Zeiterfassung in der Gebäudereinigung

 ...mit Hilfe geeigneter Software geht es leichter...

 
Arbeitgeber in der Gebäudereinigungsbranche sind gesetzlich dazu verpflichtet, Arbeitszeitnachweise für die einzelnen Arbeitnehmer zu führen. Hierbei wird der Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst und der Arbeitgeber hat diese spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.


Die Form der Arbeitsaufzeichnung überlässt das Gesetz dem Arbeitgeber, sie können sowohl elektronisch als auch schriftlich geführt werden. Lediglich Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind zu erfassen, jedoch nicht die exakte Lage und Dauer der einzelnen Pausen.

Sofern für die einzelnen Reinigungskräfte bereits Planungen, z.B. Wochenpläne zu Einsatzzeiten und -orten vorliegen, die Beginn und Ende sowie Pausenzeiten vorsehen, kann die Aufzeichnung der Arbeitszeit auch auf Grundlage dieser Planungen erfolgen. Im Falle von Abweichungen müssten die Angaben aus der Planung entsprechend angepasst werden. Wichtig ist, dass transparent gemacht wird, dass eine Überprüfung stattgefunden hat, ob es zu Abweichungen gekommen ist.

Viele Reinigungsfirmen benutzen in der Praxis noch "Stundenzettel" auf denen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit und Pausen eintragen. Das funktioniert in der Regel besonders bei kleinen Firmen gut, die nicht viele Mitarbeiter in die Einsätze schicken. Bei etwas größeren Firmen wird das Händeln der vielen einzelnen Zettel jedoch leicht unübersichtlich und es besteht die Gefahr, dass die Zettel verloren gehen könnten.

Hier stellt sich die Frage, ob mit Hilfe geeigneter Software die Abwicklung der Zeiterfassung sinnvoll vereinfacht werden kann. Fortytools bietet inzwischen ein System zur Echtzeiterfassung an, d.h. die Reinigungskraft gibt via eines mobilen Erfassungsgeräts oder über eine Applikation auf einem Smartphone direkt von ihrem Arbeitsplatz aus den Arbeitsbeginn und das -ende durch.

Durch die Echtzeitübertragung kann in der Verwaltung nicht nur die Einhaltung von Arbeitszeiten überprüft werden, bei ausbleibender Anmeldung zu einem festgelegten Arbeitsbeginn kann auch nachgehalten werden, ob sich die Reinigungskraft verspätet hat oder ob ggf. ein Ersatz geschickt werden muss. So entfällt auch für den Kunden das mühsame Nachhalten der bestellten Leistung. Die Möglichkeit, innerhalb kurzer Zeit auf einen Personalausfall reagieren zu können, trägt auch wesentlich zur Kundenzufriedenheit bei.

Des Weiteren ist es möglich, die in Echtzeit übertragenen Arbeitszeiten direkt in die Lohnabrechnung einfließen zu lassen. Dadurch entfällt einerseits die händische Erfassung der Arbeitszeit durch das Reinigungspersonal und andererseits das händische Einpflegen der Arbeitszeit für die Lohnabrechnung. Durch die Automatisierung werden auch potenzielle Fehler wie falsches Ausfüllen von Zeiterfassungsprotokollen oder falsche Übertragung aus diesen Protokollen eliminiert. Die Lohnabrechnung erfolgt also genauer und schneller.

Die Vorteile liegen in diesen Beispielen klar auf der Hand: Zeitersparnis in der Verwaltung, Fehlerreduzierung, Kundenzufriedenheit durch verlässliche Personalplanung, optimale Verzahnung von Betriebsabläufen und Kontrolle der Verlässlichkeit von Personal sind nur einige der Verbesserungen, die die Automatisierung in den genannten Beispielen bringt. Die lästige Ablage der Stundenzettel entfällt und per Klick kann einfach auf alle gespeicherten Zeiterfassungen der einzelnen Mitarbeiter zurückgegriffen werden. Nach zwei Jahren Aufbewahrungsfrist können die einzelnen Daten automatisch gelöscht werden, somit erspart man sich eine aufwendige und teure Aktenvernichtung.

Gerade Unternehmer kleinerer Betriebe sehen die Frage, ob sich der Aufwand auf die Umstellung auf die digitale Zeiterfassung lohnt, sicherlich etwas kritischer. Da die Digitalisierung jedoch ein Tribut des heutigen Zeitalters ist und inzwischen fast jeder ein Smartphone besitzt, kann die digitale Zeiterfassung ganz einfach über entsprechende Applikationen auf dem Telefon umgesetzt und in die Geschäftsprozesse des Unternehmens integriert werden.

Bei der Nutzung eines Privattelefones für Firmenzwecke ist es außerdem ggf. möglich, die berufliche Nutzung des desselbigen steuerlich geltend machen zu können und einen Steuervorteil zu erwirken. Auskunft hierzu gibt jeder Steuerberater.

Es müssen bei der Umstellung auf die digitale Zeiterfassung keine hohen Investionen getätigt werden. Bei Fortytools wird für die Nutzung der Software ein monatlicher Beitrag fällig, der sich über die Laufzeit schnell amortisiert, da durch die Nutzung einerseits Zeit gespart wird und Prozesse im Gebäudereinigungsunternehmen vereinfacht werden.