpartnern ist immer sehr schnell und persönlich, was mir viel bedeutet“