Welchen Nutzen hat eine Dauerrechnung?

Neben den gewohnten Rechnungen für erbrachte Leistungen hat man als Leistungserbringer auch die Möglichkeit eine Dauerrechnung auszustellen. Bei gleichbleibenden Leistungen über einen längeren Zeitraum, bieten sich diese an, um nicht nach jedem Intervall, wie z.B. einem Monat, eine Rechnung ausstellen zu müssen. Das spart Zeit, Aufwand und Kosten. Der Leistungsempfänger erhält außerdem auch auf diese Weise die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs. Hierfür muss der gezahlte Umsatzsteuerbetrag angegeben und auf den vom Fiskus erlaubten Zeitraum für die Voranmeldung geachtet werden.

Wenn die Länge der zu erbringenden Leistung also bereits feststeht, kann eine über den entsprechenden Zeitraum eine Dauerrechnung geschrieben werden. Bedingung hierfür ist, dass die Leistungen und der berechnete Betrag unverändert bleiben. Dies bietet sich neben Leasing-, Pacht- und Wartungsleistungen u.a. auch bei Daueraufträgen in bestimmten Objekten in der Gebäudereinigung an. 

Besonderheiten von Dauerrechnungen

Es besteht im Endeffekt kein wirklicher Unterschied zwischen Dauerrechnungen und „normalen“ Rechnung. Alle für eine Rechnung erforderlichen Inhalten finde auch für Dauerrechnungen Anwendung. In beiden Fällen werden die Regelungen durch § 14 Abs. 4 UStG festgelegt. Auch mit dem Ausstellen einer Dauerrechnung erfüllt der Leistungserbringer die gesetzlich vorgeschriebene Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung für die erbrachten Leistungen innerhalb eines Zeitraums von 6 Monaten.

Allerdings sollte eine Dauerrechnung als solche ausgewiesen werden, es bietet sich an den Hinweis „Dauerrechnung im Sinne des § 14 UStG“ in die Überschrift selbiger zu setzen. Auch der Gültigkeitszeitraum der Dauerrechnung muss, selbst wenn es sich um ein volles Kalenderjahr handelt, mit den entsprechenden Daten, z.B. von 01.01.2022-31.12.2022, angegeben werden. Es sollte also niemals „für das ganze Jahr 2022 gültig“ angegeben werden

Achtung: Wenn die Dauerrechnung für ein ganzes Kalenderjahr ausgestellt wird, muss immer darauf geachtet werden, dass nicht die gesamte Umsatzsteuerschuld für ein Jahr ausgewiesen wird. Die fällige Umsatzsteuer würde nämlich sonst ab Rechnungsdatum in ihrer Gesamtheit dem Fiskus geschuldet.

Was muss auf einer (Dauer-)Rechnung stehen?

Da wie erwähnt kein rechtlicher Unterschied zwischen herkömmlichen und Dauerrechnungen besteht, sind auch die vom Gesetzgeber geforderten Inhalte deckungsgleich. Wie bereits in unserem Artikel zu Unterschriften unter Rechnungen behandelt, muss eine Rechnung laut § 14 Abs. 4 UStG folgende Angaben enthalten:

1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Das Ausstellungsdatum
4. Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
5. Die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der in Rechnung gestellten Leistung
6. Den Zeitpunkt der Lieferung oder den Zeitraum der erbrachten Leistung
7. Das Nettoentgelt für die Lieferung oder Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts wie (z.B. Skonto, Rabatte etc.)
8. Das Bruttoentgelt
9. Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (z.B. Umsatzsteuer) oder im Fall einer Steuerbefreiung, z.B. bei im EU-Ausland erbrachten Leistungen einen Hinweis auf diese.
10. Einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
11. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe „Gutschrift”.