Rechnungen unterschreiben - muss das sein?

Eine Frage, die sich häufig stellt, ist „muss ich Rechnungen unterschreiben, bevor ich sie an meine Kunden aushändige“. Die Antwort hierauf ist in allen Handwerken, sowie der Alltagshilfe, erst einmal einfach und lautet „Nein“. Allerdings gibt es verschiedene Gründe, weshalb häufig Wert auf unterschriebene Rechnungen gelegt wird. Auch auf die möglichen Risiken einer Unterschrift unter einer Rechnung gehen wir in diesem Artikel ein.

Die knappe Antwort zur möglichen Unterschriftspflicht hat ihren Ursprung im § 14 Abs. 4 UStG, welcher sämtliche zwingend in einer Rechnung vorhandenen Bestandteile aufführt. Die Unterschrift wird hier nicht als verpflichtend aufgeführt, weshalb Sie ihre Rechnungen auch ohne diese ausstellen und an die Kunden übergeben können. Einzig Rechtsanwälte und Steuerberater sind zu unterschriebenen Rechnungen verpflichtet.

Auch digitale Signaturen sind seit 2011 nicht mehr gesetzlich vorgegeben. Darum können Rechnungen einfach als PDF generiert werden und dann per E-Mail an den Kunden geschickt werden. Hierbei sind, in den entsprechenden Fällen, allerdings auch die Regelungen für das ZUGFeRD-Format zu berücksichtigen.  

Andererseits macht eine Unterschrift eine Rechnung auch nicht ungültig.

Wieso unterschreiben

Da stellt sich selbstverständlich wiederum die Frage, weshalb Rechnungen unterschrieben überstellt werden bzw. wieso man diese unterschreiben sollte. Bei langjährigen Kunden drückt die Unterschrift eine persönliche/gefestigte Beziehung aus. Für viele wirkt die Rechnung ohne eine Unterschrift schlicht unvollständig. Auch digitale Rechnung werden häufig unterschrieben, in diesem Fall mit eingefügter digitalisierter handgeschriebener Unterschrift. Dies bietet sich vor allem an, wenn sie Wert auf eine Unterschrift legen und im Durchschnitt viele digitale Rechnungen versenden.  Sollten Sie die unterschriebene Rechnungsvariante vorziehen, muss Ihrer Unterschrift immer ein Gruß vorangestellt werden, um Betrug zu vermeiden.

Wieso nicht unterschreiben 

Denn freistehende Unterschriften können mit dem Satz wie „dankend erhalten“ versehen werden und somit eine Zahlung vortäuschen, welche nie erfolgt ist. In diesem Fall sind Sie als Geschädigter dazu verpflichtet, zu beweisen, dass die Unterschrift zweckentfremdet wurde. Dies sollte in jedem Fall vermieden werden. Es bietet sich also an, gänzlich auf unterschriebene Rechnungen zu verzichten, diese immer mit einer Grußformel zu versehen oder nur bei Stammkunden eine Unterschrift unter die Rechnungen zu setzen. Auch wenn solche Betrügereien nicht alltäglich sind, kommen sie leider öfter vor als man denkt.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Laut § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten:

1. Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. Das Ausstellungsdatum
4. Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
5. Die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der in Rechnung gestellten Leistung
6. Den Zeitpunkt der Lieferung oder den Zeitraum der erbrachten Leistung 
7. Das Nettoentgelt für die Lieferung oder Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts wie (z.B. Skonto, Rabatte etc.)
8. Das Bruttoentgelt
9. Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (z.B. Umsatzsteuer) oder im Fall einer Steuerbefreiung, z.B. bei im EU-Ausland erbrachten Leistungen einen Hinweis auf diese.
10. Einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
11. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe „Gutschrift”.

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