Was tun, wenn der Kunde den falschen Betrag bezahlt

Der ständige Zeitdruck, viele Aufträge und dann auch noch Papierkram. Man kennt diesen Stress, der leider häufig zu Flüchtigkeitsfehlern führt. Hierzu gehören Schreibfehler und Zahlendreher genauso wie „verklickte“ Zahlungsanweisungen, Verwechslung von Formularen und so weiter. Dies kann schnell dazu führen, dass ein Kunde zwar eine Überweisung an Ihren Betrieb tätigt, es sich jedoch nicht um die vereinbarte Summe handelt. Hier erfahren Sie, wie Sie in solch einer Situation am besten vorgehen.

Wir erläuterten bereits wie man auf korrekte Weise Rechnungen per E-Mail verschickt, wie man Zahlungen richtig anmahnt und was im Falle einer ausbleibenden Zahlung nötig werden könnte. Doch was ist eigentlich zu tun, wenn der Kunde den falschen Betrag überweist?

Lösungsansätze gibt es mehrere, allerdings gibt es auch vieles zu beachten, um u.a. Probleme mit dem Fiskus zu vermeiden. Zuallererst sollte man die persönliche bzw. geschäftliche Toleranzgrenze für Differenzen zwischen Rechnungsbetrag und erhaltenem Betrag ausloten. Handelt es sich um Cent Beträge wird häufig ein Auge zugedrückt, vor allem bei Stammkunden, da Zahlendreher aufgrund des menschlichen Faktors zum Geschäft gehören und häufig auftreten können. Tritt die Differenz in Euro auf sollte man die eigene Toleranz jedoch limitieren. Denn nicht eingeforderte Beträge führen bei einigen Kunden zu einem negativen Lerneffekt, Differenzen können nun häufiger der Fall sein und: Kleinvieh macht auch Mist! Bleiben Sie ab einem bestimmten Betrag also hartnäckig.

Wie geht die Buchhaltung damit um?

Um den ausstehenden Betrag in den eigenen Büchern richtig zu führen kann man auf mehrere Mechanismen zurückgreifen. So kann der Fehlbetrag als offener Posten in der Buchhaltung geführt werden. Dies bietet sich allerdings nur bei regelmäßigen Geschäftsbeziehungen zum entsprechenden Kunden an, da die Differenz bei einem zukünftigen Auftrag mitbeglichen werden kann.

Sollte der Kunde zu viel überwiesen haben, bietet es sich an, ein Toleranzkonto nur für Centüberschüsse sowie ein anderes für Euroüberschüsse anzulegen. Der vereinbarte Betrag wird nun auf das gewöhnlich genutzte Einnahmekonto gebucht, während die Differenz auf dem entsprechenden Toleranzkonto landet. Auf diese Weise kann in der Buchhaltung ein Unterschied zwischen den erfassten Einnahmen und dem tatsächlichen Kontostand vermieden werden, was wiederum umsatzsteuerrelevant ist.

Wenn Kunden zu wenig überweisen, kann der Fehlbetrag, bei geringen Differenzen, als Skonto gewertet und so in die Buchhaltungsprogramme übernommen werden. So vermeidet man Unstimmigkeiten zwischen Soll und Haben, da die Software die Beträge korrekt versteuert und angleicht.

Was tun, wenn der Betrag nicht zugeordnet werden kann?

Ein gängiges Szenario ist es, dass Zahlungen eintreffen, welche nicht eindeutig einem Kunden oder Auftrag zugeordnet werden können. In diesem Fall gibt es verschiedene Strategien dem Ursprung der Zahlungen nachzugehen. Dies muss in jedem Fall getan werden, denn Zahlungseingänge von Kunden sind steuerpflichtig, da sie unter das Umsatz/Einkommenssteuergesetz fallen, wenn sie als Anzahlungen oder Aufträge gelten. Die Herkunft der eingegangenen Zahlung muss vor Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung geklärt werden, da der Betrag Teil der Einnahmen-Ausgaben-Kalkulation ist. Sollte ihr Betrieb geprüft werden könnte die eingegangene Zahlung als nicht versteuerter Auftrag oder Anzahlung gewertet werden, was unbedingt zu vermeiden ist.

Wenn die Zahlung nicht einwandfrei zuzuordnen ist, sollte sie erstmal auf ein dafür vorgesehenes Konto gebucht werden, um den Betrieb der Buchhaltung nicht zu stören, bis der Grund erfasst wurde. Um den Auftraggeber der Überweisung zu ermitteln bieten sich folgende Lösungswege an:

Rechnungsnummern abgleichen und eventuell die Angaben im Verwendungszweck überprüfen.
Kürzlich eingegangene Aufträge überprüfen, Kunden zahlen manchmal so schnell, dass man die Einzahlung übersieht weil noch nicht damit gerechnet wurde.
Angegebene Kontaktdaten wie Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Adressen etc. mit der eigenen Kundendatenbank abstimmen. So können Übereinstimmungen auf digitale Weise ermittelt werden, was vor allem bei Kunden die Inhaber mehrerer Betriebe sind sehr hilfreich ist.
Zur Not kann auch das gute alte Telefonbuch zu Rate gezogen werden.

Sollte der Urheber auf diese Weise ausfindig gemacht werden, ist es am besten ihn so schnell wie möglich zu kontaktieren, um den Sachverhalt zu klären. Sollten die vorgeschlagenen Strategien erfolglos sein, müssen ältere Rechnungsbeträge mit dem Eingegangen abgeglichen werden. Stimmt dieser mit einem bereits als bezahlt geführten Betrag überein, muss geprüft werden, ob die damals eingegangene Zahlung fälschlicher Weise zugeordnet und eigentlich für einen anderen Auftrag bzw. von einem anderen Kunden getätigt wurde.

Wenn dies alles nichts nützt und die Zahlung nicht zugeordnet werden können, sollte sie in jedem Fall als steuerpflichtig behandelt werden, um auf der sicheren Seite zu sein. Sollte sich später herausstellen, dass es sich um einen Fehler handelt, kann der gebuchte Betrag immer noch geltend gemacht werden. Wird der entsprechende Auftrag identifiziert, war die Versteuerung von vornerein die richtige Entscheidung.