Was es bei öffentlichen Ausschreibungen für Gebäudereinigung zu beachten gibt

Öffentliche Ausschreibungen sind häufig attraktive Auftragsmöglichkeiten für Gebäudereinigungsdienste, denn der Staat hat immer einen großen Bedarf an Reinigungs- und Hygienearbeiten und zahlt außerdem, jedenfalls in Deutschland, zuverlässig. Dennoch gibt es, sowohl vor der Bewerbung auf öffentliche Ausschreibungen als auch für diese, einiges zu beachten.

Die Vergabeordnung definiert öffentliche Aufträge als „Aufträge des Bundes, der Länder, der Gemeinden und Gemeindeverbände und der sonstigen juristischen Personen des öffentlichen Rechts“.

Wer auf hohen Bedarf, gute Zahlungsmoral und potenziell große Auftragsvolumen setzt, der sollte sich mit diesen befassen. Denn staatliche Einrichtungen versprechen all dieses, setzen allerdings auch hohe Hürden voraus, denn bei einer Bewerbung müssen alle Papiere korrekt eingereicht werden und jede Zahl stimmen. Wenn man allerdings einmal „einen Fuß in der Tür hat“ sind die Geschäftsmöglichkeiten enorm. Daher ist eine gute Vorbereitung die Basis für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern.

Vorbereitung des Angebots 

Zuallererst sollte geprüft werden, welche Art von Aufträgen das eigene Gebäudereinigungsunternehmen ausführen und welches Volumen man stemmen könnte. Die öffentliche Hand bietet nämlich von lokalen bis zu bundesweiten Aufträgen ein breitgefächertes Spektrum an Möglichkeiten. Je nach Mitarbeiterzahl und Firmengröße sollte also entschieden werden, welche Aufträge man in der Lage wäre auszuführen. Das Auftragsvolumen ist ausschlaggebend bei der Vergabe, man sollte sich also nur auf umsetzbar erscheinende Arbeiten konzentrieren. Die spiegelt sich auch in der Preisaufstellung wider, denn der Staat ist bei der Preisprüfung knallhart. 

Der größte Bedarf liegt traditionell bei Unterhaltsreinigung von Innenräumen in öffentlichen Gebäuden, doch auch Winterdienste und Objektpflege werden häufig ausgeschrieben.

Bei der Planung gibt es verschiedene Dinge zu beachten. U.a. sollten die angeforderten Unterlagen der Ausschreibung sofort auf Vollständigkeit geprüft und im Zweifelsfall nachgefordert werden. Dies ist wichtig, da es Fristen einzuhalten gibt, ein Zeitplan aufgestellt und eingehalten und nichts „auf den letzten Drücker“ erledigt werden soll.

Außerdem empfiehlt es sich eine Checkliste aufzustellen, welche geforderte, bereits per Präqualifikation eingereichte, vorhandene und benötigte Unterlagen abgleicht. Wie bereits erwähnt wird penibelst auf die Einhaltung der Überstellung aller geforderten Dokumente geachtet, fehlt etwas können Sie direkt durch das Vergabeverfahren fallen.

Es empfiehlt sich zusätzlich festzuhalten, wer welche Verantwortungen bei der Erstellung des Projekts übernimmt, um die Koordination und Zusammenarbeit zu optimieren.

Präqualifikation

Die Präqualifikation vereinfacht den Teilnahmeprozess bei öffentlichen Ausschreibungen. Hierbei wird in einer Datenbank erfasst, welche Konditionen, wie z.B. die Leistungsfähigkeit und Effizienz beim Einsatz von Ressourcen, ein Unternehmen erfüllt. Laut Bund können:

Unternehmen im Liefer- und Dienstleistungsbereich bei den Präqualifizierungsstellen die Eintragung in das amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) beantragen. Das Präqualifikationsverfahren ist dezentral nach Bundesländern organisiert. Die Präqualifizierung nehmen Industrie- und Handelskammern oder die von ihnen getragenen Auftragsberatungsstellen vor (PQ-Stelle). Zur Präqualifizierung reichen Unternehmen grundsätzlich einmal im Jahr bei der Präqualifizierungsstelle, die für ihren (Haupt-) Betriebssitz zuständig ist, die vorgesehenen Dokumente der Liste der Eignungsnachweise zur Vorprüfung ein. Beim Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK) kann der Antrag zur Präqualifizierung online bei den dezentral zuständigen Präqualifizierungsstellen gestellt werden.

Die Registrierung ist zwar kostenpflichtig, ein jährlicher Betrag wird fällig, jedoch mehr als sinnvoll, wenn man viel mit öffentlichen Auftraggebern arbeitet. Denn die Vorqualifizierung deckt im Bestfall bereits alle geforderten Nachweise ab oder reduziert die neu einzureichenden Papiere. Dies spart viel Zeit, welche in die Planung des Projekts investiert werden kann, und mindert das Fehlerpotenzial. Dies ist sehr wichtig, da die öffentliche Hand penibel auf die Formalitäten achten muss. Jedes registrierte Unternehmen erhält eine individuelle Zertifikatsnummer als Qualifizierungsnachweis.

Vergabeordnung

Die Vergabeordnung gibt die Regeln für öffentliche Ausschreibungen vor, die Auftraggeber haben sich strikt an diese zu halten, was zu einer sehr geringen Flexibilität und standardisierten Verfahrensweisen führt. Die VgV regelt hierbei die Art der Kommunikation, die Anforderungen welche bei Ausschreibungen an die Bieter gestellt werden, Formen und Wege der Einreichung (Bsp. im verschlossenen Umschlag oder in digitaler Form). Außerdem regelt die VgV die Richtlinien für die vergleichende Prüfung der eingegangenen Angebote und deren Wertung. 

Wenn Sie durch die VgV normierten Angebotsdokumente erhalten haben, sollten Sie diese genauestens studieren, da die meisten Fehler formell sind. Erstellen Sie die erwähnte Checkliste und achten Sie auf die „Spielregeln“, wie etwa Fristen, geforderte Dokumente, korrekte Preisaufstellung und Kennzeichnung des Angebots. 

Sollten Sie bisher keine Präqualifikation haben, müssen Sie Leistungs- und Fähigkeitsnachweise erbringen, dies kann z.B. durch Meisterbriefe, Zertifikate (z.B. von Spezialisierungen) und Referenzen zu bereits durchgeführten Aufträgen erfolgen. Auch Angaben über den Umsatz, die Mitarbeiterzahl und die technische Ausstattung sind unerlässlich, da diese die Verträglichkeit Ihrer Unternehmensgröße mit den Leistungsanforderungen des Auftrags in Einklang bringen.

Auch Steuernachweise, Führungszeugnisse und andere relevanten Informationen sind Teil der einzureichenden Dokumente. Der Staat achtet hierbei besonders auf die Zuverlässigkeit Ihres Unternehmens was die Einhaltung der geltenden Gesetze angeht.

Schritte bei der Vergabe

Ist die, in der Ausschreibung festgelegte, Vergabefrist abgelaufen, kommt es zum Auswahlverfahren für die Vergabe. Hierbei wird das eingereichte Angebot formell auf Fehler geprüft und bei Mängeln abgelehnt. Daher ist es wichtig, die eingereichten Dokumente auf alle Details, bis hin zu den Unterschriften, zu überprüfen. 

Danach wird die Eignung zur Ausführung des Angebots gecheckt, hier sind vor allem Leistungs- und Fähigkeitsnachweise von Belang. Im Anschluss werden die präsentierten Zahlen überprüft, hierbei sind vor allem extrem günstige Angebote im Visier der Prüfer, da ein insolventer Anbieter nicht in der Lage sein wird, den Auftrag auszuführen. Der Preis ist hierbei nur einer der Faktoren, auch die beschriebenen Leistungen sind ausschlaggebend und Teil der Prüfung auf Wirtschaftlichkeit.

Achtung: Mängel in jedem der Prüfungsschritte können zur sofortigen Ablehnung Ihres Angebots führen.

Wenn eine Entscheidung über die Vergabe gefällt wurde, werden alle Bieter darüber informiert. Gründe für die Präferenz werden nicht genannt. Unterlege Anbieter können die Ablehnung ihres Angebots dann innerhalb einer 10-Tagesfrist anfechten. Werden hierbei keine Gründe für eine Nachprüfung gefunden, informiert die Vergabekammer die zuständige Stelle, welche wiederum die Firma mit dem angenommenen Angebot offiziell als Dienstleister für die ausgeschriebene Arbeit auszeichnet.

Preisprüfung

Sollten Sie einen Auftrag erhalten, ist auch unbedingt auf die eingereichten Summen zu achten. Diesen sollten ehrliche Kalkulationen zu Grunde liegen, künstliches Aufblähen ist nicht ratsam.

Da die öffentliche Hand hier rechenschaftspflichtig ist und staatliche Ausgaben immer von einem limitierten Budget abhängen, wird genauestens auf die veranschlagten Kosten geachtet. Eine Preisprüfung kann hier, wie bereits erwähnt, Teil des Prozedere sein. Wenn Ihre Aufstellungen zu hoch sind, kann es schnell zu Rechnungskürzungen und Rückzahlungen kommen und das Auftragsvolumen verringert sich. Preisprüfungen sind bis zu 10 Jahre nach Auftragsende noch möglich. Daher sollte immer auf das öffentliche Preisrecht geachtet werden, und jede Ausschreibung einzeln auf den anfallenden Aufwand des Gebots, ihre Durchführbarkeit geprüft, sowie geplant werden. Seien Sie in jedem Fall auf eine Preisprüfung vorbereitet und halten Sie alle Papiere bereit um die Richtigkeit der aufgestellten Kosten darlegen zu können.

Rechnungen

Bei der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber gibt es auch einiges zu beachten. Wie bereits in unserem Blog-Beitrag „XRechnungen und öffentliche Aufträge – Alle wichtigen Infos für das Gebäudereinigerhandwerk“ behandelt, herrscht seit Ende 2020 eine Pflicht für elektronische Rechnungen für alle öffentlichen Auftragnehmer gilt. Hierbei wird das XRechnungs-Format verlangt. Sollte eine Rechnung das maschinell lesbare Format nicht respektieren, dann wird die Zahlung abgelehnt. Wenn Ihre Firma also für die Betreuung von öffentlichem Gebäude, wie z.B. die Reinigung von Schulen oder Ortsämtern, beauftragt wird, müssen Sie eine XRechnung ausstellen. Als Subunternehmer sind Sie allerdings nicht dazu verpflichtet.

XRechnungen basieren auf dem XML-Format und sind, ähnlich jenen im ZUGFeRD-Format, maschinell lesbare Rechnungen, mit bloßem Auge wirken diese eher unleserlich und sind auch dementsprechend schwer (bis unmöglich) per Hand zu erstellen. Durch ihr strukturiertes Datenformat kann die XRechnung direkt elektronisch vom öffentlichen Auftraggeber weiterverarbeitet werden. Alle Rechnungen dieser Art müssen, nach einer Registrierung, über den Zentrales Rechnungseingang des Bundes (ZRE) eingereicht werden. Hier finden Sie u.a. auch ein Webformular zur Erstellung von XRechnungen.

Achtung: der ZRE ist nur für an den Bund gestellte Rechnungen nutzbar. Sollten Sie den Auftrag eines Bundeslandes oder einer Kommune abrechnen wollen, müssen Sie sich dementsprechend über deren Portale informieren. Hilfe finden Sie hier.

Der Bund fordert folgende Inhalte, welche in jedem Fall auf der XRechnung stehen müssen:

• Leitweg-ID
• Bankverbindung
• Zahlungsbedingungen
• Eine E-Mail- oder De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
• Lieferantennummer (sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde)
• Bestellnummer (sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde)

Die Leitweg-ID für Bundesaufträge und die Nutzung des ZRE erhalten Sie ebendort. Weitere Informationen zur Bundes Leitweg-ID erhalten Sie per E-Mail bei erechnung@zrb.bund.de. Bei Aufträgen von Ländern und Kommunen informieren Sie sich bei diesen über die Leitweg-ID.

Bei weiteren Fragen rund um das Thema öffentliche Aufträge und Bewerbungen, empfehlen wir einen Besuch auf der Webseite des Bundes