fortytools by zvoove im Kundeneinsatz: Die Erfolgsgeschichte "Ute Schieben Gebäudedienste"

Interview mit Ute Schieben von der Ute Schieben Gebäudedienste GmbH

Zur Person

Name: Ute Schieben
Position: Geschäftsführerin
Firma: Ute Schieben Gebäudedienste GmbH

Zur Firma

Mitarbeitende: 53
Davon Reinigungskräfte: 50
Gründungsjahr: 2014
Standorte: 1 Standort
Umsatz der Gruppe: rund 700.000 Euro
Zielmarkt: Gebäudereinigung
USP: Persönliche Betreuung durch die Geschäftsführung

Interview

fortytools: "Hallo Frau Schieben, Sie setzen seit einigen Jahren auf fortytools by zvoove. Was waren die ausschlaggebenden Gründe, die zu dieser Wahl geführt haben?"

Ute Schieben: "Die Software muss einfach sein. Zum einen bin ich – das muss ich ehrlich sagen – nicht sehr computeraffin, zum anderen haben wir insgesamt nur drei interne Mitarbeitende, die sich um alle administrativen Abläufe kümmern. Da sollte so wenig Zeit wie möglich damit verbracht werden, sich in einer komplexen Software zurechtzufinden. Bei fortytools by zvoove waren wir schon immer sehr gut aufgehoben, da es selbsterklärend ist und uns, wenn wir mal was verbocken, schnell und unkompliziert geholfen wird."

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fortytools: "Dass Sie von Beginn an eine Software zum Herzstück Ihres Unternehmens gemacht haben, spricht dafür, dass Sie das Potenzial schnell erkannt haben. Warum war Ihnen das schon so früh wichtig?"

Ute Schieben: "Ganz zu Beginn, also in den ersten Monaten, war ich noch komplett alleine unterwegs. Da habe ich auch noch mit Excel gearbeitet. Sobald die erste Mitarbeiterin bei mir angefangen hat, war jedoch klar, dass wir eine zukunftsfähige Lösung brauchen – zumal ich die Firma damit direkt auf Wachstum ausgerichtet habe. Heute haben wir mehr als 50 Kolleginnen und Kollegen und können sagen: Es war der richtige Weg. Warum viele kleine Gebäudedienstleister zögern, wird wohl auch daran liegen, dass gerade in der Gründungsphase nicht unbedingt 10.000 bis 15.000 Euro für eine Komplettlösung investiert werden können. fortytools by zvoove hat sich daher mit seinem Preis-Leistungs-Verhältnis als Top-Lösung für uns erwiesen."

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„Bei fortytools by zvoove waren wir schon immer sehr gut aufgehoben, da es selbsterklärend ist und uns schnell und unkompliziert geholfen wird.“

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fortytools: "Welche Prozesse wollten Sie digitalisieren? Was war Ihnen besonders wichtig, digital in dem Tool abzubilden?"

Ute Schieben: "Die Einsatzplanung war extrem wichtig. Das hat wunderbar funktioniert. Seit einigen Monaten nutzen wir dafür auch die neue fortytools App und haben dadurch eine weitere Vereinfachung unserer Prozesse festgestellt. Alleine der Einsatz der App spart mir jetzt sonntags mindestens zwei bis drei Stunden, die ich früher mit der Einsatzplanung verbracht habe. Daneben ist die Software natürlich am Ende des Monats auch bei der Rechnungsstellung für Hunderte von Kunden essenziell."

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„Alleine der Einsatz der App spart mir jetzt sonntags mindestens zwei bis drei Stunden, die ich früher mit der Einsatzplanung verbracht habe.“

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fortytools: "Könnten Sie sich die Rechnungsstellung ohne fortytools by zvoove überhaupt noch vorstellen?"

Ute Schieben: "Auf keinen Fall! Es ist heute bei uns so leicht, eine Rechnung zu erstellen, dass ich das nie mehr anders handhaben will. Ein Beispiel: Vergangene Woche war ich im Krankenstand zu Hause. Der Monatswechsel fiel dann auf Donnerstag und Freitag. Ich konnte mich Freitagabend ganz entspannt aufs Sofa setzen, auf „Rechnung erstellen“ klicken und dann war das weitgehend erledigt. Wenn ich das alles händisch machen müsste, würde ich wahnsinnig werden."

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fortytools: "Was würden Sie sagen, wie viel Zeit Sie durch die Digitalisierung sparen? Können Sie das beziffern?"

Ute Schieben: "In der Zeit, in der ich Einzelkämpferin war, hat mein Mann die Rechnungen geschrieben. Wenn ich heute zurückdenke, hat er am Monatsende mindestens ein bis zwei Stunden pro Kunde und Auftrag daran gesessen – je nach Projekt. Wenn ich das auf die heutige Situation und Größe unseres Unternehmens hochrechne, sparen wir uns mit Sicherheit mehrere Mitarbeitende."

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fortytools: "Die Einarbeitung in fortytools by zvoove spielt gerade bei neuen Kolleginnen und Kollegen sicher eine Rolle. Klappt das gerade auch bei den Reinigungskräften?"

Ute Schieben: "Ja, definitiv. Wir haben es schon bei der App gesehen. Wir haben einen Großteil an Mitarbeitenden, die der deutschen Sprache nicht so mächtig sind. Die würden streiken, wenn wir denen groß was erklären müssten. Es ist wirklich super einfach. Auch wenn die App nur in deutscher Sprache zur Verfügung steht, machen die Piktogramme eine Nutzung für wirklich jeden möglich. Auch die Einarbeitung findet meist durch die direkten Ansprechpartner:innen im Objekt statt – da sind wir im Büro gar nicht weiter involviert."

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„Insgesamt ist die Partnerschaft sehr persönlich, was ich zu schätzen weiß. Denn das ist genau die Art von Umgang, die ich auch meinen Kundinnen und Kunden bieten will.“

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fortytools: "Wie nehmen Sie den Kundenservice bei fortytools by zvoove wahr?"

Ute Schieben: "Da wird sehr schnell auf Anfragen reagiert. Das war am Anfang zwar nicht so, hat sich mittlerweile aber deutlich verbessert. Insgesamt ist die Partnerschaft sehr persönlich, was ich zu schätzen weiß. Denn das ist genau die Art von Umgang, die ich auch meinen Kundinnen und Kunden bieten will. Dieses Miteinander auf Augenhöhe ist es, was meine Firma aus der Masse hervorhebt, davon bin ich überzeugt. Im Umkehrschluss erwarte ich das auch von meinen Dienstleistern."