Digitalisierung der Eingangspost für Gebäudereiniger, Alltagshilfe- und Betreuungsdienste

Wie bereits in vielen unserer Artikel behandelt, werden digitale Dokumente immer wichtiger. Auch in der Gebäudereinigung, der Alltagshilfe oder der Betreuung. Diese bringen viele Vorteile, da ihre Verarbeitung, Weiterleitung und Aufbewahrung die entsprechenden Prozesse im Betrieb deutlich vereinfachen. Doch auch die Digitalisierung der Eingangspost in Briefform hat seinen Nutzen. 

Die Anbieter verweisen vor allem auf die Dynamisierung der betriebsinternen Zustellprozesse. So muss nicht mühsam sortiert und die Post auch in den jeweiligen Abteilungen nicht noch einmal an den jeweiligen Mitarbeiter übergeben werden. Wägelchen mit Briefen etc. gehören auf diesem Wege der Vergangenheit an.

Die gescannte Post wird direkt an den zuständigen Mitarbeiter oder die entsprechende Abteilung weitergeleitet und der Zugang ist dank der automatisierten Protokolle jederzeit nachvollziehbar. Die Ausrede „den Brief habe ich zu spät erhalten“ zieht dann in vielen Fällen nicht mehr. Auch der Zugriff und die gemeinsame Bearbeitung der Dokumente wird hierdurch beschleunigt und vereinfacht. Außerdem können die Prioritäten der eingehenden Post konfiguriert werden, die Softwares erkennen selbst, um welche Art von Korrespondenz es sich handelt und versehen die digitalisierten Briefe mit entsprechenden Hinweisen. Selbstverständlich ist es auch von Vorteil, dass physische Dokumente nicht verloren gehen oder verlegt werden können. Dies ist Mitarbeitern im Home-Office oder mit flexiblen Arbeitsplätzen sehr zuträglich.

Auch Berechtigungen für die Einsicht der eingehenden und eingegangenen Korrespondenz können durch die Software des digitalen Posteingangs einfach konfiguriert und eingesehen werden. Die Volltextsuchfunktion vereinfacht das Auffinden entsprechender Dokumente ungemein.

Andere Vorteile liegen in der Aufbewahrung, statt Reihen von Aktenschränken mit Korrespondenz wird diese nun auf Servern gelagert und es besteht jederzeit Zugriff. Denn die Anbieter garantieren Ihnen eine, laut DSGVO obligatorische, GoBD-konforme Speicherung (mehr zum Thema GoBD erfahren Sie in unseren Artikeln zur Dokumentationspflicht von Rechnungen und der konformen Aufbewahrung von E-Mails)  Auf diesem Wege werden auch äußere Einflüsse, welche zu Schäden und Verlust von Dokumenten in Papierform (Brände, Wasserrohrbrüche, Diebstahl, Vandalismus etc.) führen können, vermieden. Auch die Kosten für Papier und dessen Verbrauch werden deutlich verringert.

Auch bei Abwesenheit ist die E-Post ein klarer Vorteil, da Sie von überall auf wichtige Dokumente zugreifen und reagieren können. Außerdem können viele Anbieter auch mit einem jährlichen Aktenscan beauftragt werden.  

Selbst scannen oder scannen lassen?

Bei den Diensten für den digitalen Posteingang ist zwischen zwei verschiedenen Typen zu unterscheiden. Anbieter des Ersteren scannen und digitalisieren die Briefpost für Sie, die des anderen Typs bieten hingegen Lösungen für das firmeninterne Scannen und die entsprechende Verwaltungssoftware für die digitale Post an. Wenn Sie bereits über ein etabliertes Sekretariat mit leistungsstarken Scannern verfügen, ist die Softwarelösung eventuell die richtige Lösung. Sollte dies nicht vorhanden sein, ist die Komplettlösung am vorteilhaftesten, da sonst noch zusätzlich die entsprechende Hardware angeschafft werden muss. Je nach Bedürfnissen Ihres Unternehmens bieten beide also Vorteile.

Der bekannteste Anbieter für das Komplettpaket ist die Deutsche Post AG, welche einen sogenannten E-POSTSCAN-Service anbietet. Dieser garantiert das tägliche Scannen ihrer Posteingänge in dafür zuständigen Digitalisierungszentren, sowie die digitale Zuführung in ihr firmenspezifisches E-POSTSCAN System. Die Post listet die wichtigsten Funktionen ihres digitalen Angebots für Geschäftskunden wie folgt auf:

• Zuführung der Sendungen zur Digitalisierungsstation mit vielen Varianten
• Ungeöffnete Aussortierung und Rückführung nicht scanbarer, persönlicher und vertraulicher Sendungen
• Aussortierung nach Blacklist-Standardkriterien für bestimmte Bereiche
• Vorgangstrennung nach Dokumenten
• Scannen mit modernster Technologie
• DataCapture zur Volltexterkennung und Dokumententrennung
• Datenformate zur Übergabe vorbereiten
• Datenbereitstellung über E-Mail oder SFTP

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Damit die Post ihre Briefe digitalisieren kann müssen diese:

• in einem gängigen DIN-Format vorliegen (DIN A3 bis DIN A7, DIN B4 bis DIN B7),
• maximal 20 Seiten umfassen,
• ihr Papier nicht dicker als 1,2 mm und zwischen 30 g/m² und 280 g/m² schwer ist und
• die Seiten gar nicht oder nur einfach geheftet sind (Büroklammern, Tackernadeln etc.).

Weitere Anbieter für Lösungen, die Scannen und Software beinhalten, finden Sie u.a. hier und hier. Der Vorteil bei der Deutschen Post AG liegt darin, dass dieser Anbieter nach wie vor der meistgenutzte für Briefpost ist und somit „alles in einer Hand“ bleibt, andere Anbieter stellen aber gegebenenfalls mehr auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösungen und sogar kurze Workshops zur richtigen Softwarenutzung bereit. Prüfen Sie am besten mehrere Angebote, bevor Sie sich entscheiden. 

Anbieter des anderen Typs, welcher Softwarelösungen für das Scannen und die Verwaltung der digitalisierten Post bereitstellen finden Sie u.a. hier, hier, hier oder hier 

Datenschutz/Briefgeheimnis 

Es stellt sich selbstverständlich die Frage, inwiefern die Intervention Dritter, in diesem Fall jene Angestellte des Anbieters, die Ihre Post einscannen, sich auf den Datenschutz und das Briefgeheimnis auswirken. Hierbei garantieren die Unternehmen die strenge Einhaltung dieser gesetzlichen Normen, häufig wird auch, wie z.B. im Falle der Deutschen Post AG, ein Zertifikat, etwa die ISO-Qualitätsnorm 9001, angeführt. Lassen Sie sich die Einhaltungsprozesse bei Zweifeln am besten noch einmal von den Anbietern erklären.

Mehr zum Thema Aufbewahrungsfristen für physische und digitale Dokumente erfahren Sie in unserem entsprechenden Blogbeitrag. Sollten Sie Fragen zur Aufbewahrung von Lieferscheinen haben klicken Sie hier.

Mit dem digitalen Dokumenteneingang von Fortytools lassen sich die gescannten Dokumente ganz einfach weiterverarbeiten. Fortytools bietet auch eine Integration des Dokumenteneingangs mit dem E-POSTSCAN Service der Deutschen Post. Damit wird ihre gesamte Eingangspost von der Deutschen Post automatisch digitalisiert und landet direkt im Fortytools Dokumenteneingang. So erhalten Sie ein nahtloses, automatisiertes, digitales Dokumentenmanagement. Unser Support hilft Ihnen gern bei der Einrichtung.

Weitere Informationen zu digitalen Rechnungen, dem ZUGFeRD Format sowie XRechnungen finden Sie auch bei uns im Blog:

Versand von Rechnungen per E-Mail

Online-Rechnungen im ZUGFeRD-Format

XRechnungen und öffentliche Aufträge

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