Zahlungserinnerungen, Mahnungen und die empfohlenen Fristen

Zahlungsverzug ist ein ernstes Thema für das Handwerk, ein säumiger Schuldner kann eine ganze Kette von Verzögerungen auslösen, an deren Ende die Existenz eines Betriebs auf dem Spiel steht. Der Gesetzgeber sieht mehrere Mechanismen vor, welche es dem Handwerker erleichtert, den Kunden zu einer Zahlung zu bewegen. Hier sind vor allem Zahlungserinnerungen, Mahnungen und die damit zusammenhängenden Mahnzinsen zu nennen. Doch wann ist es sinnvoll und wann notwendig eine Mahnung zu stellen? Muss zwingend eine Abfolge eingehalten werden, um an das wohlverdiente Geld zu gelangen? Hier geben wir ihnen einen Überblick über das Themenfeld Mahnwesen.

Zahlungsverzögerungen von Kundenseite gehören leider zum Geschäftsalltag fast jedes Handwerksbetriebs. Je nach Kundenbeziehung wird unterschiedlich darauf reagiert, von einer freundlichen Abfolge von Zahlungserinnerungen und Telefongespräche bis hin zum Einsatz von Inkassounternehmen oder sogar einem Wiedersehen vor Gericht, ist alles drin und alles gesetzlich erlaubt. 

Wie bereits von uns behandelt, besteht die Fälligkeit der Vergütung, sprich der Zeitpunkt ab dem der Handwerker die Bezahlung vom Kunden einfordern darf, laut Gesetz (BGB § 641 Abs. 1 S. 1) direkt nach der Abnahme der Arbeit. Es sollte jedoch zum schnellstmöglichen Zeitpunkt eine Rechnung eingereicht werden. Der Kunde hat dann 30 Tage Zeit diese zu begleichen oder deren Prüfbarkeit zu bemängeln. Tut er dies nicht, gerät er in Verzug und es sollte ihm im besten Fall eine freundliche Zahlungserinnerung und bei weiterer Nichtzahlung eine erste Mahnung zugestellt werden.

Das Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen (§ 286 BGB) legt die 30-Tagesfrist als verpflichtend fest, anders als früher hat die Zahlungserinnerung diese Funktion schon länger nicht mehr inne. Es kann auch vertraglich eine Zahlungsfrist vereinbart werden, welche dann auf der Rechnung aufgeführt wird. Sollte die Zahlung versäumt werden entsteht ein sogenannter Verzugsschaden, welcher verzinst wird. Die anfallenden Zinsen könnte mittlerweile auch sofort nach Ablauf der vereinbarten bzw. gesetzlichen Frist in Rechnung gestellt werden. Der Gesetzgeber sieht hierfür laut §288 BGB, je nach Kundentypus, eine Mahnpauschale von 40 € bzw. 2 Arten von Prozentsätzen für die ausstehenden Zahlungen vor.

Für Geschäftskunden gilt hierbei ein Satz von 9% über dem Basiszinssatz der Bundesbank, welcher angewandt werden sollte, wenn der Wert die 40€ der Mahnpauschale überschreitet. Für Privatkunden wiederum können Zinsen von 5% über Basissatz erhoben werden, die Mahnpauschale findet hier keine Anwendung. Die Zinsen können selbstverständlich auch vertraglich festgelegt werden. Die Unterscheidung zwischen den Zahlungsverpflichtungen der beiden Kundentypen ist auch für die genannten Fristen wichtig, während Firmen in den meisten Fällen über die 30-Tagesfrist Bescheid wissen, muss der Privatkunde ausdrücklich über diese, sowie die Folgen eines Zahlungsversäumnis informiert werden. Geschieht dies nicht und enthält die Rechnung kein Datum, tritt ein Verzug der Zahlung erst ab der 1. Mahnung in Kraft. Der Eingang des Geldes verzögert sich also immer weiter. 

Da ein Zahlungsverzug ein Risiko für die Existenz des eigenen Unternehmens darstellen kann, empfehlen wir immer eine Zahlungsfrist auf der Rechnung zu vermerken (z.B. ein Datum innerhalb von 14 Tagen, ein Zahlungszeitraum wird nicht empfohlen). Diese Frist muss, wie erwähnt, schon vorher im mit dem Kunden geschlossenen Vertrag verankert sein, sonst ist sie nicht rechtskräftig und es gilt der gesetzliche 30 Tage Zeitraum. Außerdem sollte ein Unternehmensstandard für Zahlungsfristen in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) festgehalten werden. Die Annahme der AGB geschieht, wie man es auch von Käufen aus dem Internet kennt, mit dem Inkrafttreten des Geschäftsverhältnis. Sie müssen dem Kunden allerdings ausdrücklich übermittelt werden. Die Sendung der AGB an den Kunden per E-Mail gilt hier als ausreichend. In AGB-Klauseln festgelegte Fristen, welche die 30 Tage überschreiten, sind laut §288 BGB mittlerweile ungültig, dasselbe gilt für Überprüfungs- und Abnahmefristen von mehr als 15 Tagen. 

Es ist auch zu beachten, dass je nach Verhältnis des Betriebs zu den Kunden allgemeine oder je nach Bedarf individuelle Zahlungsfristen aufgestellt werden sollten. Kundenpflege ist in jedem Fall wichtig, das heißt, dass Unternehmen mit vielen Kunden eher auf standardisierte Fristen zurückgreifen, während Betriebe mit wenigen Kunden und engem Kontakt zu diesen die Variante der einzeln vereinbarten Fristen bevorzugen. Selbiges gilt auch für etwaige Mahnungen, wenn wenige Kunden durch Transaktionen mit großen Summen mit dem eigenen Unternehmen verbunden sind, sollten diese auch eine persönlich gestaltete Erinnerung bzw. direkten Kontakt wegen eventueller ausstehender Zahlungen erhalten. 

Um eine harmonische Kundenbeziehung aufrecht zu halten sollte daher zuerst eine Zahlungserinnerung, welche eine Nachfrist enthält, übermittelt werden. Die Erinnerung wird als freundlicher Hinweis gewertet und ist in vielen Geschäftsbeziehungen auch Usus. Häufig übersehen Kunden Rechnungen oder vergessenen Fristen aufgrund von akutem Terminstress in anderen Bereichen. Die Erinnerung ist daher ein von Ihnen getätigter Service am Kunden und keinesfalls verpflichtend. 

Bei Ignorierung können dann Mahnungen verschickt werden, deren Kostenaufwand auch vom Schuldner getragen werden muss. Da es keine gesetzliche Verpflichtung gibt, kann man selbst darüber entscheiden, wie viele Mahnungen versendet werden, bevor man den nächsten Schritt einleitet. Die angegebenen Zahlungsfristen sollten aber in jedem Fall von Mahnung zu Mahnung kürzer werden.
Ist abzusehen, dass der Kunde nicht reagiert kann ein Inkassobetrieb (Inkassokosten können auch eingefordert werden) engagiert werden. Vorher sollte im besten Fall noch einmal direkt (telefonisch) der Kontakt zum Schuldner gesucht werden. Allerdings sollte auch nicht zu lange auf Kundenbedürfnisse oder Hinhaltungen eingegangen werden, das Geld steht Ihnen zu und der Kunde hat sich dazu verpflichtet es zu zahlen, das sollte keinesfalls Ihnen Unbehaglichkeit bereiten.

Im schlimmsten Fall hilft nur noch eine Durchsetzung der Forderungen vor Gericht. Auch hier ist die Vorlage der Fristvereinbarungen unerlässlich. Das gerichtliche Mahnverfahren kann sofort nach Eintreten des Verzugs eingeleitet werden, die Kosten müssen vom im Verzug stehenden Kunden getragen werden und es bedarf keiner vorherigen Ablaufkette von Mahnungen. Häufig ist die Ankündigung eines Verfahrens ein gutes Mittel, um hartnäckige Schuldner zur Zahlung zu bewegen. 

Eine Mahnung, deren Struktur jener der Ursprungsrechnung sehr ähnlich ist, muss ausdrücklich den Hinweis enthalten, dass es sich um eine Mahnung handelt, sonst hat sie keine Gültigkeit als solche.
Außerdem müssen folgende Inhalte draufstehen:

• Namen und Anschrift des eigenen Unternehmens, sowie Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Namen und Anschrift des angeschriebenen Kunden.
• Hinweis darauf, welche Rechnung (Art des Auftrags, Datum und Betrag) angemahnt wird.
• Höhe der geforderten Verzugszinsen, deren Zeitraum und Begründung für den Zinssatz bzw. etwaige Mahngebühren.
• Ein Datum als aktualisierte Zahlungsfrist für den Ursprungsbetrag + Verzugszinsen und Mahngebühr, sowie die Bankverbindung an welche die Überweisung erfolgen soll.

Zahlungsverzüge kosten Geld und Nerven, daher sollten die Forderungen so schnell wie möglich geltend gemacht werden, die hier aufgeführten Schritte sollten Ihnen helfen, die Entscheidungsfindung zu erleichtern und die Ihnen zustehenden Zahlungen zu erhalten.