Inventurdifferenzen im Gebäudereiniger-Betrieb vermeiden - Wie man am effektivsten gegen Warenschwund vorgeht

Sobald sich das Jahresende ankündigt, wird der Stressfaktor in den Gebäudereinigungsbetrieben deutlich höher, denn mit dem Kalenderjahr endet auch das Geschäftsjahr, was auch bedeutet, dass die bei vielen unbeliebte Inventur ansteht. Noch gravierender wird es, wenn nach der anstrengenden Bestandsaufnahme eine Inventurdifferenz festgestellt wird. Doch wie kann diese selbst dann zu Stande kommen, wenn man das Jahr über penibel auf die Bestände achtet? 

Der Volksmund sagt: „Schwund ist überall“, auch im Gebäudereiniger Handwerk und in der Alltagshilfe, doch gibt es Wege diesen zu vermeiden. Denn größere Inventurdifferenzen können sich negativ auf die zu zahlenden Steuern auswirken und im schlimmsten Fall sogar zu einer Prüfung durch das Finanzamt führen.

Wer muss Inventuren durchführen?

Der Gesetzgeber verlangt eine Inventur von allen Unternehmen, welche eine doppelte Buchführung halten müssen, dazu gehören Kommanditgesellschaften, Kapitalgesellschaften, eingetragene Kaufleute und Offene Handelsgesellschaften. Freiberufler und Unternehmen mit max. 600.000 Euro Jahresumsatz oder Gewinn sind hingegen von der Inventurpflicht befreit. 

Welche Formen der Inventur sind gesetzlich erlaubt?

Jeder kennt die Situation: das (Geschäfts)Jahr neigt sich dem Ende und anstatt festlicher Stimmung hat man die nahende Inventur im Hinterkopf. Denn diese ist anstrengend. Sämtliche Vorräte müssen erfasst und ihr Wert festgestellt werden. Außerdem werden Schulden und Vermögen auf den Tag verzeichnet, sprich, es muss einmal gründlich durchgezählt werden. Dies erfordert Zeit, Konzentration und, in den meisten Fällen, die Teilnahme aller Betriebsmitglieder, wodurch der laufende Betrieb häufig unterbrochen werden muss. Doch es gibt Mittel und Wege, den Stressfaktor der Inventur zu drosseln und die Festtage eventuell doch genießen zu können.

Wieso wir auf die Weihnachtszeit eingehen? Die Inventuren der meisten Betriebe fallen auf das Jahresende, bzw. dessen Anfang, da der Schluss des Geschäftsjahres meistens mit dem des Kalenderjahres übereinstimmt. Der Einzelhandel nutzt hier häufig die ersten Tage des Januars, da zu diesem Zeitpunkt die Bestände traditionell am niedrigsten sind. Auch das Handwerk kennt das Auslaufen oder die Abnahme von Aufträgen zur Jahresfrist, weshalb in diesem Zeitraum häufig Kapazitäten für eine gründlich Inventur vorhanden sind.

Doch selbst wenn der Jahreswechsel „ausgebucht“ ist, gibt es Alternativen für die Durchführung der Jahresinventur. Der Gesetzgeber erlaubt die sogenannte Verlegte Inventur, damit Betriebe nicht zu arbeitsintensiven Zeiten zum Stopp der Tätigkeiten gezwungen werden. Dieser zeitliche Spielraum sieht vor, dass die Inventur in den letzten 3 Monaten vor bzw. den 2 Monaten nach dem Stichtag durgeführt werden kann. Hier sei allerdings zu beachten, dass die Verlegte Inventur mehr Aufwand nach sich zieht, da je nach Zeitpunkt die Vorratswerte fortgeschrieben oder zurückgerechnet werden müssen.

Eine weitere Alternative zur Stichtagsinventur stellt die Permanente Inventur dar. Hierbei werden die Vorräte per Warenwirtschaftssystem über den Zeitraum des Geschäftsjahres teilerfasst. Des Weiteren werden die elektronisch festgestellten Ergebnisse der vorhandenen Bestände mit den Bestandslisten der hypothetischen „Soll-Bestände“ abgeglichen. Der Vorteil besteht hierbei darin, dass die Mini-Inventuren je nach Bedarf durchgeführt werden und der laufende Betrieb dadurch weniger gestört wird, was vor allem für größere Unternehmen einen enormen Nutzen hat. Es könnten auch sogenannte Stichproben-Inventuren ausgeführt werden. Hier werden Teile der Vorräte erfasst und anhand von früheren Listen und Erfahrungswerten der Gesamtbestand errechnet. Auch wird mithilfe des Warenwirtschaftssystems die Differenz zwischen theoretischen und realen Beständen errechnet.  Allerdings muss auch bei der Zulassung zur Permanenten Inventur sowie der Stichprobenvorgehensweise alle 3 Jahre eine „normale“ Inventur durchgeführt werden.

Was ist eine Inventurdifferenz?

Eine Inventurdifferenz entsteht, wenn der der Soll, also der in der Buchführung festgehaltene, des Warenbestands von dem physisch vorhandenen Istbestand abweicht. Dieser Unterschied kann nur bei Inventuren ermittelt werden. Wie wir bereits ausführlich in unserem Artikel Inventur die richtige Strategie gegen den Stress erläutern, ist diese ein sehr zeitintensiver Vorgang, welcher meistens die Kooperation der kompletten Belegschaft, externer Mitarbeiter und oft die zeitweise Schließung des Betriebs voraussetzt. Die auftretenden Differenzen können positiv, es ist mehr Bestand vorhanden als erfasst wurde, oder negativ, es fehlen in der Buchführung registrierte Waren, sein. Positive Inventurdifferenzen treten vor allem bei nicht Erfassung von eingehenden Waren auf, die Lagerbestände sind höher als in den Büchern vermerkt wurde.

Ursachen für negative Inventurdifferenzen

Negative Differenzen hingegen haben häufig mehrere Ursachen, welche sehr vielfältiger Natur sind, diese liegen u.a. an:

• Diebstahl durch Personal oder Lieferanten (und sei es nur eine mitgenommene Flasche Chlorbleiche)
• versäumte Erfassung des Warenausgangs
• Verluste von Beständen durch Verderb (z.B. überschrittene Ablaufdaten) oder Zerstörung (wie etwa ein aus dem Regal gefallener Karton, dessen Inhalt zu Bruch ging und nicht ordnungsgemäß registriert, sondern direkt entsorgt, wurde)
• fehlerhafte frühere Inventuren, bei denen die Bestände falsch vermerkt wurden
• Fehler bei der gerade durchgeführten Inventur

Da letzteres häufig auftritt, weil es während der Zählung sehr viel zu beachten gibt und die vielen Zahlen im Zusammenhang mit dem menschlichen Faktor ein großes Fehlerpotenzial aufweisen, empfiehlt es sich, ein Warenwirtschaftssystem zu verwenden. 

Außerdem sollten, selbstverständlich, alle Warenein- und Ausgänge, sowie zerstörte oder verdorbene Bestände immer genaustens buchhalterisch erfasst werden. Denn eine doppelte Inventur sollte tunlichst vermieden werden. Eine gut organisierte Inventur, mit periodisch festgehaltenen Teilwerten ist hierbei von großer Wichtigkeit. Hierbei muss auch immer auf die richtige Mengenangabe geachtet werden, wenn z.B. in Kartons verpackte Reinigungsmittel aufgeführt werden, dann muss in jedem Fall festgehalten werden, dass es sich um einen Karton handelt und die Anzahl der beinhalteten Behälter dazu geschrieben werden. So weiß man a) wieviel Kartons vorhanden sind und b) wieviel Behälter mit Reinigungsmittel gelagert werden.

Die Einhaltung einer systematischen Organisation des Lagers während des Geschäftsjahrs ist ein weiterer wichtiger Faktor, um potenzielle Inventurdifferenzen einzudämmen. Jeder gelagerter Warentyp sollte einen festen Platz im Lager haben, bei Warenaus- und Eingang wird dann an diesen Lagerplätzen erfasst und gegebenenfalls ersetzt. Hierbei empfiehlt sich die Anschaffung lagerungsspezifischer Regaltypen. Wenn eine bestimmte Ware als Inventurdifferenz auffällt, kann es sein, dass sie einfach an den falschen Platz gelegt wurde.

Inventurdifferenzen und der Fiskus

Wichtig ist sich auch, im Klaren darüber zu sein, dass der bei der Inventur ermittelte Istwert die neue Referenz für vorhandene Warenbestände ist. Die in der Buchhaltung erfassten Werte müssen dementsprechend angepasst werden, um die Differenz zu korrigieren. Negative Differenzen führen zu verringerten Gewinnen, was Ihnen wiederum die Steuerschuld erleichtert. Sind die Inventurdifferenzen allzu auffällig, müssen diese plausibel nachgewiesen werden, da andernfalls der Verdacht der mutwilligen Steuerhinterziehung entsteht und der Fiskus es schnell zu einer Prüfung kommen lässt (mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel Kassennachschau – wenn das Finanzamt zu Besuch ist).

Warenschwund durch Diebstähle durch die eigene Belegschaft kann durch moderne Sicherheitsmaßnahmen kontrolliert werden, außerdem sollten die betriebseigenen Lager auch nach außen hin gesichert werden. Hierbei empfehlen sich Kamerasysteme und Alarmanlagen, welche auch eine abschreckende Funktion haben. Um Diebstähle durch Lieferanten zu unterbinden, sollte die gelieferte Ware kontrolliert werden, bevor Lieferscheine etc. unterschrieben werden.