Gesetz zur Zeiterfassung: Das müssen Sie als Dienstleister beachten

Das Bundesarbeitsgericht entschied am 13. September 2022, dass Arbeitgeber:innen dazu verpflichtet sind, ein System für die Zeiterfassung ihrer Angestellten einzuführen. Es handelt sich hierbei um die Umsetzung einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs von 2019, die darauf abzielt, den Arbeitnehmer:innen die notwendigen Ruhepausen zu gewähren und Überstunden auf korrekte Weise zu erfassen. Die verpflichtende Zeiterfassung betrifft auch Dienstleister wie Gebäudereinigungen, Betreuungsdienste und Unternehmen der Alltagshilfe. Was das Urteil bedeutet, was es jetzt gesetzlich zu beachten gibt und wieso die digitale Zeiterfassung einen klaren Vorteil darstellt, erfahren Sie hier.

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‍Als das Bundesarbeitsgericht im September 2022 in einer Pressemitteilung verlauten ließ: „der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann", war der Aufschrei bei vielen Arbeitgeber:innen groß. Befürchtungen, des Rückfalls in die Zeiten der fordistischen Stechuhr wurden geäußert. 

Konkret bedeutet dies allerdings erst einmal nur, dass neben den Mitarbeitenden auch die Arbeitgeber:innen für die Erfassung der Arbeitszeiten verantwortlich sind. 

Verpflichtende Einführung von Zeiterfassungssystemen

Zu diesem Zweck muss ein einheitliches System eingeführt werden, welches sowohl für Arbeitnehmer:innen als auch für Arbeitgeber:innen verständlich, bedienbar und verlässlich ist. Wie sich das auf die Praxis, und vor allem die häufig gängige Vertrauensarbeitszeit, bei der die Mitarbeitenden ihre Zeit eigenständig einteilen, auswirkt, muss, auf Betreiben des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BAMS), noch gesetzlich geregelt werden. Stand jetzt wird diese wegfallen müssen, da die Zeiterfassung verpflichtend für alle Angestellten gilt. 

Im Oktober 2023 sagte Bundesarbeitsminister Hubertus Heil, bezüglich der Umsetzung der Zeiterfassung, dass die Diskussion darüber “ziemlich eingefahren” und ”auch nicht mein Hauptthema im Moment” sei. Eine abschließende Regulierung lässt also weiter auf sich warten. Auch die Zukunft der Vertrauensarbeit ist nach wie vor nicht geklärt. Der Deutsche Gewerkschaftsbund fordert endlich Klarheit ob der Zeiterfassung zu schaffen und weist auf die Gültigkeit des Urteils des Bundesarbeitsgerichts hin.

Wann wird die Zeiterfassung für Gebäudereiniger und Betreuungsdienste verpflichtend?

Das Bundesarbeitsgericht entschied im Zusammenhang mit der verpflichtenden Einführung der Arbeitszeiterfassung, dass diese Pflicht unmittelbar in Kraft tritt. Das heißt, dass Ihr Betrieb bereits davon betroffen ist. 

Sie sind also bereits dazu verpflichtet, den Beginn, die Dauer und das Ende der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter:innen zu erfassen. Es reicht nicht aus, diesen nur Mittel zur Zeiterfassung bereitzustellen, die Arbeitszeit muss per Gesetz systematisch erfasst werden.  

Dies gilt auch für Kleinbetriebe, allerdings gilt es noch dies gesetzlich zu definieren, die EU-Gesetze erlauben den Staaten hierbei einen Definitionsspielraum, im Falle von Deutschland muss eine eventuelle Befreiung für Kleinbetriebe noch festgelegt werden.

Was bedeutet das Urteil für die Gebäudereinigung und Betreuungsdienste?

Das bedeutet, dass auch Arbeitgeber:innen in der Dienstleistungsbranche gesetzlich dazu verpflichtet sind, Arbeitszeitnachweise für die einzelnen Mitarbeitenden zu führen. Hierbei muss der Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Arbeitgeber:innen haben diese spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.

Wie aus dem Urteil und der bisher fehlenden Regelung hervorgeht, überlässt das Gesetz dem Arbeitgeber die Form der Arbeitsaufzeichnung, sie können sowohl elektronisch als auch schriftlich geführt werden. Lediglich Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind zu erfassen, jedoch nicht die exakte Lage und Dauer der einzelnen Pausen.

Zeitplanung und Abweichungen

Sofern für die einzelnen Reinigungskräfte bereits Planungen, z.B. Wochenpläne zu Einsatzzeiten und -orten vorliegen, die Beginn und Ende sowie Pausenzeiten vorsehen, kann die Aufzeichnung der Arbeitszeit auch auf Grundlage dieser Planungen erfolgen. Im Falle von Abweichungen müssten die Angaben aus der Planung entsprechend angepasst werden. Wichtig ist, dass transparent gemacht wird, dass eine Überprüfung stattgefunden hat, ob es zu Abweichungen gekommen ist.

Viele Reinigungsfirmen benutzen in der Praxis noch „Stundenzettel“, auf denen die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit und Pausen eintragen. Das funktioniert in der Regel besonders bei kleinen Firmen gut, die nicht viele Mitarbeiter:innen in die Einsätze schicken. Bei etwas größeren Firmen wird das Händeln der vielen einzelnen Zettel jedoch leicht unübersichtlich und es besteht die Gefahr, dass die Zettel verloren gehen könnten.

Vorteile durch Softwarelösungen

Hier stellt sich die Frage, ob mit Hilfe geeigneter Software die Abwicklung der Zeiterfassung sinnvoll vereinfacht werden kann. Dies lässt sich mit einem klaren „Ja!" beantworten. Durch die Echtzeitübertragung der mobilen Zeiterfassung kann in der Verwaltung nicht nur die Einhaltung von Arbeitszeiten überprüft werden, bei ausbleibender Anmeldung zu einem festgelegten Arbeitsbeginn kann auch nachgehalten werden, ob sich die Reinigungskraft verspätet hat oder ob ggf. ein Ersatz geschickt werden muss. So entfällt auch für die Kunden das mühsame Nachhalten der bestellten Leistung. Die Möglichkeit, innerhalb kurzer Zeit auf einen Personalausfall reagieren zu können, trägt auch wesentlich zur Kundenzufriedenheit bei.

Fortytools bietet eine Lösung zur Einsatzplanung und Echtzeiterfassung, d.h. der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin gibt via eines mobilen Erfassungsgeräts bzw. über eine App auf dem Smartphone direkt vom Arbeitsplatz aus den Arbeitsbeginn und das -ende durch. Des Weiteren bietet Ihnen Fortytools die Möglichkeit, die in Echtzeit übertragenen Arbeitszeiten direkt in die Lohnabrechnung einfließen zu lassen. Dadurch entfällt einerseits die manuelle Arbeitszeiterfassung durch das Reinigungspersonal und andererseits die manuelle Übertragung der Arbeitszeit für die Lohnabrechnung. Durch die Automatisierung werden auch potenzielle Fehler wie falsches Ausfüllen von Zeiterfassungsprotokollen oder falsche Übertragung aus diesen Protokollen eliminiert. Die Lohnabrechnung erfolgt also genauer und schneller. Mehr zur Vorbereitung der Lohnabrechnung gibts hier in unserem Blog.

5 Vorteile der digitalen Zeiterfassung für ihr Unternehmen

Die Vorteile liegen in diesen Beispielen klar auf der Hand: 

1. Zeitersparnis in der Verwaltung 
2. Fehlerreduzierung 
3. Kundenzufriedenheit durch verlässliche Personalplanung 
4. Optimale Verzahnung von Betriebsabläufen 
5. Kontrolle der Verlässlichkeit von Personal 

Dies sind nur einige der Verbesserungen, die die Automatisierung in den genannten Beispielen bringt. Die lästige Ablage der Stundenzettel entfällt und per Klick kann einfach auf alle gespeicherten Zeiterfassungen der einzelnen Mitarbeitenden zurückgegriffen werden. Nach zwei Jahren Aufbewahrungsfrist können die einzelnen Daten automatisch gelöscht werden, somit erspart man sich eine aufwändige und teure Aktenvernichtung.

Digitalisierung lohnt sich!

Gerade Unternehmer:innen kleinerer Betriebe sehen die Frage, ob sich der Aufwand für die Umstellung auf die digitale Zeiterfassung lohnt, sicherlich etwas kritischer. Da die Digitalisierung jedoch Teil des Zeitgeistes ist und inzwischen fast jeder ein Smartphone besitzt, kann die digitale Zeiterfassung ganz einfach über entsprechende Applikationen auf dem Telefon umgesetzt und in die Geschäftsprozesse des Unternehmens integriert werden.

Bei der Nutzung eines Privattelefons für Firmenzwecke ist es außerdem ggf. möglich, die berufliche Nutzung des desselbigen steuerlich geltend zu machen und einen Steuervorteil zu erwirken. Auskunft hierzu gibt jeder Steuerberater.

Bestens vorbereitet mit Fortytools

Es ist also empfehlenswert, bereits früher mit der Zeiterfassung der Reinigungs- und Betreuungskräfte zu beginnen, um mittelfristig keine Probleme bei der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben zu haben. Außerdem gewöhnen sich die Mitarbeitenden so zeitig daran, ihre Arbeitszeiten zu übertragen. Die gesetzlichen Regelungen für Ruhezeiten und Überstunden müssen sowieso eingehalten werden. Es ist bisher nicht bekannt, ob momentan nicht im Arbeitsschutzgesetz beinhaltete Beschäftigungsverhältnisse wie z.B. Selbstständige, Geschäftsführer und anderes Führungspersonal, auch vom ausstehenden, überarbeiteten Gesetz zur Arbeitszeiterfassung geregelt werden.  

Die intuitive, mobile und direkte Arbeitszeiterfassung per App ist eine seit Jahren bewährte Funktionen von Fortytools, womit Sie die kommende gesetzliche Regelung zur Arbeitszeiterfassung problemlos umsetzen können. Die Vorbereitung auf das Gesetz und das Training der Mitarbeitenden in der Erfassung der Arbeitszeiten kann sofort beginnen. Außerdem müssen bei der Umstellung auf die digitale Zeiterfassung keine hohen Investitionen getätigt werden. Bei Fortytools wird für die Nutzung der Software ein monatlicher Beitrag fällig, der sich über die Laufzeit schnell auffangen lässt, da durch die Nutzung einerseits Zeit gespart wird und Prozesse vor allem in der Gebäudereinigung und Alltagshilfe vereinfacht werden.

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