Digitale Prozesse in Gebäudereinigungen und Betreuungsdiensten sind schon heute wichtiger Bestandteil einer fortschrittlichen Unternehmenskultur. Doch viele Firmen setzen diese nur zögerlich und schrittweise um. Die beiden Branchen haben ähnliche Anforderungen und Prozesse, weshalb wir hier auf beide Unternehmensmodelle eingehen und auch in unserer Software bedienen. In diesem Ratgeber erläutern wir am Beispiel von Fortytools die Vorteile einer Digitalisierung der Organisationsprozesse, was es bei der Auswahl zu beachten gibt und wie Software-Komplettlösungen richtig umgesetzt und verwendet werden. 

Warum digital?

Die Verlagerung verschiedenster Arbeitsschritte der Verwaltung vom Papierformat ins Digitale ist bereits heute Teil der unternehmerischen Realität. Die Frage ist mittlerweile nicht mehr „ob?“, sondern „wann?“ der Komplett-Umstieg gemacht wird bzw. dieser ob der Anforderungen des Wettbewerbs gemacht werden muss.

Die Sorge des Kontrollverlustes aufgrund des Unbekannten führt, vor allem bei seit Jahrzehnten tätigen Unternehmen, zur zögerlichen und stückweisen Umsetzung der Prozess-Digitalisierung. Dies ist ein häufig wiederholter, jedoch nicht risikoloser Fehler. Denn Stückwerk führt zu organisatorischem Chaos und uneinheitlichem Verständnis Ihrer Angestellten beim Einsatz der verschiedenen Softwarelösungen.

Alles aus einer Hand bedeutet in diesem Sinne einen enormen Vorteil. 

Warum moderne Komplettlösungen?

Komplettlösungen (wie z.B. auch Fortytools) bieten ein Rundum-Sorglos-Paket und decken alle Wichtigen Aspekte der digitalisierten Verwaltung der unternehmerischen Arbeitsprozesse, welche sich durch Schnittstellen zu anderen Softwares (z.B. Buchhaltungssysteme) noch erweitern lassen. Ihre Mitarbeiter*innen können zu Anfang in sämtliche Funktionen Ihres Softwarepakets eingewiesen werden. Dies erleichtert die Umstellung ungemein und führt zu einer sofortigen gesteigerten Produktivität dank verbesserter Verwaltungsstrukturen.

Auch bei der Suche nach Nachwuchs, welche in diesen Zeiten immens wichtig ist, stellt die Digitalisierung einen Wettbewerbsvorteil dar. Denn die kommenden Generationen in der Arbeitswelt sind Digital-Natives, die mit Software-Lösungen deutlich besser zurechtkommen als mit Papierformularen und langsamen Organisationsprozessen. Cloudbasierte Softwarelösungen (wie auch Fortytools) können über verschiedene Endgeräte abgerufen werden, am Computer in Ihrer Unternehmenszentrale genauso wie am Einsatzort per Smartphone. Eine einfache und schnell zu verstehende Bedienung ist hierbei Trumpf. Diese sorgt für eine höhere Dynamik, schnellere Arbeitswege und eine bessere Koordination und Organisation der Arbeitsprozesse. Komplizierte, wenig intuitive Designs älterer Softwares sind hingegen ein Relikt aus vergangenen Tagen, welches die Arbeit eher erschwert als vereinfacht.

Außerdem ist es wichtig, dass die in Ihrem Unternehmen verwendete Software Ihnen Funktionen bietet, die es erlauben, die organisatorischen Abläufe an die verschiedenen, kundenspezifischen Bedürfnisse anzupassen, sowie Objekte und Arbeitseinsätze zu verwalten.

Des Weiteren spielen die Sicherheit und der Datenschutz, sowie die normgerechte Speicherung (DSVGO, GoBD etc.) eine große Rolle beim Einsatz von digitalen Verwaltungslösungen.

Wie kann ich Prozesse und Arbeitsabläufe digitalisieren?

Die auftragsspezifischen Abläufe machen die Organisation der Planungs-, Verwaltungs- und Arbeitsprozesse zu komplexen Aufgaben. Denn jeder Auftrag ist verschieden und speziell. Leistungen und die damit einhergehenden Prozesse können selten 1:1 von einem Kunden auf den anderen, geschweige denn von einem Objekt auf das andere übertragen werden. Denn jeder Kunde und jede Kundin hat andere Bedürfnisse bei der Pflege und bei den zu erbringenden Leistungen während eines Auftrags und jedes zu betreuende Objekt stellt spezielle Herausforderungen bei der Reinigung an Ihre Mitarbeiter*innen. 

3 Bereiche hoher Komplexität in der Gebäudereinigung und Alltagshilfe:

• Übersicht über die vertraglich festgelegte Leistungen für Kunden oder ein Objekt behalten: Durch viele individuelle Leistungen, deren Dauer und eventuelle jahreszeitbedingte Zusatzarbeiten, können schnell Fehler, Chaos und Kosten entstehen.

• Personalplanung: Hier kommen sensible Faktoren wie Einsatzzeiten, Einsatzorte, Bezahlung, Ausfälle und fachliche Kompetenz Ihrer Mitarbeiter*innen zu tragen. Ohne eine systematische Abstimmung dieser komplexen Aspekte kann ein Auftrag schnell zum Desaster werden. Denn wenn z.B. eine Pflegekraft oder Glasreiniger zur falschen Zeit am falschen Einsatzort erscheint, entstehen Probleme.

• Rechnungsstellung und Buchhaltung: auch Rechnungen und Buchhaltung sind bei Betreuungsdiensten und Gebäudereinigungen eine komplexe Angelegenheit, denn Aufgrund der Einzigartigkeit der Aufträge, können Rechnungsstellungen selten von einem Kunden auf den anderen übertragen werden und Leistungen müssen pro Auftrag neu aufgestellt und abgerechnet werden.  „Was wird wem in Rechnung gestellt?“ „Wie gelangt dies zur Buchhaltung?“ „Wie lange dauern die Aufträge (für die Bilanz)?“ sind Fragen, die es in jedem Fall zu beantworten gilt.

Um dem entgegenzuwirken, bietet sich die Umstellung auf eine Software für Betreuungsdiense und Gebäudereiniger an, denn hier sind alle nötien Informationen, um die genannten Prozesse zu erleichtern an einer Stelle und leicht abrufbar. Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen erweitern die zur Verfügung stehenden Funktionen außerdem noch. Allerdings gibt es bei der Anschaffung einige Dinge zu beachten.

Wie finde ich die passende Software für meine Gebäudereinigung oder Alltagshilfe? 

Was sollte die Software mindestens können?

Als Basisfunktionen einer vollwertigen Software seien folgende Punkte genannt, sind diese nicht gegeben ist der Einsatz einer solchen Softwarelösung nur bedingt sinnvoll, da weiterhin viele Prozesse analog ausgeführt werden müssen:

• Kunden- und Objektverwaltung
• Rechnungsstellung
• Mitarbeiterverwaltung
• Arbeitsplanung
• Zeiterfassung
• Übertragung von steuerrelevanten Unterlagen

Kunden- und Objektverwaltung 

Bei der Verwaltung von Kunden und Objekte gibt es einige Dinge zu beachten, welche die von Ihnen eingesetzte Software können sollte.  

So sollten u.a. alle wichtigen Informationen in den digitalen Kundenakten gespeichert werden können. Das System legt Angebote, Rechnungen, Mahnungen und alle weiteren Kundendaten automatisch in den entsprechenden Kundenprofilen ab.

Offene Posten und zu erledigende Aufgaben finden Sie, im Idealfall, auf der Kunden-Übersichtsseite.

Bei Kunden mit mehreren Objekten sorgt die integrierte Objektverwaltung für eine optimale Übersicht.

Zu jedem Kundenprofil sollten Sie Kontaktpersonen abspeichern können, um deren wichtigste Daten wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen griffbereit zu haben.

Außerdem sollte ein Notizensystem vorhanden sein. Mit diesem dokumentieren Sie alle relevanten Kontakte und Gespräche mit Ihren Kunden. Daraus entsteht die Kundenhistorie, mit der Sie sich jederzeit auf den aktuellen Stand der Geschäftsbeziehung bringen können. 

Ergänzend sollten Sie Aufgaben anlegen können, die zu einer Wiedervorlage des Kunden führen. So können Sie beispielsweise sicherstellen, dass offene Angebote nachverfolgt, Reklamationen zügig abgearbeitet oder die Kundenzufriedenheit regelmäßig gemessen wird.

Rechnungen

Jedes Unternehmen hat sein eigenes Branding. Deshalb sollten Sie Ihre Ausgangsrechnungen nach Ihren Wünschen und Ihrer Marke individuell gestalten können. Dafür kann zum Beispiel ein Briefpapier im unternehmensspezifischen Design angelegt werden, welches von Kunde zu Kunde individuell gestaltet werden kann.

Regelmäßig ausgeführte Leistungen sollten wiederum schnell abrufbar und mit wenigen klicks abrechenbar sein. Hier sollte es ein Automatismus geben, um solche wiederkehrenden, gleichbleibenden Leistungen am Monatsende autoamtisch abrechnen zu lassen. Der digitale Abrechnungszyklus muss allerdings nicht unbedingt monatlich erfolgen. Es sollte auch möglich sein, wiederkehrende Leistungen mindestens auch quartalsweise oder jährlich abzurechnen.

Damit Ihre Kunden fristgerecht bezahlen, ist es wichtig, die Rechnungen schnell zustellen zu können. Immer mehr Kunden erwarten es, diese per E-Mail zu bekommen. Sie sollten für jeden Kunden festlegen können, wie die Rechnungen versendet werden sollen. Einige Kunden erhalten die PDF-Dateien per E-Mail, andere werden noch per Brief versandt.

Die Möglichkeit zur Ausstellung der Rechnungen im X-Rechnungsformat und dem ZUGFeRD-Format sind vorteilhaft für öffentliche Aufträge und für die Sicherheit sollten alle Daten und Dokumente GoBD und DSVGO konform gespeichert werden können.

Mitarbeiter*innenverwaltung

Die Mitarbeiter*innenkartei sollte alle Kontaktdaten, Dokumente und Einsätze übersichtlich bereithalten. Idealerweise ist sie auch zum Bewerbermanagement geeignet, z.B. indem Sie Unterlagen hinterlegen und per Notizfunktion Ihre Eindrücke aus dem Bewerbungsgespräch festhalten.

Sie sollten Ihren Mitarbeiter*innen mit einem Klick den Kunden Objekten zuordnen können und so den Überblick haben, wer an welchen Orten eingesetzt ist – und es zu einem bestimmten Zeitpunkt war.

Hilfreich ist es auch, Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeiter*innen in deren Akten einzutragen, um so eine reibungslose Planung zu haben.

Zahlungsverkehr: Kontoanbindung, offene Posten, SEPA und Mahnwesen

Das Einfordern von Zahlungen kann lästig sein, allerdings muss dies häufiger geschehen, als uns lieb ist. Eine gute Software bietet Ihnen daher auch eine Übersicht der offenen Posten. Im Idealfall gibt es eine Anbindung zum Bankkonto, um Zahlungseingänge den offenen Rechnungen zuordnen zu können und außerdem die Möglichkeit Zahlungen per Lastschrift einzuholen und SEPA Überweisungen zu erstellen. Zusammen mit einem automatisierten Mahnwesen kann so eine menge Zeit und Arbeit beim Zahlungsverkehr gespart werden.

Durch eine Kontoanbindung wie beispielsweise bei Fortytools über den Anbieter Finleap-Connect, können Kontoumsätze und Zahlungseingänge direkt in der Software abgebildet werden und offenen Posten zugeordnet werden. So gibt es jederzeit eine Live-Übersicht, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und welche nicht.

Es kann automatisch getrackt werden, wann eine Zahlung überfällig wird. Wenn eine Rechnung in Verzug gerät, wird automatisch eine Zahlungserinnerung bzw. 1. und 2. Mahnung erstellt.

Sehr praktisch kann es auch sein, wenn bereits eingegangene Teilzahlungen ebenfalls mit aufgeführt und von der Software verarbeitet werden können. Die Anwendung berechnet dann aus den offenen Rechnungen und den bereits eingegangenen Zahlungen den noch offenen Betrag, so dass Ihr Kunde diesen direkt ablesen und anweisen kann.

Datenschutz nach DSGVO und Sicherheit

Die Daten Ihrer Kunden und deren Schutz sind enorm wichtig. Eine Softwarelösung ist im Idealfall deutlich sicherer als eine Kundenkartei oder ein Rolodex. Allerdings sollte bei der Anschaffung darauf geachtet werden, dass der Anbieter die gesetzlich geforderten Sicherheitsstandards garantiert und seine Software ständig aktualisiert, denn die Gefahren für Sicherheitslecks im Internet erneuern sich konstant. 

Wichtig sind auch verschiedene Verschlüsselungsstandards wie TLS/SSL und die Einhaltung der in Deutschland geltenden ISO-Normen. Am allerwichtigsten ist jedoch die Einhaltung der DSGVO und GoBD. Sollte eine Software Ihnen diese nicht bieten, lassen Sie tunlichst die Finger davon. Aus diesem Grund ist es auch ratsam, auf deutsche Anbieter zurückzugreifen, da diese, im Gegensatz zur ausländischen Konkurrenz, meistens an die strengen deutschen Richtlinien bei Serversicherheit etc. gebunden sind. 

Der Zugang zu Daten sollte mitarbeiterspezifisch einstellbar sein, so kann jeder auf die für ihn oder sie wichtigen Informationen zugreifen, während der Schutz sensibler Daten Ihrer Kunden garantiert wird.

Was kostet eine Software für Gebäudereiniger? 

Bei den Kosten für eine Verwaltungssoftware für Gebäudereiniger gibt es zwei Ansätze: Den der preisbedingten Funktionen, wobei für mehr Funktionen ein höherer Preis berechnet werden muss und man quasi Features dazu kaufen kann. Und den der gestaffelten Zugriffsoptionen, wobei der Preis sich nach der Anzahl der Mitarbeiter bzw. Zugänge richtet.

Hier kommt es bei der Entscheidung also darauf an, welche Funktionen tatsächlich genutzt werden und wie viele Zugänge benötigt werden.

Bei Fortytools richten sich die Tarife z.B. nach der letzteren Option, dadurch werden die zur Verfügung stehenden Funktionen nicht eingeschränkt, sondern Sie können aufs komplette Repertoire der Software zugreifen. Nur die Anzahl der Mitarbeiter*innen, welche Zugriffsberechtigungen haben, ändert sich je nach Tarif. Es kommt also auf die Unternehmensgröße drauf an die Preise werden dementsprechend in vier verschiedene Tarife eingeteilt.

Subventionen für Digitalisierung

Im Zuge des staatlichen Digitalisierungsplans der deutschen Wirtschaft subventioniert das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) kleinere und mittlere Unternehmen. Hierbei stehen Programme von finanzieller Unterstützung von bis zu 100.000 € zur Verfügung.

Mehr zum Thema digitale Förderung erfahren Sie hier

Jetzt ist also ein super Zeitpunkt zu digitalisieren: Fortytools 30 Tage kostenlos testen!

Welche Kosten können gespart werden?

Durch den Einsatz von Verwaltungssoftware werden die Arbeitsabläufe in ihrem Unternehmen effizienter, die Abrufbarkeit von Einsatzplänen und Kundeninformationen von verschiedenen Endgeräten dezentralisiert den Zugriff auf diese und beschleunigt die Prozesse in den spezifischen zu betreuenden Objekten. Was sich wiederum auf ihre Finanzen auswirkt, denn: Zeit ist Geld! Und die hier gesparte Zeit kann anderswo effektiver eingesetzt werden. 

Auch Dauerrechnungen, automatisierte Rechnungsstellung und Mahnungen, sowie der direkte Zugriff auf die nötige Information von Seiten Ihrer Steurberater*innen spart wertvolle Arbeitszeit und Kosten.

Welche Schwierigkeiten können auf mich zukommen?

Der größte Vorbehalt beim Umstieg auf Softwarelösungen liegt meistens bei fehlendem Verständnis. Es ist wichtig, dass sowohl Sie als auch ihre Belegschaft weiß, wie man die Software richtig bedient. Es kostet also vor allem Überwindung. Doch stellt diese Einführung in der Realität keine große Hürde da, diese existiert eher in unseren Köpfen, denn die meisten Verwaltungsanwendungen sind heute höchst intuitiv, sprich der Einstieg fällt sehr leicht und die Bedienung ist einfach. 

Außerdem sind bei einigen Anbietern Einführungsseminare / Webinare sowie technische Hilfe und Support Teil des Pakets. Ein Aspekt, bei dem bei der Anschaffung auf jeden Fall Wert gelegt werden sollte. 

Vorteile von Fortytools 

Das kostenlose Webinar als Einführung und der telefonische und schriftliche Support integrierten Chat durch unsere Spezialisten ist einer der großen Vorteile von Fortytools.

Durch unseren Zusammenschluss mit dem Marktführer Zvoove wird sich die Software noch schneller weiterentwickeln. Fortytools ist dank vieler Schnittstellen zu anderen Softwares, vor allem jenen bei Zvoove vereinigten, höchst spezialisierten Lösungen vielfach erweiterbar.

Rundumsorglos

Fortytools steht für rundum sorglos, denn alle hier aufgeführten notwendigen Funktionen, und viele weitere, sind Teil unserer Softwarelösung.

Einen Überblick über alle Funktionen erhalten Sie hier. 

Datenschutz, mehr als nur ein Versprechen

Ihre Daten sind für uns das höchste Gut: Wir bieten Ihnen enorme Sicherheit und besten Schutz. Darauf können Sie sich verlassen.

Die Verbindung zwischen Fortytools und Ihrem Browser ist mit Verschlüsselung nach TLS/SSL Standard abgesichert. TLS bedeutet "Transport Layer Security" und bezeichnet das gleiche Sicherheitsverfahren, welches z.B. auch beim Online-Banking zum Einsatz kommt.
Sie erkennen diese Verschlüsselung an dem kleinen Schloss-Symbol und "https" in der Adresszeile Ihres Browsers. Fortytools ist ausschließlich über "https" zu erreichen.

Fortytools wird nur auf Servern in Deutschland in ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentren betrieben. Damit sind Sicherheitskontrollen, Zugriffsschutz etc. durch die deutschen Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen garantiert.

Durch den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO verarbeiten wir Ihre Daten vollständig DSGVO-konform. Wir lassen unsere Datenverarbeitungsprozesse ständig überwachen und können so höchsten Datenschutz für Ihre Daten garantieren.
Außerdem prüfen unabhängige externe Experten regelmäßig unseren Datenschutz. 

Starker Kundenservice und Einführung

Das Fortytools-Team bietet ein kostenloses Webinar als Einführung (weitere Schulungen können gebucht werden), Telefon- und Chatsupport und Antworten auf alle Ihre Fragen. Unsere Mitarbeiter*innen sind ständig im Einsatz, um ihre Erfahrung mit Fortytools zu verbessern. Die zahlreichen Video Tutorials und der Hilfe-Button zum Hilfe-Center mit Anleitungen zu allen Funktionen sind im Zweifelsfall Ihre ersten Anlaufstationen. Weitere Möglichkeiten finden Sie hier.

Kann ich jederzeit kündigen?

Bei monatlicher Zahlung können Sie Ihr Abonnement immer mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende kündigen und Ihre Daten mitnehmen. Bei jährlicher Zahlung können Sie ebenfalls jederzeit kündigen, hier entsprechend mit einer Frist von 30 Tagen zum nächsten Zahlungstermin.

Kann ich jederzeit den Tarif wechseln?

Das ist korrekt. Wenn Sie mehr Benutzer benötigen, können Sie einfach einen erweiterten Tarif auswählen und die neuen Benutzer direkt hinzufügen.

Wie erfolgt die Bezahlung von Fortytools?

Der Lizenzpreis wird monatlich bzw. jährlich (je nach Zahlungsart) im Voraus fällig. Sie bezahlen bequem per Lastschrift. Der Wechsel in einen anderen Tarif kann jederzeit erfolgen und wird tagesgenau abgerechnet.