Reinigung braucht ein System: Was, wann und wie oft?
Reinigungsunternehmen stehen bei der Ausschreibung von Reinigungsaufträgen häufig vor der Herausforderung, sich gegenüber deutlich günstigeren Anbietern durchzusetzen. Dem Kunden, dem das Know-How der Branche fehlt, fällt es wiederum häufig schwer, die Unterschiede in den Angeboten zu erkennen und zu verstehen - weshalb er sich letztlich oft nach dem Preis richtet.
Dass die Auftraggeber mit dem Ergebnis dann oft unzufrieden sind, ist für den Sachverständigen nicht überraschend. Kunden, die sich für Angebote entscheiden, bei denen Flächen pauschal kalkuliert werden, müssen häufig nicht genau bzw. gar nicht definieren, was wie häufig und wie gründlich gereinigt werden soll. Dementsprechend groß ist dann aber auch die Gefahr, dass sie mit dem Ergebnis der Reinigung nicht zufrieden sind.
Konkrete Ausschreibungen sind nicht nur für öffentliche Auftraggeber sinnvoll
Dieser Problematik lässt sich mit Ausschreibungen meist vorbeugen. Für öffentliche Auftraggeber gilt so oder so das Vergaberecht, weshalb sie verpflichtet sind, Aufträge der Gebäudereinigung auszuschreiben. Aber auch wenn diese Verordnung für private Unternehmen nicht gilt, empfiehlt es sich für private Firmen aus mehreren Gründen, ihre Aufträge dennoch ebenfalls auszuschreiben.
Einerseits bekommen die Privatunternehmen so die Möglichkeit, Angebote unterschiedlicher Dienstleister zu vergleichen. Andererseits hilft es nicht nur dem Auftragnehmer, sondern auch dem Auftraggeber selbst, sich frühzeitig Gedanken darüber zu machen, welche Erwartungen er an die Reinigung eines Objektes hat. Und je konkreter er diese im Zuge der Ausschreibung formuliert, desto realistischer kann der Dienstleister ein Angebot kalkulieren.
Wie sieht der Reinigungsbedarf des Kunden aus? Was legt er für Qualitätsmaßstäbe an? Aus diesen Fragen ergibt sich für das Reinigungsunternehmen dann beispielsweise der Turnus, in dem bestimmte Räume gereinigt werden sollen. Und dieser stellt - zusammen mit vielen anderen Punkten - eine wichtige Grundlage für die Kalkulation eines Angebotes dar.
Kostenkalkulation basiert auf vielen Faktoren
Laut der Broschüre "Leistungskennziffern im Gebäudereiniger-Handwerk" vom Bundesinnungsverband der Gebäudedienstleister handelt es sich bei diesen Faktoren um subjektive Faktoren, die bei der Kalkulation berücksichtigt werden müssen. Zusätzlich sind gesetzliche Faktoren (wie z. B. der Mindestlohn und die Vergabe an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Dienstleister) sowie objektspezifische Faktoren relevant:
Bei den objektspezifischen Faktoren geht es konkret um Raumgröße, Ausstattung, Materialien, den Grad der Verschmutzung, die Lage und vieles mehr. Für die Kalkulation eines Angebotes stellen sich dementsprechend Fragen wie: Handelt es sich um großzügige Flächen oder sind diese schwer zugänglich? Sind die Bodenflächen leicht zu reinigen oder sind sie wechselnd und veraltet? Wie steht es um die Infrastruktur und den Gebäudezustand?
Dass sich Unterschiede bei den objektiven Faktoren auf die Kalkulation eines Angebotes auswirken, ist meist auch für Nicht-Sachkundige nachzuvollziehen. Denn dass es länger dauert, einen 100qm großer Raum zu reinigen als einen 20qm großen Raum, erschließt sich recht schnell. Wie sehr sich aber auch Nebenleistungen, die erledigt werden sollen, oder Angaben zur Qualität der Reinigung auf die Leistungszahlen - und somit auf das Portemonnaie des Kunden - auswirken, ist den meisten Auftraggebern tatsächlich nicht klar.
Kleine Variable - großer Unterschied beim Leistungsmaß
In der Broschüre des Bundesinnungsverbandes zeigen zwei Beispiele, wie schon kleine Änderungen der Nebenleistungen oder des Turnus eine starke Auswirkung darauf haben, wie viele Quadratmeter pro Stunde von einer Reinigungskraft gereinigt werden können.
Im ersten Beispiel sollen die Mülleimer in einem 18qm großen Büroraum nicht mehr nur einmal wöchentlich, sondern täglich entleert werden. Allein durch diese Änderung sinkt das Leistungsmaß von 184qm pro Stunde auf 122qm, das heißt, das Leistungsmaß insgesamt sinkt um ganze 34%.
Ähnlich verhält es sich bei dem zweiten Beispiel. Ob Spritzbereiche im Bad 1x oder 5x pro Woche vollflächig gereinigt werden, wirkt sich ebenfalls unmittelbar auf das Leistungsmaß aus: Dieses sinkt bei 5x pro Woche um ganze 32% auf 35qm Leistungsmaß - im Vergleich zu 51qm Leistungsmaß bei einer Vollflächen-Reinigung, die einmal pro Woche durchgeführt wird.
Klare Vorgaben und gemeinsame Absprachen
Eben solche Punkte sollte der Auftraggeber in seiner Ausschreibung so konkret wie möglich formulieren: Was soll in welchem Raum wie gründlich gereinigt werden? Wie häufig soll die Reinigung erfolgen und welche Qualität soll erreicht werden? Je deutlicher er dies formuliert, desto besser weiß der Dienstleister Bescheid.
Im Anschluss an die örtliche Begehung des Objektes lässt der Auftragnehmer dann all diese Faktoren in die Kalkulation seines Angebotes einfließen: Er hat sich ein Bild von den Räumen gemacht und er weiß sowohl um die Wünsche des Kunden als auch um die gesetzlichen Vorgaben. Basierend auf diesen Punkten kann er dem Kunden nun ein realistisches und seriöses Angebot unterbreiten - oder gar mehrere Angebote, zwischen denen der Kunde wählen kann, beispielsweise mit unterschiedlichen Nebenleistungen und Häufigkeiten.
Bei der Kalkulation eines Angebotes spielen viele unterschiedliche Faktoren eine Rolle. Neben den objektiven Faktoren wie Raumgröße, Bodenbeläge etc. können die subjektiven Faktoren, sprich die Vorgaben des Auftraggebers, einen großen Unterschied machen. Eine Vereinbarung bzgl. der Leistungszahlen zwischen Kunde und Dienstleister ist genau an dieser Stelle jedoch Gold wert. Eine gemeinsame Absprache darüber, wie gründlich und wie oft ein Objekt gereinigt werden soll, und was aufgrund der Räumlichkeiten ein realistisches Leistungsmaß hierfür ist, ist die beste Voraussetzung für eine gute Zusammenarbeit und für einen zufriedenen Kunden.
